高校档案发展公共关系浅见

摘要：高校档案开展公共关系有非常重要的意义，可以推动档案的各环节顺利进行，有利于加深与公众之间的沟通交流，有利于改变档案工作的现状，适应新形势的需要。高校档案中的公共关系职责和任务是建立和维持同公众之间的联系网络，随时收集公众的各种信息，协调关系、传播沟通。高校档案开展公共关系要注意公众性、创新性等原则，还要注意增强公关意识，提高公关素质，树立全员公关的观念，并且根据档案公众的不同特点，选择不同的公关形式。

关键词：高校；档案；公共关系

随着我国加入“世贸”，经济迅速腾飞，高校也获得了前所未有的发展机遇。目前众多高校都在为能成为世界一流名校而不断努力，其中能反映高校历史和发展的资料就显得尤为重要，档案就是最能体现高校存在价值的“宝贝”。高校档案是指高校组织和师生员工在教学科研、行政事务活动及其管理中形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种载体的历史记录。高校档案见证了历史的变迁，在新时代的感召下只有与时俱进地展开公共关系，大力对外宣传我们，才能使中国高校扬名世界。

一、高校档案开展公共关系的意义

1.推动档案的各环节顺利进行

公共关系及其核心思想是一个组织采用传播的手段，通过与公众双向沟通来树立自身形象，以获得公众的好感和支持，为自身发展创造良好的社会环境。公共关系强调组织与公众之间的关系，高校档案部门是由高校授权专门管理档案的机构，档案管理的诸多环节，特别是收集工作直接接触到公众，这就是档案管理具有的公众性。大力开展公共关系能使档案部门与公众有着融洽、和谐的关系，形成管理的良性循环。档案管理人员加强与公众了解就能及时跟踪收集，做到不遗漏、不丢失。否则就会出现档案收集无门，孤立无援的被动局面，影响整个高校的档案工作。

2.有利于加深与公众之间的沟通交流

公共关系的实质是双向传播沟通，高校档案也要加强与公众的双向沟通。高校档案的公众可以分为两部分，一是内部公众，即档案工作人员自身；二是外部公众，即所有的档案用户、新闻媒介、政府机关、所在社区、上级档案行政管理单位，业务指导单位，高校档案学会及兄弟院校档案部门等。通过开展公共关系，加深彼此之间的信息交流，达到理解沟通，互通有无，使档案工作更上一个台阶。

3.有利于改变档案工作的现状，适应新形势的需要

目前，很多高校部门都面临着库房建造、装具购置、经费来源等问题，档案部门的工作不容易一些职能部门那样容易得到重视。档案部门要改变这种状态，就要努力宣传档案的重要性，努力去做公关，争取学院领导对档案工作的重视。我国加入世界贸易组织后，档案部门将面对新的领域、迎接新的挑战，就更有必要搞好公共关系，才能适应新形势的需要。

二、 高校档案工作中公共关系的主要职责和任务

1.建立和维持同公众之间的联系网络

当前在我国的高校档案部门，信息沟通还是一个薄弱环节，因此建立健全学校档案工作网络体系，开辟多种信息沟通渠道非常重要。如在高校建立起简直档案员的网络，把每一个部门、单位都指定负责人和一个兼职档案员，随时与学院档案部门保持密切的联系，交流信息，对于众多利用档案的公众可以定期召开座谈会，开办专用电话、信箱；有意识地和新闻媒体保持良好的关系；主动邀请上级档案主管部门来检查工作。建立联系网络之后要不断地维持和发展它，通过平时的努力，点滴积累，最终滴水成河。

2.随时收集公众的各种信息

要努力达到公共关系状态的最佳化，最基本的前提就是要知道公众现在的态度是怎样的。在收集信息中尤其要注意做到客观性、针对性、随时性、多样性。高校档案部门可以收集内部员工的信息，包括员工档案意识、集体意识、心理状态，为内部创造团结的氛围获得第一手资料；可以通过利用工作了解外部公众对档案工作的意见，把每次的利用情况做详细登记，除了基本的档号、目录、文件名称（案卷题名），特别要记录利用的具体情况，如利用者是否查到了想要的文档，是否完全满足了他们的利用需求，是否提供了多种类的检索工具，是否获得满意的查全率和查准率。

3.协调关系、传播沟通

档案部门要通过联系网络，及时收集了解公众的各种信息进而针对公众的意见采取相应的行动。这个行动就是组织与公众之间的协调、传播、沟通。在协调沟通的过程中，尽管各种方法不尽相同，但有一点是相同的，即只有搞好了组织的内部关系和外部关系的协调沟通问题，组织才能得以正常运转。高校档案部门在搞好内部机制建设，协调好员工关系，在此团结发展的基础上，重点应放在针对外部公众，开展公共关系活动。对于外部公众就要运用各种交际手段和沟通方式，积极对外联络，为组织开辟关系，广结人缘，如举办档案知识竞赛，评选优秀论文、召开档案工作表彰会等，从而为高校档案发展建设创造良好的外部条件，奠定社会基础。

三、高校档案开展公共关系的基本原则

1.公众性原则

一个组织的生存和发展是建立在对环境的依赖上，重视与环境保持平衡和协调的关系，才异常重视公众的利益。基于以公众利益为本的立场，在档案工作中开展公共关系就必须做到：尽心尽力地对待公众的利用需求；真心实意地征求公众对档案工作的意见；真诚地为公众提供各种查询服务；设身处地的为公众着想，为其提供周到热情的服务。

2.创新性原则

公共关系活动中强调创新，作为高校也要寻找一些创新去宣传档案工作，要改变过去单一枯燥的模式，不断摸索、别出心裁，用新颖的活动方式和手段来吸引公众对档案的兴趣，增强档案意识。

3.长期性原则

高校档案的公共关系共组不是策划一次活动，搞一次论文比赛就可以高枕无忧了，而是需要不断持续的努力，一方面着眼于长期规划，一方面着手于平时努力。长期目标的实现是建立在平时点点滴滴的积累、一步一个脚印的基础之上，靠脚踏实地地干出来。

4.经济性原则

档案部门的清贫尤其强调开展公关工作的时候要量力而行，善于精打细算，对于有限的人力、物力、财力进行合理分配，争取以最小的投入获得最大的收获。

四、高校档案的公共关系工作探讨

1.增强公关意识，提高公关素质

高校档案工作要搞好，必须要增强公关意识，直接关系到高校档案的发展。高校档案工作人员除了应具备档案专业知识以外，还要熟悉公共关系学的基本知识，提高公关素质。过去，由于档案工作的机要性和保密性，使其具有一定的神秘感。档案工作人员与外界接触少，默默无闻地工作，被动地等待别人来查档案，而现在信息时代就要求档案工作人员改变这样的封闭性， 变被动为主动，提高公关能力去大力宣传档案工作，要做到既是一个合格的档案管理工作者，又成为一个称职的公关人员。

2.全员公关

全员公关即全员PR管理（PR=PUBLIC RELATIONS）全员PR管理，即通过对全员的公关教育和培训，增强全员公关意识，提高全员公关行为的自觉性，形成组织浓厚的公关氛围与公关文化。高校的档案人员应在对外交往中，自觉把自己作档案部门的代表者，以主人翁的姿态，着眼于树立档案部门的整体形象，主动宣传档案各方面的成就，积极与外界建立沟通渠道，以获得更大知名度和美誉度。随着知识经济时代的到来，档案工作向产业化发展成为必然趋势，高校档案馆（室）可以利用学校优势，通过互联网络开展网络利用档案服务。以高校档案的丰富资源建立爱国主义教育基地、校史教育基地。通过历史资料的介绍增强莘莘学子爱国爱校意识，同时扩大档案工作的影响。当然，要想做到全员PR管理，不只是高校档案人员的事情，它涉及到全校上至校、系领导，下至各位老师。这项工作要搞好，既要有学校领导对档案工作的支持，解决好经费、库房、设备等问题，同时也要得到全校师生员工的理解与合作，特别是各单位分管档案工作的领导和档案员。争取做到人人面前讲公关，处处留有公关意识，为档案工作创造良好的环境。

3.根据档案公众的不同特点，选择不同的公关形式

公共关系的形式多种多样，根据公共关系在档案管理中应用的不同特点，可以分为宣传性、交际性、服务性、社会性等公关模式。宣传性公共关系主要是利用各种传播媒介，向档案公众进行宣传，提高档案公众的认识。交际性公共关系是以人际交换主，通过档案管理人员与档案公众的接触，广结社会良缘，交换了信息，交流了感情，创造了良好的相互信任的心理气氛。服务性公共关系主要体现在高校档案部门为档案用户提供优质服务方面，目的是高校档案馆（室）。以自己的实际行动来获得档案公众的好评，建立档案部门良好的形象和信誉。社会性公共关系是以扩大高校档案部门在社会公众中的影响和知名度的一种模式，这种模式可以通过在高校举办档案知识竞赛，评选优秀论文，召开档案工作表彰会等形成进行。虽然高校档案部门开展公关有多种不同的形式，但这些形式不是孤立的，它需要高校档案管理人员把这些形式灵活地运用。

高校档案努力发展公共关系，既可以使档案工作蓬勃发展，更可以使高校的知名度美誉度获得提高，为国家的教育事业、档案事业做出新贡献。

作者单位：四川外语学院综合档案室

参考文献：

[1]朱同丹,李尚敏,骆兰等.公共关系原理与实务[M]. 重庆：重庆出版社,2003.126-130.

[2]廖为建.公共关系学[M]. 北京：高等教育出版社,2004.96-102.