浅谈档案工作如何创新思路

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1007-0745（2012）05-0018-01

摘要：档案工作者的重要使命就是要充分开发和利用好档案信息资源。因此，要改变档案工作现状，应努力使档案工作形成由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念，尽可能地通过计算机网络为用户提供准确、快捷、优质的服务，不断创新，打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，实行一体化管理，充分发挥整体优势。

关键词：档案工作 创新思路 可持续发展

档案工作的发展，应保持与时俱进，不断创新，才能使我们的档案工作适应于社会发展，服务于社会各项事业，才能使档案工作充满生机和活力。当前，档案工作者的重要使命就是要充分开发和利用好档案信息资源，有条件的要尽可能地通过计算机网络为用户提供准确、快捷、优质的服务，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设服务。

一、增强档案工作整体创新意识

1.管理思路的创新。档案工作如何创新，如何主动、超前地为经济建设服务，这首先需要在档案工作管理思路上要有创新意识。因此，要改变档案工作现状，应努力使档案工作形成由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念，尽可能地通过计算机网络为用户提供准确、快捷、优质的服务，不断创新档案服务机制，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务，展示我们档案工作是经济建设不可缺少的重要组成部分。

2.管理模式创新。档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但也有一些传统做法已不再适应当前社会发展的需要，必须进行创新。其中包括档案工作六个环节和一些具体的操作手段的革新，要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化档案部门长期推行的一些烦琐的操作步骤。如在组卷的形式到装订的手段上，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行立卷工作，能起到事半功倍之效。有许多档案工作可以利用现代化技术来提高我们的工作效率。如采用条形码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。类似这种借助计算机来完成本来较繁琐的手工操作的方法应该是很多的，因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，都可以应用计算机进行现代化管理，帮助解决具体问题，提高工作效率和管理水平。

3.管理机制的创新。长期以来，档案工作以经验管理居多，工作人员的选配往往也是以具有档案工作经验为先决条件，这在某种程度上制约了人才的流动，容易产生不思进取的思想，更谈不上去创新了。应当引进竞争激励机制，改变在档案部门实际存在的“铁饭碗”现象，从源头上解决创新的根本问题。积极推行全员聘任合同制，对现有人员实行公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，从而使挡案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关，每个人随时都有被淘汰的危机感，从而激发每个人的工作活力使档案工作出现充满竞争活力、开拓创新的新局面。同时，要建立一些相应的创新激励机制，如鼓励创新的用人制度、分配制度、奖励制度，将个人创新的内容作为考核的重要指标，进行考核，并与劳动报酬、晋职严格挂钩，努力营造一种鼓励创新的气氛和环境，促进档案工作的良性循环。

二、创新服务手段

1.建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网业，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位的网站，实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。目前许多单位档案馆（室）利用互联网开展的网上服务，已成为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索。

2.建立“电子文件（档案）数据管理中心”。档案（馆）室与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案（馆）室，是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用律高。

3.电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。

4.开展在线服务。在信息化时代里，社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络即使准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

5.开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深化，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员越来越多。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率。密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益，各级应建立综合档案馆（室）或服务中心，以便更好地提供档案查询和咨讯服务。

三、拓展服务领域

1、信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越来越复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

2.加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

3.注重“反馈”，深层次开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性才、合理性、系统性。例如：产品经过用户使用后，能否适应需要，哪些需要改进等。