浅析电力工程档案管理新思路

摘要：随着国家电力体制的不断改革,记录电力工程建设的档案在其形成、管理、利用等方面也日趋复杂，在实际工作中有很多不合理的地方，致电力工程档案的管理混乱尤其是在档案收集方面。为此，档案工作人员必须采取新方法，新科技，来适应新时代的管理要求。

关键词：电力工程 档案管理

1导致电力工程档案的管理不完善的原因

1．1工程参建单位技术人员和档案人员的档案意识淡薄

在施工过程中，由于某种需要当技术人员对原设计方案进行更改时，有的领导和职工缺乏档案意识，不注意将变更文件及时纳入企业的工作计划，或归档后分类、组卷不规范，未能纳入领导的议事日程，造成部分工程建设档案管理混乱、散失或丢失情况，严重影响了事后的查找利用。

1．2企业档案管理人员管理不到位．编研开发力度不强

有的工程监理单位只看重工程质量的监理，而忽视了对档案管理的监理。一些电力项目参建单位对竣工图的编制不够重视，造成施工、监理单位都没有及时收集、变更单随意修改、签字不合要求，这些都为档案管理和利用带来了麻烦。不重视档案编研、信息开发利用工作，没有充分发挥档案在企业发展中的作用。

1．3档案人员的业务素质不够高

有些企业档案人员身兼数职，抽不出时间学习档案业务知识，甚至有些单位也不愿意提供档案人员参加业务培训的机会，以致一些基层单位的档案人员业务素质参差不齐，不能适应现代企业制度下档案管理工作发展的需要。电力建设项目档案工作是一项以项目管理为中心内容的专业性和服务性的工作，是电力企业基本面貌和工程建设全过程的综合反映，是实现电力建设科学管理不可缺少的技术基础工作。因此，要做好档案收集和管理工作，加强电力企业档案管理的新对策。

2提高档案人员的素质，保证档案资料收集的完整性

2．1全面提高档案人员的综合素质

档案部门要引进计算机，信息、外语专业人材，采取接收其他专业与档案专业并重原则，使其他专业人才和档案专业人才知识互补，适应信息化的需要。为适应新的形势，档案人员要自觉学习，理解工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，使档案管理人员成为既有专业知识，又熟悉计算机。实现高速、高质量的档案信息收集、开发、传递工作。档案人员要早期介入工程建设活动，时时了解工程建设动态，参与工程建没项目的单项工程验收、评审活动。按档案的要求对工程中所产生资料把好质量关，及时发现问题并及时提出修改意见，积极主动、有计划、有步骤地开展工程档案收集工作。电力企业档案人员只有真正融入企业管理，主动关心企业发展，以知识与创新为导向，不断更新知识，档案工作才能与企业同步发展。同时档案管理人员要努力学习法律法规，增强职业道德修养，处理好保护企业利益和信息开放两者之间的关系

2．2加强档案编研工作．发挥档案的基础作用

档案部门应始终坚持以人为本，服务基层为宗旨。积极创造条件，改进服务方式，以适应市场的需要。为了满足众多利用者的各种需求，有选择地加强档案编研工作。建立功能健全的检索工具，实现计算机检索、配置照相机、摄影服务等方便利用者。企业档案只有搞好开发利用，为企业取得明显经济效益，才能充满生机和活力。档案工作通过网络做到层层有人管、处处有人抓，档案收集自然全面到位。

3建立和健全档案管理制度，确保档案工作有序发展。

由于电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广，各施工单位归档工作的工作制度不一样。必须建立一套科学、合理，适用和操作性强的项目档案管理制度，使档案工作有序进行，从组织领导，管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。进一步加强《档案法》的宣传，提高依法冶档的自觉性。根据电力企业发展的需要，制定企业档案管理制度，做到统一标准、统一规范、统一管理。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制档案的归档质量。

4规范电子文件归档

电力工程建设中的档案管理人员一定要将文档整理规范，同时要熟悉建设部门制定的《工程项目管理规范》、《工程项目监理规范》以及相关的管理标准和要求，清楚收集．归档范围，才能在电力工程建设中把握住档案工作的重点，对设计，施工、监理等各个环节的档案工作开展规范，有效地组织、监督和指导。在工程建设过程中．各施工单位会产生大量的电子文件，为保证电子文件归档的完整率，要求施工单位在纸质文件归档的同时，相应电子文件同时归档。扎实做好工程档案的收集工作。

5抓好项目工程档案工作与工程建设管理

随着电力事业的迅速发展，火电机组的容量也不断增加。电力工程项目的建设工期较长，从工程的立项开始，就会产生各种不同类别、不同性质的档案资料。因此，形成的工程档案数量大、给项目工程档案收集来一定难度。因此，要加大工程档案的管理力度，工程建设开始时就与开展档案工同步进行，工程建设过程中，要与竣工资料的积累、整编、审定工作同步进行，工程竣工收时，要与一整套合格的竣工档案的验收同步进行。要确保项目工程档案的完整、准确。做事前、事中、事后控制，坚持经常地、广泛地、连接不断地利用各种机会进行档案资料的收集。对不合格的竣工资料、档案，管理人员应及时提出具体修改意见，限期整改。

6档案人员应参与工程建设档案的管理。及时与施工单位沟通。力求档案收集的完整性和准确性

在工建设中，档案人员要对工程建设档案管理进行全方位的参与和控制。为了能保证施工位工程档案的顺利移交，从电力工建设开始，档案管理人员应通过开会、到施工单现场指导等方式与各施工单位沟通，学习项目案管理政策法规，统一思想、有效地控制档案的形成质量。施工中把好形成关，文件制作要准确规范；项目部把好收集整理关，形成的文件材料要按归档原则及时收集整理，确保档案齐全完整；监理部门好案卷质量关，要对项目部归档整理的文件材料认真检查，建设把好审核验收关，从档案的齐全、完整、规范等方面总体进行审核，发现问题及时解决。抓好竣工后档案的管理，即工程竣工验收后到电力工程投入运营前，这个时期的观测记录、消缺记录及辅助建设项目产生的文件，都是重要的工程文件资料，应该归档管理。