浅谈实物档案

【摘要】实物档案是指法人、其他组织以及个人在其公务活动中形成的对社会和企业有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。

【关键词】实物档案;记载历史

随着社会的发展,实物档案的收集内容也在不断地丰富。我们西安铁路局档案室在实际工作中,不断地摸索、借鉴,进一步认识到收集实物档案的价值所在,提高了对实物档案的认识。

一、概念、归档范围

实物档案的概念。实物档案是指法人、其他组织以及个人在其公务活动中形成的对社会和企业有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。我们单位各部门在运输生产、基本建设、科学研究、文化艺术、体育卫生等重大活动中,取得的荣誉奖励,如奖杯、奖状、奖牌、奖旗、奖物、证书、赠品等,以实物来反映历史记录,都可以称为实物档案。我们可以追溯到古代,人们为了对发生的事件作记载,把文字记录在龟甲、石头、钟鼎上。我们单位机关楼大厅就摆放了一尊西周时的大克鼎复制品,是清光绪十六年(公元1890年)发现于陕西扶风。大克鼎是西周孝王时,大臣善夫克颂扬周天子并感谢大王对自己的重用和赏赐而作的重型礼器,而当今天我们看到它时就回忆起这一历史事件。

二、收集实物档案的意义

(一)实物档案记载历史,是企业不断发展壮大的历史见证。

实物档案记录和反映了一个企业面貌和全体职工的劳动智慧、成果,继承发扬了企业精神,见证了企业历史的发展过程。以我们实物档案库为例。我们针对设施老化。库容量不足等情况,安排专项资金对库房进行改造。实物档案库由原15平方米扩建到现有的60多平方米,随着实物的增加以后或许它扩展到100平方米,每一平方米的延伸就是一段历史,它所容纳的这些实物档案,就是我们西安铁路局不断发展壮大的史实记载。我们存储了1986年以来荣获的奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书等实物档案以及民国时期华州、潼关老站舍和新中国成立后、邓小平、等国家领导人视察我局铁路建设时留下的珍贵历史照片59幅。后来我们又增添了2007年“5?12”汶川大地震抗震救灾期间,荣获的国家颁发的锦旗、奖牌以及在危急的状况下,我们职工在旗帜上签写的献身大铁路的誓词。这些实物档案再现了我们局及时启动应急预案,抢险宝成线109隧道、安置受灾职工家属,确保救灾物资和人员运输为重点的运力保障,确保党和国家领导人乘火车赴灾区视察的安全运输为重点的运输组织和安全警卫等战线,全力以赴抗震救灾。这些都是我们单位历经沧桑,不断发展壮大的历史见证。我们要保荣誉,找差距,把实物档案作为单位工作争创一流的鞭策和鼓舞。

(二)实物档案满载荣誉,传承企业文化精神。

实物档案是企业精神的具体体现,是企业的珍品。各单位、部门、个人必须如实向档案室归档,实行统一管理。在我们实物档案库。具有代表性的奖杯、奖牌、锦旗有:2007年“五一”前夕,中华全国总工会授予的“全国五一劳动奖状”,建局以来,全局干部职工秉承“自我加压,争创一流”的精神,奋力拼搏,这是对全局干部职工辛勤劳动的嘉奖,也是我局目前荣获的最高荣誉。2007年10月,全国生产月活动组织委员会颁发的“全国安全生产月活动优秀单位”奖牌,全路唯我局获此殊荣。另外,我们还设立了局档案工作荣誉专柜,有我们在“八五”“九五”期间荣获的奖牌、证书,融入了几代档案人的心血和努力。特别是青藏公司赠送的“光荣、技能精湛”的锦旗铭记了2006年7月1日从此结束没有铁路的历史,我局参与这一伟大工程建设的重要时刻。

(三)实物档案库围绕运输生产,服务大局。

2007年4月4日,铁道部实施第六次大提速前,路局召开西宝200公里提速改造第八次推进会议。西宝200公里动车组的开行将使西安局第一次站在中国铁路改革发展的最前沿,对创建一流铁路局产生重大影响。在各有关部门全力以赴确保第六次大提速各项工作顺利推进的同时,我们把第六次大提速有关的重要文件、照片以及开行CRH动车组机车驾驶证以及动车组首发式等相关资料归档留存。同时在实物档案库设立了第六次大提速资料专柜,陈列的有我局出版的各种提速培训教材,首批动车组机车驾驶证,从旅客手中搜集到的动车组首发车票,各大媒体报道等。我们围绕运输生产,积极探索新的服务方式、工作途径,做到了局中心工作转移到哪里,我们的服务就拓展到哪里。2007年3月14日,陕西省总工会对我局和谐企业进行验收,首先参观了实物档案库,对我局所获荣誉作了记录,实物档案为和谐企业验收提供了依据。2007年5月21至23日,全路档案工作会议在西安召开。铁道部档案史志中心主任刘振明、部档案处负责人以及18个铁路局和铁三院主管档案工作的办公室负责人、档史室主任参加了会议并参观了局实物档案库。部领导评价西安局实物档案收集得好,铁道部正在编修铁路志,其中有一些珍贵的资料他们要借鉴,我们觉得很欣慰,因为所收集的档案开始有了一次又一次的利用价值,发挥了档案资源的最大效应。

三、实物档案的保管条件

实物档案以件为保管单位,保持原封装和面貌,珍贵品应装入防护罩内保管。每件实物应贴编号卡,并注具体文字说明。贴在实物的背面或底部,以不影响美观为原则。实物档案应在取得荣誉后一个月,由主办单位或个人编写说明后向档案室移交。在特殊情况下,如不能归档,应与档案室协商具体归档或复制,同意存放在各部门的实物,应向档案室登记,指定专人保管。库房的适宜温度为18-24℃,相对湿度为60-65%,昼夜温度变化不应大于+3℃,相对湿度不应大于+5%.定期进行检查,发现问题及时采取措施补救,对损坏、丢失情节严重的,应按照《档案法》规定给以严肃处理。

百年档案,实物记载,我们作为档案史志工作者,曾经努力过的,凝结我们心血的档案永远保留下来,这就是历史赋予我们的责任,也是我们的骄傲所在。