高职院校人事管理信息系统建设

0前言

作为实现对学院教职工有效管理的重要途径，高职院校人事管理信息系统的建设对于高职院校的发展有着十分重要的意义，然而现阶段我国高职院校人事管理信息系统建设仍然存在诸多不足，需要根据高职院校人事管理工作的性质与特点，结合高职院校实际发展情况，提出有效的策略，使高职院校人事管理业务水平与服务质量得到有效提升，进而为教职工的积极性的提高提供强有力的保障。

1高职院校人事管理信息系统的重要性

首先，高职院校人事管理信息系统能够实现庞大信息资源库的构建，具有集中整合全校教职工个人信息的功能，对于人事异动信息能够得到有效掌握。随着我国社会经济的不断进步，高职院校在办学规模与数量上有了很大的提升，对教职人员也提出了越来越高的要求，同时人员也具有更强的流动性，人力资源管理方面面临着巨大的挑战。而高职院校人事信息管理系统的建设能够大大降低人事管理难度，实现对教职员工相关信息与数据的有效管理，并进行及时的跟踪调整，并代替了传统的Office组件中Word、Excel等电子文档的操作模式，各类数据的保存与更改更加准确与及时，数据更新方面得到了很大的进步，同时历史数据得以有效保存，为以后高职院校的人事管理工作提供了极大的便利。其次，现阶段高职院校人事管理工作中较为复杂与困难的工作包括人才培养工作状态数据采集、师资队伍建设、事业单位年报以及高等院校基层报表等等，这些工作采用的传统的手工操作，不仅工作量大，同时数据的准确性也难以得到保障，还无法实现对数据资源的充分共享，在各个方面都存在很大的缺陷。而人事管理信息系统具有自动汇总、分析数据的功能，管理人员的操作难度较低，能够轻松的进行类别的汇总分析，使人事管理工作的效率得以大幅度提升，同时为数据的准确性提供了强有力的支持。此外，人事管理信息系统的建立能够有效汇总全校教职员工的信息，同时还有相关佐证材料可以查证，如此使得原始档案查找方式得以改进，通过电子档案的调整来核查信息，就可以实现教职工提职资格审查、职称评定的资格审核、科研成果的申报和退休人员的审核。如此一来审核的效率就得以大幅度提高，纸质档案的翻阅得以减少，有利于纸质档案的保存，为其完整性提供强有力的保障。

2高职院校人事管理信息系统开发要点

2．1标准化原则

由于人事资源信息管理系统包含了庞大与复杂的信息，存在不同复杂的情况，站在系统内部建设的角度来看，采用标准化的方式是保证内部兼容性的重要手段；站在整个数据化校园的角度来看，人事管理信息系统的组成部分包括了校级管理平台，发挥着十分重要的作用，再对其进行统一规划与设计的过程中应站在战略发展的角度，与众多系统相配合，包括教务、学工、财务等等，共同实现基础数据源的构成，而为了达到这一目的，就必须遵循标准化原则进行人事资源信息管理系统的建设。

2．2信息化原则

为了加速建设高职院校的数字化校园，使全校业务部门的信息化建设得以推动，就必须遵循流程化原则。信息化在人事资源管理中的应用不但能够使人事资源管理中的教职工的基本信息管理、人员考核、薪酬计算、合同管理、统计报表等定量工作得以简化，降低工作难度，其设计方式采用工作流，实现了系统中各项业务的形式流程化，同时对人事资源管理定性工作的信息化建设有着积极的影响，业务流程得以明确定义以及完善优化，使得现行管理机制的调整与改进得到有效反馈，进而使工作效率得以有效提高，保障了服务质量，使人事资源管理信息平台的建设朝着职业化、信息化的方向发展。

2．3安全性原则

人事管理信息系统的安全性主要包括以下两个方面：第一是网络安全性。系统根据学校网络中心的需求，部署统一的防火墙，将TCP／IP协议应用于网络传输与通信。全校教职工必须通过学校的信息门户访问，进行统一的身份认证，才能够得到相关的服务。第二是数据的安全性，应包含数据库全备份、数据库增量备份、应用系统日志备份、操作系统备份以及应用系统备份。

2．4开放性原则

高职院校人事管理信息系统应遵循开放性原则，不同网络协议应能够应用于系统，实现多种网络产品的互联与多种数据库系统的转换。以此使得网络应用环境的集成性与网络可操作性得以强化，接口设计应具有灵活性与开放性。此外，用户构造信息集合信息项也应能够在系统中得到应用，用户可根据需求进行人员类别的设定，实现管理的分类。

2．5先进性与可扩展性原则

高职院校人事管理信息系统的建设应遵循先进性与可扩展性原则，通过对成熟、可靠的技术的运用，并结合现阶段高职院校对人事管理信息系统的建设与发展需求，例如实用性、性价比、使用寿命以及系统的可扩展性等等，使系统建设得以强化。

2．6可管理性与可维护性原则

高职院校人事资源信息管理系统应能够对网络进行强力的管理，确保其可维护性达到一定水平，确保用户界面友好以及网络功能透明化，降低操作与学习的难度，为管理与维护质量与效率的提高提供强有力的保障。

2．7信息共享与安全保密相结合原则

人事资源信息管理系统的建设应建立在计算机网络技术与通信技术的基础之上。系统中会存在大量的重要信息的存储、处理与传输。鉴于此，就必须提高系统的安全性与保密性。应加强系统各个环节的保密性与安全性，提高对这些环节要求，具体包括硬件、软件、数据等等，应实现技术设计的优化与管理机制的合理调整，具体应从以下几各个方面入手：①物力安全。首先，要对产品与设备的选择予以高度重视，确保选择的维护功能应具有成熟型、稳定性、可靠性，能够保障数据的完整，同时相关产品与设备应具有较强的安全性与保密性；此外，系统容错与备份技术的运用也是非常必要的。同时还要加强管理制度建设，加大管理力度，采取一系列有效措施以实现病毒的防治与系统故障的恢复。②存取控制。网络操作系统与网络传输系统的选择应注重存取控制功能的提升，还应结合学院不同职能部门的实际业务情况，对资源进行合理分配，使用户权限的设计得以优化，进而实现安全保密性的同时，完成信息的共享。③安全保护。人事信息包含了的内容与个人与学院信息有着密切的联系，因此必须保证人事信息安全性、保密性在人事信息自动化管理工作中的实现。为此，采取相应的安全保护措施是非常必要的。

2．8易用性原则

高职院校人事信息管理系统的建设应遵循易用性原则，采用先进的，具有简洁界面的浏览器，提高操作的灵活性，降低操作难度。同时应实现对可视化多媒体编程风格的运用，使界面得到统一。

3现行人事管理信息系统存在的问题

目前，高职院校在人事资源信息管理系统中的建设方面仍有待提升，人事管理信息系统难以满足人力资源开发与实际管理工作的需求，大部分学高职院校的人事业务的完成都是通过人工操作来实现，缺乏信息化建设。随着人事制度的不断调整，高职院校人事工作在方式与理念方面得到了巨大的变化，信息化建设进程与发展的要求越来越高。关于现行人事资源信息管理系统建设中存在的问题，具体介绍如下：

3．1系统封闭性较强

虽然高职院校人事管理机构根据不同职能部门的职能进行了分工，并实现了众多管理系统的建立，例如人事管理信息系统、医保管理系统、专业技术人员管理系统和工资管理系统，然而这些系统存在独立性过强的问题，它们的互联互通并没有实现，难以进行数据共享。这就使得管理人员在增加、删除以及修改系统中的已有数据时存在较大的工作量，系统操作只有在单机状态下进行。这种方法在数据的收集与积累方面难以实现分类整理的科学性，并且数据储存也不具有统一格式。此外，由于信息管理体系与各部门信息系统的独立性，使得数据冗余与差异的情况时有发生，对于工作效率的提高与工作质量的完善有着十分不利的影响。

3．2系统功能具有单一性

虽然许多高职院校已经将计算机技术应用于人事信息管理系统中，然而就现行的系统而言，其功能仅仅停留在输入、存储以及修改等等，查询业务也相对简单，并且只在教职工档案管理与工资管理中的基础业务中得到应用。由于信息的加工与分析无法实现，因此在人事管理核心问题的决策方面，现行系统就能以发挥有效的作用。具体而言，目前采用的工资管理系统的功能仅仅停留在用户查询与职工个人工资情况的修改等，年发工资总额的增幅等方面的计算难以实现，进而无法对比本单位与同类单位的平均工资，单位内部不同人员的工资发放情况也得到不到有效分析，进而使得人力成本与学校效益间的损益关系的计算难度加大，用户的决策无法结合系统的信息来实现。此外，现行的人事档案管理系统的功能仅仅停留在用户对个人基本情况的静态查询，系统中动态信息的变动难以体现出来，例如教师的学历变化情况、部门变动以及职务职称变化等等，相关表格的生成更是难以结合实际需求得以实现。

3．3系统智能化缺失

虽然管理人员开展事务性的人事管理工作的过程中能够运用现行系统，然而这些系统的智能化水平偏低，无法主动提醒管理人员进行相关操作，尤其是对于需要在近期完成的工作，如果管理人员耽误物这些工作，就会使教职工的工作积极性受到很大的打击。

3．4资源查询的规范性不足

目前，教师在对其考核成绩与工资福利等信息的查询中只能采用传统的手动操作方法，这就对人事资源的利用效率造成了不利的影响，人事资源信息管理系统的作用得不到有效的发挥。

3．5信息准确率偏低

目前，高职院校人事管理信息系统建设中存在相关人事档案工作保护不力的问题，使得这些档案记录的完整性缺失。对教师状况的确定中仍采用手动查询的方式，这是基于大量资料的翻阅完成的，同时造成办事疲劳的几率非常高，进而对正确率造成影响。再加上有的教师信息的记录资料采用的存储形式为Word与Excel等电子表格，这就导致数据与信息的分散性与隔离性较强，难以实现互联互通，进而使得信息查询的效率与数据分析的集中性受到影响，对学校管理水平与工作效率的提高造成了不利的影响，人力资源与物质投入存在大量浪费的情况。

4实现高职院校人事管理信息系统功能的策略

首先，为了使教职工信息管理的统一性得以实现，应加强高职院校人事管理信息系统建设，不仅要对人事基础信息进行考虑，同时人事资源信息系统内部数据中还包括了教师的教学与科研等等，如此才完整记录教师在工作期间的相关信息，使多部门进行数据登记的情况得以避免，此外也使多部门对同一部门提供所需数据的情况得以避免。其次，高职院校人事管理信息系统的建立还应确保资源数据的共享得以实现，并且加强信息资料的网上传输，最大程度的减少复印佐证材料的情况，使无纸化办公得以实现。此外，高职院校人事管理信息系统还要基于完整的基础资料，实现对数据查询统计功能的完善，并且实现直观、丰富图形图表的形成以及分析的动态进行，进而使工作效率得以提高，为数据的准确性提供强有力的保障，同时可以利用相关软件格式导出数据，为电子统计的保存提供便利。

5高职院校人事管理信息系统功能模块设计

为了实现高职院校人事管理信息系统的建设，就应结合高校工作实际情况，优化人事管理信息系统的功能模块设计，具体包含人事信息管理系统，劳资福利社保管理系统，岗位设置与聘任管理系统，职称评审管理系统，人事档案管理系统，人才招聘管理系统，培训进修管理系统，校内人事调配管理系统，评奖评优及人才管理系统，提醒管理系统、数据统计分析系统，系统管理等12个模块。

6结语

与普通高校相比，高职院校在人事信息管理方面有很多共同点，同时与各院校自身的特色与需求又有着紧密的联系，其中高校数字化校园建设是以人事管理的信息化建设为核心而进行的。为了使人事管理信息化水平得以提高，为人事人才服务水平与质量提供强有力的保障，高职院校就必须严格遵循信息化发展原则，提高高职院校教学、科研、管理以及社会服务水平，使学院更具活力与竞争力。此外，还应针对高职院校人事管理信息系统建设与发展展开深入的研究，找出其中存在的问题，认真分析问题产生的原因，并采取有效策略，推动人事管理信息系统的建设。

作者：陈佩馥 单位：辽宁税务高等专科学校