浅谈档案信息资源的老化及其对策

摘 要：档案信息资源的载体形式多样、内容涉及各个方面，随着时间的推移，受档案信息资源自身性质和外界环境的作用，纸张或字迹等载体会出现变脆、褪色等老化现象；档案信息资源内容的价值会逐渐消失或利用率变低等逻辑老化现象，对于这些主客观原因造成的老化问题，文中从技术保护和科学管理两个方面提出了具体的解决办法。

关键词：档案信息资源；实体老化；逻辑老化

1 档案信息资源老化的内涵

在档案学领域，老化是“在环境因素的作用下，物质材料的主要化学成分发生不可逆的化学变化，从而使其性能下降的过程。”[2]主要指档案信息资源物质材料不断运动的过程。在图书情报领域，“老化是文献群或情报群的可利用性变化倾向与规律，是一种价值判断。”[3]这是从价值角度判断信息内容的老化。这里也适用于档案信息资源（档案文献）。因此，档案信息资源老化综合这两个层面的含义，包括实体老化和逻辑老化。它们分别体现了客观和主观性，二者同时发生。

档案信息资源实体老化就是在光、高温、氧、酸、酶等因素作用下发生的化学变化，这些因素往往是综合作用，造成档案制成材料的快速老化、物质寿命下降、耐久性降低。档案信息资源的载体形式多样，包括纸质、声像载体，从物质运动角度看，它们的寿命是有限的。档案信息资源的实体要经历一个由产生到消亡的老化过程，这属于自然、客观范畴。

档案信息资源的逻辑老化是指档案信息资源所包含信息内容的价值和作用发生变化、衰减以致消失的过程。档案信息资源具有逻辑寿命。人们对其信息内容的利用有一个由新到旧、使用频率越来越低的逻辑老化的过程。档案信息资源逻辑老化过程受人们的价值判断、需求影响，这属于人为、主观范畴。

2 档案信息资源老化的表现

2.1 档案信息资源实体老化的表现

档案信息资源实体老化因其载体类型不同，老化表现不同。例如，纸质档案的表现有纸张白度下降、发黄变脆、字迹材料色彩退变；胶片档案的表现有影像被污染、变黄、模糊甚至消退，“数码照片染料成分受光照射，与空气中的氧分子发生氧化还原反应，加快照片的老化进程，同时，它还极易与空气中的氮，碳，硫的氧化物，硫化氢，氧和臭氧发生氧化还原反应，加快退色速率。”[4]；磁性载体档案点音像信号衰减、模糊不清等。

2.2 档案信息资源逻辑老化的表现

档案信息资源逻辑老化表现为一个复杂的动态过程。一方面表现为档案价值的区分和变化。因为档案的特殊凭证作用，档案的价值划分为永久、长期和短期的保管期限差异，到期档案的再鉴定和销毁体现了保存价值的时效性，这种时效性是档案信息资源逻辑老化的一个表现。另一方面表现为档案加工品的利用率变化。从档案信息资源属于文献大集合来看，符合文献老化规律。比如，档案信息资源中的情报已包含在其他著作中，人们对其已普遍接受而不需要再使用原来档案信息资源而导致的老化；被更新的、内容更全面的新档案信息资源所代替，被读者或用户所淡忘而很少利用的老化；研究兴趣下降所引起的档案信息资源利用减少的老化等。

3 延缓档案信息资源老化的对策

档案信息资源因受到各种因素的影响会老化、损毁甚至消亡，这是不以人的意志为转移的，我们只能通过寻求各种保护方法来延缓档案信息资源的老化。延缓其老化的对策可以分为技术和管理两个方面。

3.1 综合运用保护技术

对档案信息资源的保护技术，可以归纳为两类：一类是预防性保护技术，一类是治理性保护技术。预防性保护技术是在档案尚未发生老化时，即提供一定的物质条件和日常技术管理措施来防止或延缓有害因素对档案的破坏。治理性技术是指对已经损坏或存在不利于永久保存因素的档案信息资源进行修复，恢复其原始记录的特性。

3.1.1 预防性保护技术。对档案的预防性保护技术应当贯穿到档案制作、保管和利用等各个环节。在制作纸质档案时要选择耐久性好，符合档案长期乃至永久保存和利用要求的纸张和字迹材料；不同种类、性质的档案由于其存储载体、耐光热、酸碱等特性以及对周围环境要求不同，应当以不同方式实行分库管理，营造适宜的保管环境；对利用频繁或者年代久远的档案可通过复印、缩微等方法制作复制件代替原件，减少原件磨损；将纸质档案数字化后形成数字档案，不仅可以实现超时空的利用而且可以有效地延缓其老化。

3.1.2 治理性保护技术。即使采用了相应的预防性保护技术，也只能在一定程度上延缓档案信息资源老化而已。因此，当档案信息资源出现老化现象之后，对其进行及时的处理和修复就显得极为重要。依据档案馆现有的技术水平和设备条件，以及馆藏档案信息资源的老化情况，可采用修裱、翻拍复制和恢复等方法对不同载体档案进行治理。

3.2 提高科学管理水平

3.2.1 更新保护观念。改变“保护”就是“保护技术”的思想，提高对管理层面的认识。技术手段对延缓档案信息资源老化是最直接的、效果也是最容易看到的，然而技术的应用如果没有管理配套跟上，技术的效果也只能是头疼医头脚疼医脚，达不到标本兼治的目的。实践中由于工作人员专业知识的缺乏，或者责任心不强，设备闲置或滥用时有发生。所以，加强日常管理和防患于未然的意识是非常必要的。

3.2.2 构建档案信息资源的保管制度。建立一套科学的档案保护工作管理制度，以此来规范档案保护工作的内容、明确工作人员的责任和义务，诸如制定各种管理规范、标准，各种考核评估办法，确保规范、制度、标准的执行。档案馆可根据国家档案法和相关遗产保护法，制定本地区档案保护的管理规章，制定应急预案，对可能发生的突况随时做好准备和应对。

3.2.3 提高档案信息资源管理人才的素质。档案信息资源管理的主体是档案管理人员，其技能和素质直接关系到档案信息资源老化的预防和保护。因此，在延缓档案信息资源老化工作过程中要树立人才是第一资源的观念，采用灵活的用人机制。一方面要积极引进懂老化、有经验的专业人才；另一方面要在现有工作人员内部加强在岗培训、学习交流，改善档案馆工作人员的知识和技能结构，培养现代化的档案信息资源管理人才，为档案信息资源老化管理工作奠定人才优势，提高延缓档案信息资源老化的工作效率和整体水平。

3.2.4 配置档案信息资源管理系统。借助档案信息资源管理系统，可以及时地统计出档案信息资源的利用频次，根据其种类、性质和利用频次对档案信息资源尤其是档案信息网的数字信息，及时进行剔旧处理或者将利用率较高的档案信息资源经过编辑加工后，以出版物的形式提供利用，有效降低对档案原件的磨损和破坏，释放馆库空间，及时更新档案信息资源，满足利用者现实需求，从而延缓其老化。

3.2.5 规范档案信息资源的使用流程。使用流程保护包括两方面的内容，一是加强检查。检查包括接收时的检查和入库保存中的定期检查。为了及时了解档案信息资源老化状况，延缓其老化，在入库保管过程中定期的抽样检查仍是必不可少的。二是加强流通借阅中的保护。在档案信息资源流通及借阅过程中，应当建立合理的借阅制度，帮助读者掌握正确的阅读规则，并对珍贵历史档案采用复制本利用制度。

参考文献

[1]周晓英.档案信息论[M].北京：中国人民大学出版社，2001：3.

[2]赵淑梅，侯希文.档案物理管理与保护[M].沈阳：辽宁大学出版社， 2012：49.

[3]邱均平.信息计量学[M].武汉：武汉大学出版社，2007：70.

[4]冷静，陆微微.数码照片档案的老化及其防治对策[J].兰台世界， 2010（8）.