关于档案管理存在问题进行改善

摘要：伴随着现代社会经济、政治体制改革的日益发展,行政事业单位需要不断地完善和强化档案管理工作,以适应社会发展的需要。本文从多视角分析了目前行政事业单位档案管理工作中的一些不利因素,并提出了一些改善和加强档案管理的创新思路和措施。

关键词：行政事业单位； 档案管理； 创新思路；

中图分类号： F239.66 文献标识码： A

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现代社会对于行政事业单位的运作来说，建立系统、科学、民主的管理制度，对其生存与发展极为重要。在一个行政事业单位中，档案管理无疑是整个行政事业单位协调、有序、高效运行的有效保证。所谓行政事业单位档案工作制度建设，就是按照规范化的质量和效率，适应行政事业单位协作化、规范化、科学化运行的需要，并便于监督和评价。

一、行政事业单位档案工作的现状

目前行政事业单位档案问题不同程度地影响行政事业单位工作循序渐进的发展，影响经济和社会服务功能的发挥。

1.档案工作的重视程度不平衡

行政事业单位档案工作的重视很不平衡， 个别单位对档案工作重视还不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然各部门把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为各部门工作有效机制来抓等方面还存在缺陷。

2. 档案室保管条件还比较差

多数单位还达不到档案管理要求，与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室，设施设备老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位档案室设防意识不强，设施设备不完善，管理体制不到位，使部分档案受到损害。

3．档案人员业务素质还相对薄弱

档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作， 还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。有的单位档案人员因一岗兼多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺， 直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。此外，档案人员因业务不精，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确， 档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。个别档案人员对档案工作重要性和责任性认识还不够，存在随意应付了事思想，对各科室必须要形成的档案资料及时整理归档监督指导力度不够， 思想上存在着为难情绪。

二、行政事业单位档案制度建设的原则

首先，规范与灵活相统一。行政事业单位档案工作制度的制定要按照国家标准来进行。这有助于制度执行的标准化、规范化。但这并不是说所有行政事业单位的档案工作制度都是一成不变的，行政事业单位不仅规模不同，更有工作特点的差异，其管理方式与制度规范自然不能强求一律。档案部门应依靠自身特点不断地实践、探索和总结，建立一套内容全面、结构完善、符合本单位实际的规章制度体系。

其次，职责与权益兼顾。在制度的制定过程中，要把“职责”这一部分调整到岗位标准中，明确职责范围及权限。例如，一个行政事业单位档案部门的分管领导可主要负责档案管理工作目标的制定、对归档档案的检查和指导等。在明确责任的同时，应注意保护工作人员的合法权益。当前行政事业单位忽视工作人员权益的问题时有发生，这极大地影响工作人员的工作热情，也必将影响到整个事业的发展。建立行政事业单位档案工作制度必须把明确职责与保护权益放到同等重要的地位。

再次，制定与执行并重。制度建设的首要工作就是根据单位档案部门的实际需要，制定一系列系统、科学、合理的档案管理规章制度。然而要想适合于单位的发展、有效调动工作人员积极性，更为关键的是制度的有效执行。单位领导在管理单位的过程中，应更多地关注各项制度的落实情况，在实践检验的基础上不断完善，使制度更加合理化、规范化。

最后，动态与静态相结合。制度一经形成，便在一定时期内保持不变，具有相对的稳定性，这是事业稳定发展的前提。但是，制度并不是永不变化的。随着时代的发展，行政事业单位的各项制度当然也要随之改变。特别是我国各项事业逐步和世界接轨，行政事业单位也逐步走上国际化道路。对档案部门而言，应当积极学习国外的一些先进的档案管理办法，并结合自身情况，不断完善现有的档案工作制度。三、行政事业单位档案管理的创新思考

1.健全档案管理制度

建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应行政事业单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行， 而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中， 要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

2.加强组织领导，提高人事档案管理水平

各级行政事业单位要提高对档案管理工作的重视程度，将其纳入议事日程，首先要建立档案管理工作的领导机构，定期对档案管理工作进行检查和指导、督促；其次要结合本单位档案管理工作实际，建立起档案管理达标升级考核机制，对档案工作实行定性、定量考核，可按照分级分类指导的原则，通过等级升降来实施动态管理；同时应参考国家档案建设的有关标准，建立和完善质量管理体系。各单位可结合本单位具体情况，研究制定本单位档案各项工作的质量评价标准，并积极组织实施，从而推进档案工作制度化、规范化和科学化建设。

3.开展现代化和信息化建设，提高人事档案利用效率

实现档案管理现代化， 是档案服务于事业单位制度改革与发展的需要， 也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。要使档案最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于档案管理，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。首先，各级事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息；其次，要对档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存；其三，要充分利用计算机网络技术来进行档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享， 向社会提供优质高效的档案信息服务，以实现档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。

4.加强行政事业单位档案保密工作

首先，档案的库房管理是档案保密的重点，从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定兴建， 并不是任何一间办公室都可以用作库房。从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。

其次，做好档案的保管期限与保密期限的区分工作，确定保管期限的原则是， 正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用， 根据本行政事业单位工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内， 如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内， 受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。

四、结语

总之，行政事业单位档案工作地存在一些问题，影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。在新的历史条件下，行政事业单位档案工作必须要紧紧联系时展的新任务、新特点、新要求。行政事业单位档案工作要创造性地开展，推进档案工作跨越式发展的重要一步，这是时展的必然要求，也是档案工作维护好、保管好、服务好主要职能的体现。

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