档案室基本职能浅析

【摘 要】我国高校档案的管理，随着科学发展观理念的深入已逐步走向社会化阶段，而学生档案也已纳入档案管理制度范畴，这必将对高校重点学科的发展、人才目标的培养、对接市场的就业等方面产生重要的意义。本文指出高校档案室具有管理和服务两大基本职能。在对管理职能进行分析的基础上，提出高校档案室应当将管理职能和服务职能二者很统一起来。

【关键词】高校 档案室 管理职能 服务职能

由中华人民共和国教育委员会的《普通高等学校档案办法》对高校档案室职能所作的界定是：高等学校档案馆属事业单位的档案室，它即是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。可见，高校档案室具有两大基本职能：管理职能和服务职能。高校档案室的管理职能和服务职能体现在什么地方，它们又如何有机地结合，这些问题需要我们作进一步的思考。

1 高校档案室的管理职能

高校档案室是高校档案永久保存的基地，是高校工作利用档案史料的中心。因此，档案管理的职能是高校档案室最基本的职能。

高校档案室即是管理档案，也是管理文件。文件与档案不同，文件是社会活动的副产品，档案是为了某种目的而制作的系统的知识；文件反映现实，档案反映历史；文件只是反映工作或事物，档案则说明它与历史史实的一体化，这对高校档案管理提出了挑战。

高校档案室既管理纸质文档，又管理电子文档。21世纪是高科技、信息网络化的时代，现代科学技术改变了传统高校的工作管理模式，“无纸办公”、“手指信息交换”等现代化信息处理方式已走进高校的日常工作，从而产生了大量的电子文件。高校为了提高服务质量，就必须借助于办公自动化，加快公文流转以及信息传播，因此电子文件及其归档管理已成为高校档案工作中不可回避的问题。电子文件与纸质文件的存在，是对高校档案管理提出的新的挑战。

高校教育的大众化，学生人数增加，学校师资、教学科研设备、基建后勤等的大规模发展，这必然造成高校档案数量的增加：2002年开始高考网上招生，学生的档案可以通过网上传递，在实现了招生录取方便快捷的同时，也出现了学生档案不能及时到校的现象。这种档案数量的增加与不能及时归档的情况，为高校档案管理工作带来了又一挑战。

这些既给高校档案管理工作带来了机遇，又给高校档案的档案管理工作带来挑战。因此，高校必须强化对高校档案的管理职能。

首先，应以〈中华人民共和国档案法〉为依据，全方位地对文书档案工作的各个环节推行标准化、规范化、一体化、制度化管理，使之有法可依、有章可循。根据档案法的要求，配备专职档案员。要健全各项管理制度，如〈档案员岗位责任制〉、〈归档制度〉、〈档案销毁制度〉等。尤其要针对电子文档存在的易更改性，做好危机隐藏档案管理和加密工作，保证档案的安全性。

其次，高校档案室的管理要从宏观上的贯彻执行国家关于档案工作的法令，规划全校的档案工作，从微观上制订本校关于档案的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。从系统论观点看，高校档案工作是一个完整的系统工程，在这一系统中，除档案室是专门从事档案工作的部门外，还涉及学校的各二级部门，因此，档案室的管理职能还应当体现在对学校各二级部门档案归档工作的监督与指导等活动上。

2 高校档案室的服务职能

在大开放、大交流的国际背景下，高校档案室应当主动更新思想观念，以实现高校档案工作从静态服务向动态服务、从被动服务向主动服务、从文档分离向一体化转化。如今，档案室的功能已由单纯的收藏功能开始向档案的开发与服务转变。

档案信息的最终目的是提供利用，要为现实活动服务。有作为才会有地位，这已成为高校档案管理普遍认同的一个真理。档案室为服务部门，只有变被动为主动不断提高服务水平，才能提高自己在学校的地位，赢得信任。因此，高校档案室应当强调其服务职能。

高校档案室的服务首先体现在服务学校的各项活动上。学校档案室所保存与管理的档案是学校工作活动的原始记录，它记录了领导的决策思想，学校的方针政策，以及各项工作措施；它还反映了学校的工作成就、教训。这些历史记录，都是后来工作的参考和凭证。因此，在一定意义上，学校的发展离不开档案工作。学校档案室应当充分发挥其“历史记忆功能”与“资政决策功能”，为学校的改革和发展作出贡献。

高校档案室的服务还体现在为学生的服务上。高校学生的毕业分配已由过去国家统一分配走向了人才交流市场，用人单位与毕业生直接见面，用人单位凭借的最主要的依据就是学生的档案，通过档案了解学生大学期间的学习情况以及在校的各种表现，从而判断他的才能、品德和发展。

此外，高校的档案室还应当开展公共服务。现代计算机技术和网络技术的发展为档案文献信息自动化建设提供了新的动力和技术保障。滚滚而来的信息浪潮改变着人类社会。高校之间实行资源共享利于促进高校之间的交流和合作。这要求高校档案室的管理体制要跟上信息时代的步伐，满足广大用户的要求，实现资源共享。

3 高校档案室管理职能和服务职能的统一

高校档案室的职能和服务职能，二者之间具有辨证统一的关系。二者的区别在于：管理职能既指高校档案室是高校档案的保存和管理部门，又指对学校二级部门归档工作进行监督和指导。服务职能体现在高校档案室应当利用档案为各方提供多方面的优质服务。然而二者又是有联系的：管理职能是服务职能的基础，高校档案室只有首先理顺了管理体制，健全了管理规章制度，才能谈得上提供优质的高校服务。服务职能是管理职能的延伸，管理也就是服务，但从高校档案室履行的职能看，服务职能是在管理职能之后出现的。最早的档案管理强调文献档案的管理而不注重档案管理的利用，因而服务职能的提出在传统高校档案室职能的基础上前进一步。

高校档案室应在实践中将二种职能统一起来，重服务、轻管理，会使档案室在指导归档工作中处于被动。忽视或弱化档案室的管理职能，在工作中不能摆正档案室与校二级部门之间的关系：只为各二级部门提供服务，不能对学校二级部门的归档工作进行监督和指导。从而造成了一些档案收集的被动，致使收集起来的档案价值不大，而有价值的档案又没有收集到。因此，高校档案室若要切实履行管理职能和服务职能，必须在实践中将二种职能统一起来。