土地档案管理工作的现状及对策

土地档案是国土资源管理部门在工作中形成的具有保存价值的文字、图表、光盘、声像、电子文件等材料，是对土地分类变化情况、土地权属情况、建设占用土地情况和土地交易变化情况的详细记录，在保护国土资源、合理开发、有效配置土地资源方面发挥了积极的作用。搞好土地档案管理工作，对国土资源管理工作的科学发展有着重要的基础性意义。

一、土地档案管理工作的现状及存在的问题

自《档案法》和《档案法实施办法》公布实施以来，在档案部门的指导下，土地档案管理工作取得了显著的成绩，一大批单位达到了省级档案治理标准，很多单位达到了省一级档案治理标准，形成了常抓不懈的治理体制，基本达到档案治理工作制度化、规范化的要求。但从整体情况看，仍存在对档案工作不够重视的现象，有的档案治理意识相当淡薄，致使土地档案工作还存在各种问题，主要表现在以下几个方面：

1、土地档案思想认识不到位

当前，国土资源管理部门都把加强土地档案管理工作放在重要位置，积极开展档案升级达标活动，但有些同志思想认识上存在着偏差和误区，档案意识淡薄现象依然存在。一是思想观念陈旧。没有把土地档案工作放到夯实基础的战略高度去认识，对档案工作缺乏必要的了解，存在档案工作是一般事务性工作、没有业务工作重要的思想，对土地档案管理工作流程和方法不清楚，不知道如何做好档案工作和怎样加强档案管理工作。二是重视程度不够。没有认识到土地档案在当前信息化时代的实用价值，认为档案管理工作需要投入大量的人力、物力和财力，往往是得不偿失，存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。三是管理意识不强。不注重日常土地资料的收集与积累，不用时档案资料随意乱摆乱放，要用时到处翻箱倒柜查找，一些涉及土地重要信息的资料没有及时归档保存，造成档案资料丢失、遗漏，无据可查，给工作造成了隐患。

2、土地档案收集整理不规范

随着经济社会的不断发展，特别是土地调查、新农村建设和万顷良田建设等工作的开展，使土地档案涵盖面进一步扩大、内容更加广泛、形式更加多样，除纸质档案外，照片、录音、录像、实物等档案不断增多。这些文件资料对地籍管理、土地确权、土地利用规划、耕地保护和执法监察等国土资源管理工作起着重要的作用，但在土地档案文件收集整理环节上，常常曝露出一些问题，存在“四重四轻”的现象。一是重文件，轻报表。收集的大多数是单位和部门的红头文件，而本级在工作活动中形成向上报送的各类材料和表格存档相当少。二是重文书，轻实物。注重收集文件、会议材料、内部刊物等经收发登记和流转的资料，忽视照片档案、电子声像、荣誉奖励、科技档案等实物档案的整理，实物档案库存量较少。三是重类别，轻单项。重视加强综合文秘类、地籍管理类、建设用地类等档案资料的归档，采取限时催交、全面核查、及时归档等措施，确保保存完整，但是对突击、临时的单独项目档案却很少收集，有的虽然收集了，也是随意堆放，或私自留存备查，没有进行系统整理。四是重数量，轻质量。土地规划、土地登记、土地出让、土地征（转）用等档案都能做到门类齐全、案卷完整，数量清楚，但质量不高，要求不严，图纸折叠、页码标注、档案装订等不符合规定，有的甚至对档案的全宗号、目录号、类别号、案卷号、保管期限混淆不清，出现编错号、盖错章的情况，制约了档案规范化管理进程。

3、管理体制不健全

一是职责不明确。国土资源管理工作量大、任务重，由于受编制限制，档案管理人员一般由办公室人员或勤杂人员兼任，专兼职档案人员配备不到位，职责不明确，文件资料收集整理归档知识缺乏，难以独立完成立卷归档工作任务。二是制度不健全。土地档案有的规章制度没有建立健全，管理流于形式，随意性大，工作中形成的文件资料在归档、保管、利用方面缺乏制约机制，档案资源个别流失，存在断代现象。三是管理力量薄弱。土地档案管理人员缺乏，兼职过多，变动频繁，不能专心从事档案管理工作，有的甚至没有经过专业档案知识系统培训就上岗，档案专业化程度不高，业务不熟悉，运用现代化管理手段较少，致使档案管理水平差，质量不高，档案使用利用

率低。

二、加强土地档案管理工作的几点思考

1、统一思想，提高认识，切实更新土地档案工作的新观念

一是端正态度，提高认识。土地档案事业是一项崇高的事业，是国土资源管理工作一个不可缺少的方面，要本着“对历史负责，对现实负责，对未来负责”的态度，切实提高对土地档案工作重要性和必要性的认识，把档案管理工作真正列入议事日程，贯穿工作始终，作为一项经常性、基础性工作常抓不懈，紧紧围绕“依法治档、科技兴档、强化服务、发挥效益”要求，做到定期研究、定期分析、定期检查。二是深刻理解，增强责任感。全面理解“三要求”，即：“抓好档案工作是对历史、现实和未来负责的必然要求”，“抓好档案是当今信息化发展的必然要求”和“抓好档案工作是经济社会发展的具体要求”的重大意义和深刻内涵，增强做好土地档案工作的责任感和使命感，提高档案工作的自觉性。全面加强档案法律法规学习，增加必要的投入，积极主动汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，不断提升土地档案管理质量和公共服务水平，发挥档案的信息资源共享作用，切实担负起土地档案的承上启下、内外联系、协调各方的

重任。

2、强化培训，健全制度，不断注入土地档案事业发展新动力

一是着眼长远发展，加强土地档案队伍建设。做好土地档案工作，需要一支精通业务、甘于清苦、开拓进取、求真务实的高素质队伍，要围绕提高整体素质，增强创新能力的要求，将热爱档案管理工作、细心勤快的人员选配到土地档案管理的岗位上来，在政治上给予关怀，在工作上给予关心，在生活上给予关爱，营造良好的工作环境，充分激发他们的潜能和热情，主动担负起档案工作资政育人、传承文明、服务大局的重任。二是着眼长期建设，强化土地档案业务学习培训。一方面积极选送档案人员参加档案部门组织的业务培训，采取“请进来、走出去”的办法，提高档案人员的实际操作技能和业务指导能力，确保相互协作、和谐发展，另一方面根据档案工作发展的需要，适时举办土地档案基础知识和业务技能培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，培养适应档案工作发展的合格人才，促进档案工作健康、平衡发展。三是着眼长久建设，完善土地档案工作制度。按照档案工作目标管理考核制度的要求，将文件材料的形成、积累、整理、归档纳入业务工作程序，纳入岗位目标管理制考核内容进行考核，切实调动档案工作的积极性和创造性。建立健全督查机制，加强协调联系和督促落实，强化对档案工作的检查，努力抓好“四有”，即：有专（兼）职档案人员、有档案管理制度、有档案保管箱柜、有档案实体保存。

3、突出重点，规范管理，努力开创土地档案工作发展新局面

一是完善制度，规范材料收集工作。制定、完善、健全收集制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集，遵循土地档案的形成规律，创新收集手段，采取广泛收集和重点收集相结合，运用事前监控文件、主动寻求等形式，既收集纸质载体，又收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。二是严格要求，规范档案整理工作。严格按照土地档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观。三是改善条件，规范档案管理工作。积极改善土地档案保管环境和物质条件，落实档案库房、办公用房和阅档室三分开，全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备，实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用，坚决杜绝档案丢失、破损或发生失窃、泄密事件的发生。

4、瞄准目标，提高效能，全面拓展土地档案工作发展新思路

一是加强土地档案信息化建设，提高科技含量。切实加强电子文件的管理，确保电子文件的真实、完整、安全，开展档案信息数据库和网络建设，建立和完善内部局域网，实现档案信息网上资源共享，积极开发应用档案管理软件，确保档案信息及时、准确地输入、检索和利用，实现土地档案信息基础设施现代化、信息传递网络化、查询简便科学化，为档案信息全方位服务奠定基础，使土地档案成为宣传工作、服务社会、服务群众的重要窗口。二是加强土地档案资源建设，开发信息资源。建立档案征集工作新机制，主动了解工作动态，积极探索重大活动和重大事件档案管理机制，调查档案利用需求，深层次、多角度、全方位地开发挖掘档案信息资源，主动开展土地特色档案材料的收集工作，加大对散存散失档案的征集力度，着力做好档案的维护工作，使“死档案”变为“活资料”，优化结构、丰富藏量，更好地为国土资源管理工作发展服务。三是大力推进档案服务功能建设，改进服务措施。立足自身优势，依托有效载体，注重研究土地档案的利用的规律和特点，开发档案信息资源，充分发挥档案信息资源的独特优势，完善档案管理、改进服务功能，不断完善检索手段，建立多途径、多形式、多载体的检索体系，突破传统单一、狭窄的案卷目录“一本账”的状况，变被动服务为主动服务，事后服务为超前服务，建成政务信息公开的重要场所，为档案工作长远发展增添动力和活力。