浅析现代声像档案管理的新思路

摘 要：声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和利用，特别是声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，因此采取有效措施，加强声像档案管理工作已刻不容缓。

关键词：声像档案；档案管理；特点；对策

一、前言

声像档案是一个单位档案的重要组成部分之一。随着社会的发展及工作的需要，各单位在各类活动中形成了大量的声像档案。通过调研发现，声像档案的管理在保存方法、品质维护、分类等方面都存在很多问题。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作势在必行。二、声像档案管理存在的问题

（一）声像设备存在着“一硬一软”的现象

“一硬”是指声像设备数量多。“一软”是指声像设备管理之乱。从而形成了“硬件硬、软件软”的现状，而且“软”的方面直接影响了“硬”的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

（二）摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种误区

摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“强”的一面；专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“弱”的一方面。调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案，另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

（三）声像档案管理混乱，问题复杂

1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

目前还有一部分单位的声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是“一盘带子反复用”，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原困，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3、管理水平悬殊，发展不平衡

调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的不到7%；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位竟占40%，两极所占比例悬殊。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。

4、保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而目前只有少数单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，多数单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！

5、收集渠道不畅，声像档案馆，室藏匮乏

由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基屋档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的匮乏。

6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重

在当地重大活动中形成的声像资料分散在各部门中，没有统一的采集部门和管理部门，所以，很多声像档案不能及时归档。

三、加强声像档案管理工作的对策及建议

（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证，从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二是抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要立于善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。各立档单位要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为已有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向当地档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法要依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

（三）加强监督，分类指导，注重业务培训

针对不同单位现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时针对不同单位现状采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。加强摄录人员、档案人员的专业知识和技能培训，为声像档案的形成和科学管理奠定良好的基础。

（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。对于电脑保存的档案要作必要的备分，或存入光盘，保证能够得到应用。

（五）全面出击，形成多样，疏通收集渠道

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合本地实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：1.通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。2.重点单位、重点科室重点收集。对本地重要单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。3.重点人物直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。4.广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿征集、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

（六）建议档案主管部门参与本地各类重大活动

针对本地重大活动、重要会议档案失控、声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案主管部门直接参与的办法，由主办单位负责档案的收集、归档工作，从源头上解决档案流失的问题。

综上所述，新时期声像档案管理是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中要力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展。