浅析民营企业档案管理信息化建设

我国企业尤其是民营企业一般习惯于将档案管理作为辅工作，在企业管理中属于从属地位，实际上这是对档案重要性缺乏认识。企业档案一方面是企业发展历程的真实写照，同时更是企业一种重要的无形资产，它包含了企业文化、创新精神等。企业档案以图文、音像等形式真实的记录了企业日常生产经营活动，还记录了企业发展方向的各方面重大决策。随着技术进步，信息技术在企业生产经营活动中应用越来越普遍，传统的以纸质档案为基础的档案管理模式已不能适应时代需要，推动档案管理信息化建设势在必行。

一、档案信息化管理的内涵

企业档案信息化管理是指以档案为基础，利用信息技术将企业内各相关部门业务流程打通，利用计算机网络技术实现档案信息共享，从而有效提高档案存储及查询利用效率，以此提升档案管理工作水平。企业档案管理信息化建设的实质就是在企业提升档案管理工作水平的过程中，运用的信息技术及解决方案的总和。例如：使用计算机系统完成档案归集、整理以及借阅利用，建立数据库编制数字化索引目录等，通过上述方法打通企业内部档案信息交流途径，提高档案利用效率。

二、民营企业档案管理现状

民营企业在法律允许的范围内拥有完全的经营自，相比较于国有企业，民营企业与政府机关不存在管理与被管理关系。民营企业自负盈亏，对自身资产具有完全的处置权。在档案管理方面，民营企业同样拥有完全自。民营企业可以根据自身实际情况自主选择适合的档案管理方法。

1.民营企业更注重档案的应用价值及开发价值

民营企业生产经营活动在法律框架下具有完全自，企业所有资产包括企业档案均为企业私有，在档案管理方面企业将更多的注意力集中在具有应用价值及开发价值的档案上面，如企业专利、注册商标等。民营企业在产品研发、生产过程中形成的技术资料，如有需要民营企业甚至于可以出借其使用权乃至出售其所有权。如江西景德镇市“景德镇华御瓷业有限公司”建立的基础就是一份估价为800万元的“珐琅彩瓷器生产工艺”档案。

2.民营企业对于档案管理重视程度有待提高

民营企业的生产经营活动是以追求利益最大化为目的，这就决定了民营企业对于各部门在岗位设置、人员安排上更多考虑投入产出比。对于直接创造利润的部门尽可能多的配置资源，而对于诸如档案管理之类的不能直接创造效益的部门，往往不受决策者的重视，许多企业尤其是规模较小的民营企业甚至不设专门档案管理机构，而将企业档案交由其他部门代为保管。以民营经济比较发达的浙江省为例，2009年浙江省调查统计，年销售收入500万元以上民营企业开展档案工作的仅占总数的50%，而对于1074家规模以上民营企业的调查数据显示，已开展档案工作的占81.2%，建立了档案管理制度的占72.8%。

三、民营企业档案管理信息化建设目标

民营企业档案管理信息化建设是一个系统性工程，在推进的过程中不仅要考虑如何提高档案管理部门运行效率，还要兼顾与企业内其他信息系统的兼容合作，更要顾及到档案利用部门的实际需要，共同提升企业的管理水平从而提高企业的竞争力。作为档案管理部门，应当主动参与企业运作流程的塑造，通过及时改变档案管理模式、管理制度来适应企业需要。针对民营企业档案管理现状及信息化条件下档案管理实际需要，民营企业档案管理信息化建设应达到如下目标：①档案信息化建设应与本企业信息系统建设同步，档案信息化管理系统必须与其他信息化办公系统兼容；②制定统一的档案信息化标准，实现各门类档案信息化管理制度统一规范；③实现档案资源的数字化存储，实现诸如纸质档案、音像资料等实物档案的数字化转换，进而将新生成的具有统一格式的数字化档案统一存储于专用服务器内；④实现档案信息系统网络化，在企业内部形成共享的知识库，挖掘潜在的集体知识，提高检索利用效率；⑤实现档案资源开发智能化、利用普及化，打破门类限制，在整个企业范围内形成统一的档案信息数据库，强化知识的积累；⑥提高管理自动化程度，节约资源并提升安全管理水平。

四、民营企业档案信息化管理的实现途径

1.在信息化背景下理顺档案业务流程

在网络信息技术高度发达的背景下，传统的档案管理流程已不能适应当前民营企业提高管理效率的需求，企业应对原流程进行全面分析，融合信息网络技术，对流程中不合理的部分进行改造，设置新的流程并配置适当的组织架构、人力资源并制定管理规范。档案工作业务流程主要指移交部门与档案管理部门之间的交接、档案管理部门内部对于档案的处理以及档案管理部门与档案利用部门之间的衔接。为了理顺档案业务流程，应从以下几方面着手：①明确各相关业务部门工作内容、工作流程及业务分工；②根据信息化管理的需要，约定档案交接工作的技术规格，如档案格式、归档标准及归档时间等；③根据本企业实际情况确定档案的数字化保存形式及利用机制；④根据实际需要，确定档案开发利用的范围、形式，并建立安全规范。

2.实现各门类档案信息资源整合

传统以纸质档案为主的档案管理模式，由于缺乏信息化手段，造成了档案库房内大量档案信息“沉睡”，利用效率较低，同时由于缺乏交流也造成了档案工作重复建设。在档案信息化改造过程中，为了实现档案信息资源有效整合，应将企业档案信息化建设纳入民营企业经营管理信息化体系内，使档案信息系统建设与企业其他业务信息化建设同步推进、实现无缝对接，从而实现信息资源有效整合。

3.拓展档案服务能力

民营企业自诞生之日起，就面临着激烈的市场竞争，企业想要发展壮大不被市场抛弃，就必须要有自己的核心竞争力。对于企业内部各个部门也有相同的要求，想要在民营企业内存在进而发展壮大，就必须服务于企业的中心工作，能够促进企业提升核心竞争力。就档案部门来说，想要在民营企业内得到重视，就必须要为企业积累更多的有形或无形的知识储备，并提高知识储备转化为实际生产力的效率，这就要档案管理部门主动拓展档案服务能力，主要体现在以下两个方面：①拓展服务内容，数字化信息时代要求信息提供者能够根据客户的需要提供个性化定制服务，就档案服务来说必须改变传统的被动服务模式，改变等档案利用部门上门来查阅档案的服务模式，主动根据企业发展需要整合数据，针对具体用户的具体需要提供经过加工整理的信息资源，实现精准服务。②拓展服务方式，传统的档案服务方式一般包括提供档案阅览、档案借出、档案复印及开具档案证明等，往往需要投入较多的固定资产，且比较耗时而效率较低。民营企业对于档案工作的重视程度一般不够，上述工作往往不能有效展开。在数字化信息化时代，档案管理部门应当依托信息化优势，主动拓展服务模式，向相关部门主动宣传新的高效档案利用方式，并根据实际情况开展相关操作培训，使各部门充分掌握信息化档案利用方式，从而提高档案信息利用效率。

4.根据本企业实际情况建立适合的档案信息化管理系统

民营企业档案管理信息化建设必须紧密结合本企业实际工作需要，在档案管理人员及其他相关人员参与下，向计算机软件开发人员充分阐述自身需要，相互结合开发适用的档案信息管理系统。在管理系统开发完成后，通过档案管理部门积极使用，在实际工作中进一步调试并改进管理系统，实现简化管理环节、节约人工成本，同时提升档案利用效率、拓展档案服务功能。以苏宁集团为例，作为一家线上线下相互融合的家电零售业为主营业务的商业连锁龙头企业，苏宁集团不仅拥有1600余家线下门店，线上还拥有“苏宁云商”平台。为了提高企业的运转效率，苏宁集团建立了企业信息网络系统，使各部门通过信息化手段相互沟通协作。苏宁集团将信息技术运用到全公司档案资料收集、处理以及档案利用等档案管理全流程，将档案信息系统融入到企业信息网络中，极大地提高了企业档案管理效率，适应瞬息万变的市场环境。一方面该公司依据需要设置档案信息系统访问权限，有效保证档案安全；同时在充分听取了相关人员意见的基础上，在对重要档案进行数字化处理的过程中使用了电子水印技术，保障重要档案的安全；而且该公司还效仿公共图书馆的管理办法，对借阅档案者实行催缴制度，保证档案及时归还，提高档案利用效率。

（作者单位：唐山市燃气集团有限公司）