个性化财务查询软件刍议

摘要:文章针对通用财务软件在日常查询使用中的不足,编写了符合杭州市铁路投资有限公司需要的跨年度个性化财务数据查询软件,并对通用财务软件的完善提出了建议。

关键词:建设单位;财务软件;查询;个性化;跨年度

一、引言

大型国有建设单位杭州市铁路投资有限公司成立于2006年末,主要从事城东新城9.3平方公里范围内的基础设施的开发、建设和管理,并完成区域内农民及居民的拆迁安置和各类安置房的建管工作,尤其是杭州火车东站东西广场项目,是其重点建设管理的项目之一。单位涉及的各类项目数量达数百个,目前已启动建设的项目均处于在建或基本建成的阶段。

随着国家加大项目建设投资力度,基本建设项目会计核算也显得越来越重要,近年我国颁布的企业会计制度、会计准则及应用指南,对基本建设项目会计核算涉及的内容不多,而现行基建会计制度规定不详细和不尽合理,已滞后于社会经济发展,给国有基建单位核算带来一定的困难,使企业财务人员无所适从,不知道该执行哪个制度或准则对基本建设项目进行会计核算。我们对基本建设会计核算仍然以现行的《国有建设单位会计制度》、《国有建设单位会计制度补充规定》和《企业基建业务有关会计处理办法》为准,具体会计核算时采用“一个账套、多个项目”的方式进行。

二、杭州市铁路投资有限公司采用的通用财务软件面临的问题

杭州市铁路投资有限公司目前采用的是通用财务软件,具备日常账务、部门核算、往来账管理和项目核算等基本功能。我们根据建设单位相关会计制度设置了会计科目并赋于科目相应的往来、部门或项目核算等属性,还根据立项情况设置了各类项目及子项目,通过一系列设置,通用软件已能够基本满足日常核算的需要。但作为通用软件,针对建设单位的具体特点,在实际使用别是针对各类查询的要求仍存在不足:

第一,查询跨年度财务数据不方便,查询往年数据需逐年切换,每次切换只能查询到切换年度的明细。由于建设项目实施周期一般为2-5年,涉及具体项目的会计信息每次只能查一年,遇到查询跨多个年度的财务信息时需不断地切换年度,既费时又费力,十分不方便。

第二,项目核算不方便,通用财务软件可提供的项目账查询功能较单一,难以满足大量的项目核算和查询需要。杭州市铁路投资有限公司的财务和管理人员经常要对各项目要进行不同角度的查询和统计,而该软件在提供项目查询时需要操作人员有极好的记忆力,记住相应项目编码以方便项目定位,而后提供功能较单一的查询。

第三,往来账核算不方便,杭州市铁路投资有限公司采用的是多项目、多科目、多往来的多重多对多模式,而通用软件可提供的往来单位核算仅能提供简单项目往来查询功能,不能快捷地查询有关往来单位余额的历年组成明细和通过明细账链接到凭证查询。此外,通用财务软件的往来账核销等功能使用起来也不是很方便,一旦反记账后,往来账核销的工作需要重做,降低了工作效率。

第四,细节仍需改进,通用财务软件在模糊查询凭证方面需要改进。由于杭州市铁路投资有限公司面对大量的往来单位、同时摘要内容类型多,笔者在查询某单位或某摘要时仅记得其中一、两个关键字,但软件对摘要字段只能提供单个关键字的查询,对往来单位则只支持代码查询,而且提供的查询结果不是列表,而是单张凭证,需要一张一张凭证的翻阅,也不是很方便。

三、提高效率,解决问题,笔者自编查询软件的思路和主要功能

(一)软件编写的思路

1、在本地电脑上生成用于查询的完整数据库。通过ODBC数据接口访问财务软件数据库,将不同年度和月份的财务数据按年月顺序联接起来,在本地生成一个用以查询的临时数据库,并通过必要的程序处理对其进行项目信息、往来单位、明细科目的梳理,最终在本地生成满足各类查询需要的完整数据库。这样做既可以减少对服务器财务数据安全隐患,也可以在后续本地财务查询中提高运行效率。

2、提供尽可能方便的操作界面(见图1)。(1)所有的查询结果均提供列表形式,通过双击列表中的某条记录自动链接到该记录的明细账列表,继续双击明细账中的记录可查询到该记录的详细凭证。(2)提供针对多个关键字的模糊查询功能,如“杭州,地质,勘察”等三个关键词,关键词间加逗号输入到往来单位栏内,在选项中选择“并且”,则提供的查询结果是往来单位信息中同时包括了“杭州”“地质”“勘察”这三个关键词的所有记录。如果选项中选择了“或者”,则显示的查询结果会有很多记录,因为“或者”意味着结果中只要有其中一个关键字就符合条件(见图1)。

(二)软件可以解决的主要问题及提供的主要功能

1、跨年度查询明细账、往来账、项目账。该功能为基本功能,通过对科目代码、摘要、项目名称或往来单位等只字片语的关键字可快速查询到需要的结果。

2、提供六种一对多模式的余额表查询,同时针对查询结果还提供了账账联查、账证联查等查询嵌套功能。六种一对多模式的余额表分别为:科目往来余额表(单个会计科目下所有往来单位的余额表)、科目项目余额表(单个会计科目下所有项目的余额表)、往来项目余额表(单个往来单位下所有项目的余额表)、往来科目余额表(单个往来单位下所有会计科目的余额表)、项目科目余额表(单个项目下所有会计科目的余额表)、项目往来余额表(单个项目下所有往来单位的余额表),且查询到的结果均可提供跨年明细。(工程款科目的项目余额表见图2;项目明细账见图3)。

3、提供三种多对多模式的明细账功能,分别为多栏式科目下所有项目的余额表、多栏式科目下所有往来单位的余额表、多栏式项目下所有往来单位的余额表。

4、针对上述所有查询结果提供EXCEL导出功能,方便编辑和制作各类过程台账,如笔者前文所述的往来账核销功能作为通用财务软件的鸡肋,一经反记账就不得不推倒重来,笔者则采用将重点往来单位的数据定期导出,单独记台账进行核销管理的模式会更加可靠。同时,灵活的财务数据导出功能还为有关职能部门及相关金融机构需要的数据提供了方便的接口。

四、对通用财务软件的几点建议

(一)在主要功能模块之外,应提供额外的功能更为强大且可跨年度查询的功能模块

笔者从事财务工作10余年,其间使用过多款通用财务软件,对各个软件编写的思路也进行了体会和比较,发现各通用财务软件在设计时会不约而同地考虑采用一个会计年度对应一个数据库的原则来进行架构,这样做的好处应该是十分明显,如果假设笔者设计财务软件也同样会采用这种模式,但作者一定会要求设计人员提供专门的跨年度的灵活查询软件。

(二)提供开放并且灵活的各类凭证导入接口

目前很多单位都有自己完整的企业管理软件,且许多重复发生的日常业务其凭证数据完全可通过企业管理软件导出到EXCEL或DBF数据表,然而有些通用财务软件提供的数据接口功能较为单一,且未经认真调试,尽管具备基本功能,但仍无法顺畅使用,通用软件应在这方面下足功夫,为用户节约时间提高效率。

(三)加强计划和预算管理功能

很多大型企业在年初制定各类计划,拟定各种预算,并在季度或年中根据实际工作进度与年初制定的计划和预算进行对比,为提高管理效率,通用软件同样应重视并加强此项功能的配置。

五、结束语

笔者针对杭州市铁路投资有限公司的具体情况,编写的相关查询软件在日常使用中发挥了一定作用,提高了财会人员的工作效率。但随着相关项目的建成使用,面对最后的财务决算时仍需有所改进。然而,不论查询软件如何改进,笔者认为最重要的是两个方面:一是通用财务软件能够提供的基本功能是否全面可靠。二是初如化时的建账思路及相关科目、项目等设置时是否有足够的前瞻性。

参考文献:

1、财政部.国有建设单位会计制度[M].经济科学出版社,1996.

2、财政部会计司.企业会计准则讲解[M].人民出版社,2001.

3、财政部.财建[2003]724号《关于解释〈基本建设财务管理规定〉执行中有关问题的通知[Z].2003-12-10.

(作者单位:杭州市铁路投资有限公司)