浅谈企业纸质档案收集工作的创新思路

摘 要：纸质档案是企业档案种类的重要组成部分，虽然很多企业开始建设、完善了电子档案系统，但是，很多重要的经营管理痕迹，例如国家方针政策文件原件，与客户签署的一系列经济合同等，目前还是以纸质材料出现。这些对于企业经营发展具有重要保存价值与参考依据的重要档案材料，企业通常都会进行归档处理。在我国，企业档案管理工作发展了数十年之久，笔者针对传统档案管理工作中呈现出的弊端，结合企业档案收集与管理的实际需要，借本文表述自身对于纸质档案收集工作创新的思路。

关键词：纸质档案;收集与管理;创新思路

一、前言

在企业档案越来越被重视的今天，所有大中型企业都建立有自己的档案管理部门。笔者认为，企业档案收集工作是不仅可以解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，也是实现企业档案集中统一管理的一项重要和基本内容。也就是说，把分散在企业内部职能部门和个人手中的文件材料，按照规定集中保管起来。

二、档案收集工作的内容及对象

档案收集工作是档案管理工作的起点，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各部门、个人手中有价值的档案分别集中到各有关档案室和各级档案室的工作。笔者认为，档案收集工作的内容主要包括三个方面：一是本企业需要归档档案的接收工作。企业各部门办理完毕的文件是档案室档案的主要来源，建立健全企业内文件材料的归档工作制度是企业档案部门开展档案收集工作的主要途径。二是对企业各部门和撤销部门具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。接收现有部门和撤销部门的档案，特别是接收现有部门的档案，是企业各级综合档案室收集工作的经常性任务。三是对企业历史档案的接收和征集工作。

笔者认为，档案工作的对象是档案，档案收集的齐全与否，会直接影响档案工作其他环节，尤其是直接影响到社会各方面对企业档案的有效利用。收集工作是档案室要贯彻集中统一、分级管理原则的重要措施，档案对国家规定应该归档的各种门类和载体的档案，不得分散保存，任何个人更不能据为己有。只有通过行之有效的档案收集工作，才能把档案室集中到各下属单位和部门档案室，形成统一的档案信息保管基地，实行集中统一，分级分专业科学管理。

三、企业档案收集工作的价值及意义

在档案管理工作中，收集工作是决定档案工作存在和发展的重要条件。档案数量的多少决定档案工作规模的大小，档案的质量高低决定档案工作的水平高低。档案室所管理的档案是靠收集工作所取得的，只有收集工作搞好了，才能有效地开展整理、鉴定、保管、编研等工作，档案工作才能存在并得到发展。与此同时，收集工作也是衡量档案室工作质量的重要标尺。收集工作是档案是取得档案的手段，收集工作的效果决定档案室室藏档案的数量多少与质量高低。

除了上述这些，档案收集更是贮存档案信息资源的重要途径，是实现档案集中统一管理的基本手段，是档案管理其他业务环节的基础，是决定档案存在和发展的前提条件。总之，档案收集是档案业务管理工作的首要环节，是档案室工作的起点。

四、档案收集工作体系建立完善的思路

档案室的档案主要来自四个方面，一是接收现有各部门的档案，二是接收撤销部门的档案，三是征集历史档案，四是档案室之间交换档案。

笔者认为，要保证企业档案征集工作的实效，必须从制度上完善档案征集工作。使得工作有思路可循，有力度执行。首先，要积极争取领导重视，争取上级领导及相关部门的高度忠实和相关政策，加大项目争取力度，为档案室工作发展创造良好的外部环境。其次，要深入开展档案法制宣传教育。档案部门要采取多种形式，广泛宣传档案法律、法规、规章，进一步提高广大干部群众贯彻执行档案法律、法规的自觉性，提高全社会对档案工作的支持度和参与度，营造有利于档案事业发展的良好氛围。

再次，要加强档案行政执法，要将档案行政执法检查作为依法管理档案事业的重要手段，并使之经常化、制度化，档案部门要配合上级主管部门组织档案行政执法检查，对出现问题的及时整改提高，切实改变档案工作的薄弱环节和落后面貌。最后，要高度重视档案安全保管和有效利用，各级档案室要建立档案信息安全保障体系，做好档案信息的备份工作，同时要完善保护措施，及时消除隐患，严格管理制度，正确处理档案安全和方便利用的关系，严把档案利用关。

五、企业档案收集工作的具体要求

企业档案收集工作的基本要求是加强档案室外业务工作的调查与指导，保证归档和接收进室档案的齐全完整，维护全宗和全宗群的不可分散性，实现入室档案的标准化。

1.加强档案室外业务工作的调查与指导

笔者认为，档案收集工作要解决档案的分散形成与集中管理的矛盾，这就要求在收集工作中必须重视室外档案业务工作的调查，掌握收进档案等方面的信息，以便科学地安排和指导档案移交工作。档案室在接收档案前，应当对确定进室的档案进行基本情况的调查与分析，协同档案行政管理部门制定相应的办法，对有关单位的档案工作进行监督，指导与检查，提高组卷与初步鉴定的质量，做好归档与进室的各项准备工作。

2.维护全宗和全宗群的不可分散性

全宗是一个单位档案的整体，一个企业的各项工作活动不是孤立进行的，相互之间有着密切的联系，在工作中形成的文件材料，无论从来源、内容、形式，时间等方面都存在着固有的联系，是一个不可分割的整体。作为一个全宗，集中在一个机关档案室或档案室，不允许人为地分割。

六、企业档案整理、归档的步骤

从档案整理、归档工作来看，首先应当按归档范围收集文件材料，先到企业最高行政管理部门拿回本单位、本部门头年制发的文件材料，收集本单位、本部门及各写书机构应归档的其他文件材料。其次，应当检查文件材料的质量，一是看文件的正本，附件、签发单，定稿是否齐全，是否为原件，二是看字迹材料是否符合要求，归档文件的字迹材料最好使用墨、墨汁、碳素墨水、黑色油墨等材料，允许采用彩色油墨，蓝黑墨水，印泥等字迹材料，应当坚决杜绝使用纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、印台油、铅笔、光敏纸、传真件等字迹材料，凡使用此类字迹材料制作的文件材料，均须复制后连同原件一并归档。

除了上述这些，在企业档案整理、归档的过程中，还应当确定相关文件材料的年度，要正确判定归档文件的时间，并归入相应年度，归档文件的年度确定有如下三种情况：一份文件做一件时按签发年度确定;成套性的文件按文件办结年度确定;几份文件作为一件时年度的确定。这些都要依据实际工作的需要及本企业长期以来形成的档案保管流程，严格按照规定做好登记、整理、归档工作，确保档案归档环节有据可依，使之走向完善、科学化。