职场小技巧

给单元格加提示信息

由于每个人的习惯不同，在Excel中录入数据时惯用的格式也就不一样，这就会给最后收集和统计数据的朋友带来麻烦。要想得到规范的数据，可以在别人录入数据的时候设置提示（如图1）。

操作步骤很简单，以WPS表格2013为例。

Step1：在需要添加提示的E列中选中E2单元格，再切换到“数据”选项卡，选择“有效性”，在跳出的“数据有效性”窗口中切换到“输入信息”选项卡，勾选“选定单元格时显示输入信息”，再输入提示信息并保存（如图2）。这样当鼠标选中该单元格时就会自动跳出提示。

Step2：要让E列的所有单元格都有该提示，只需要点中E2单元格右下角，往下拉，将同样的设置填充到该列其它单元格即可。

在不同的单元格中定义不同的输入法

在一个工作表中，通常既有数字，又有字母和汉字。于是，我们在编辑不同类型的单元格时，需要不断地切换中英文输入法，这不但降低了编辑效率，而且让人觉得麻烦。下面的方法能让Excel针对不同类型的单元格，实现输入法的自动切换（以Excel 2013为例进行说明。注意，在Excel 2013中，“数据有效性”已经更名为“数据验证”）。

首先，选择需要输入汉字的单元格区域，单击“数据/数据验证/数据验证”命令，在“数据验证”对话框中切换到“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“打开”，单击“确定”按钮（如图4）。然后，选择需要输入字母或数字的单元格区域，单击“数据/数据验证/数据验证”命令，选择“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表中选择“关闭（英文模式）”，单击“确定”按钮。以后，Excel就会根据上述设置，在不同的单元格中自动在中英文输入法间进行切换，从而提高了输入效率。

统计某个词在文章中出现的频率

如果想统计某个词在文章中出现的频率应该怎么办呢？一个个数是最笨的方法，这时候我们可以利用Word中的“查找和替换”功能。按下“Ctrl+F”组合键，调出“查找和替换”窗口，在“查找内容”和“替换为”中都输入该词，然后点击“全部替换”。这时会跳出一个提示框，告诉你完成XX处替换，其中XX就是该词出现的频率（如图3）。

隐藏不放映部分

制作的幻灯片一般不止演示一次，面对不同的观众，需要展示的部分也可能不同。在某个场合如果希望其中的部分幻灯片在放映的时候不显示出来，可以事先将它隐藏起来。

用PPT2007打开要处理的演示文档，在窗口左侧的幻灯片列表中按住Ctrl键，逐一单击选中所有需要隐藏的幻灯片。切换到“幻灯片放映”选项卡，单击“隐藏幻灯片”，即可隐藏选中的幻灯片（如图5），以后在全屏放映此演示时就看不到这些被隐藏的幻灯片了。