高校档案工作重要性探析

（华中科技大学 档案馆，湖北 武汉 430074）

摘 要： 高校档案工作作为档案工作的一个分支，是高等学校重要的基础性工作。作者结合多年基层档案工作实际情况和心得体会，从沉淀“学校记忆”，存史资政育人；围绕中心工作、服务学校发展；提供凭证依据，服务师生员工三个方面对高校档案工作的重要意义进行探讨。

关键词： 高校教育 档案工作 服务职能

档案，是指国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。重视档案工作一直是中国共产党的优良传统。一生率先垂范，高度重视档案文献。革命年代，有两个装满档案文献的竹箱子一直带在身边，在红军长征的艰苦岁月里也不例外。在领导中国革命和建设的整个过程中始终高度重视党、国家和军队的档案建设事业，形成了具有鲜明特点的档案建设管理思想理论。九十年代，同志视察上海市档案局时说过这样一段话：“档案工作有它的特点，就是平时不起眼，也不引人注目，但是，一旦当你需要时，如果平时工作没做好，临渴掘井，就悔之晚矣！”这很贴切地说明了档案工作的不可替代性。

一、档案的公共服务职能

近年来，随着档案开放范围不断扩大，其公共服务职能不断增加，发挥着“存史、资政、利民”的重要功能。“存史”，通过档案，回忆延续国家、民族、城市、机构的历史；“资政”，档案中记载了丰富的政治、经济、文化、科技信息，成为发展中的参谋和助手；“利民”，档案的公共服务职能逐年加强，档案在人们退休、社保、婚姻、买房、遗产继承等方面发挥着积极作用。

关于档案的重要性，从以下几个事例可以窥见一斑。2005年，连战抵达沈阳访问，代替母亲探访旧地，时任辽宁省委书记的总理向连战赠送了辽宁省档案馆珍藏的其母亲赵兰坤在辽宁坤广女子学校任教时的档案复制件，连战接过礼物十分兴奋地说：“这是他收到的最好的礼物。”2012年，国家海洋局围绕南海争端和问题，充分利用档案榻立三沙市提供决策依据，为我国向联合国秘书处提交的东海部分海域划界案提供了历史和法理依据。2014年，国家档案局为反击日本右翼言论，有效开展对日斗争，把南京大屠杀和慰安妇两个专题档案交由联合国教科文组织申报《世界记忆名录》，在国内外引起了强烈反响，有效地服务了我国外交大局。

二、高校档案的含义及分类

2008年颁布实施的教育部国家档案局第27号令，对高校档案有明确的定义，高校档案指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档，归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。文件材料的归档范围包括以下十一类：

1.党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

2.行政类：主要包括高等学校行政工作各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

3.学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

4.教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

5.科研类：指科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

6.基本建设类：主要指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文字材料。

7.仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

8.产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

9.出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

10.外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

11.财会类：主要指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。

三、高校档案工作的重要作用

高校档案工作作为档案工作的一个分支，是高等学校重要的基础性工作。结合多年基层档案的工作实际情况和心得体会，笔者认为高校档案工作在以下三个方面发挥了积极的作用：

1.沉淀“学校记忆”，存史资政育人。高校档案记载着高校的校情校史，是学校长期发展积累下来的宝贵财富。比如党群行政类档案，收录了高校建校以来以党委、学校名义的各类发文，重要请示、批复；学校历次召开代表大会、常委会及扩大会、校务会议形成的重要讲话稿、规划、报告等会议材料；纪律、监察、组织、宣传、人事、审计等部门的各类上级来文、本单位工作计划、总结规章制度、中层干部的任免等信息。档案是我们了解高校及其二级单位发展历程的重要窗口。以华中科技大学档案馆为例，在改革开放三十周年之际，学校宣传部、基建处、船海学院等单位纷纷来馆查阅校报、奖证、专利等老档案，制作专题展览，展示三十年辉煌巨变。在学校校庆六十周年之际，档案馆对馆藏的一千多张、建校初期、五六十年代的老照片进行扫描，联合学校媒体及楚天都市报，开展“寻找老照片背后的故事”，很多老校友纷纷打来电话，反响热烈。

2.围绕中心工作、服务学校发展。2010年至今，华中科技大学档案馆先后迎接了中组部对学校中层干部人事档案的审核工作；为教育部科研经费使用情况专项检查提供档案服务；为学校校庆工作和校史馆建设提供档案服务；为审计署组织的专项审计提供档案服务；组织实施脉冲强磁场国家重大科技基础设施档案验收的迎评工作；配合组织部门，提供场地、人员，迎接教育部人事司对教育部干部人事档案的专项审核；开展“精密重力测量”国家重大科技基础设施（筹）的档案建设工作。

华中科技大学档案馆常年面向全校各单位提供档案利用服务，近年来，学校各院系主办院庆活动，档案馆为这些单位的院史撰写、校友联络、年鉴编写等提供各类档案服务；为组织部在干部选拔、任免、调动、党员信息统计等方面提供参考；为人事处在引进人才、职称评定、工资改革等方面提供信息；为房产管理处在货币化补贴发放、房改政策落实等方面提供依据。多年来，配合学校各实验室的验收评估工作，先后为材料成形与模具技术国家重点实验室、机械学院数字制造装备与技术国家重点实验室、煤燃烧国家重点实验室、国家防伪工程技术研究中心、脉冲强磁场的评估验收提供翔实的档案材料。评估中需要的专利、合同、奖证等档案材料，时间跨度很长，数量很多。比如材料成形与模具技术国家重点实验室申报需要的材料时间跨度长达十几年，激光加工国家工程研究中心申报国家防伪工程技术研究中心时，需要提供的科研项目档案多达279项。档案馆提供的资料，为顺利验收评估奠定了基础。2009年，为产业集团下属的华中数控公司上市提供齐全的档案资料。在环境学院与某公司开发放电等离子体烟厂除味技术项目中，及时提供所需的多份专利档案，使得在投标过程中增加了3分商务分，顺利中标，获得了50万元的技术服务费。这种事例不胜枚举。

3.提供凭证依据，服务师生员工。华中科技大学档案馆每年提供档案利用近万人次，为教师、学生、校友的申请课题、遗产继承公证、就业升学、学历证明、出国成绩翻译等诸多方面提供档案证明材料。每年转递毕业生人事档案一万余卷，保障学校就业工作的顺利开展。每年为校友开展成绩外文翻译审核3000多人次，回复各类代办业务电子邮件2000多封，办理各种学历、学籍认证近千人次，积极发挥档案的社会效益。多年来为学校教师申报各类奖项，提供其承担的科研项目档案的证明材料。曾在学校光电国家实验室工作的一位女教授，在档案馆的帮助下，获评了“深圳公共人才奖”后，专门写来信函感谢。多年来为专利发明人提供专利档案的利用，促进科技转换生产力，创造直接经济价值上百万元。

笔者从事高校档案基础管理工作十余年，深刻体会到随着高等教育事业的快速发展，高校档案整理保存的工作量越来越大，社会各界对开发利用高校档案资源的需求越来越强烈，现代科学技术运用于档案工作的趋势越来越明显，新技术给高校档案工作带来了机遇和挑战。新形势下，档案工作人员要不断提高档案业务水平和综合素质，期待高校档案从“三线”走向“一线”，由“冷门”变为“热门”，以平凡创造非凡。

参考文献：

[1]沈牡丹，张云涛.新时期高校学生人事档案管理探析[J].三峡大学学报（人文社会科学版），2010（8）：223-224.

[2]O文娟.浅议高校档案工作的重要性[J].科技信息，2012（8）：78.