如何做好集团办公楼物业管理

摘要：物业管理（property management），就是受物业所有人的委托，依据物业管理委托合同，对物业的房屋建筑及其设备、市政公用设施、绿化、卫生、交通、治安和环境容貌等管理项目进行维护、修缮和整治，并向物业所有人和使用人提供综合性的有偿服务。广义的物业管理包括业主共同管理的过程，和委托物业服务企业或者其它管理人进行的管理过程。集团办公楼的物业管理可分为两个方面，一方面是物业公司的管理，另一方面是甲方对物业公司的管理。

关键词：物业管理办公楼文化

中图分类号：TU243.2 文献标识码：A 文章编号：

物业公司的管理

要做好物业管理，首先要根据物业管理对象确定管理目标，分析物业管理的特点，制定物业管理的原则，明确物业管理的职责和任务，分析提升物业管理质量的途径和管理的方法，促进物业管理工作的开展。

1、物业管理目标

集团办公楼的物业管理，服务客户是集团全体员工，创造宁静和谐、高效便捷的办公环境非常重要。集团员工对办公楼设备及设施的安全运行管理、区域的安全秩序管理、环境管理与环境保护比较关切，体现出自尊与对服务享受的满足。维护客户的核心利益，硬件上营造安全、舒适的环境，软件上创造整洁、有序的氛围，打造一个国际一流的高尚物业是物业公司管理的目标。

2、物业管理的特点

办公楼的物业管理有着与住宅及其它物业管理不同的特点，具体体现为以下几点：

1）技术密集。随着现代科学技术的发展，办公自动化程度越来越高，办公楼内的各种设备、设施日益先进，不但维修程度增大，而且对管理人员、专业人员的要求也较一般其他物业管理人员要高。所以在人员选择上要求专业对口、业务精湛，因人而异地进行选择和安置。

2）频繁。集团办公楼是场所，会议多、来访客人多、联系工作人员多，安全管理及卫生服务的任务是一般住宅物业管理所不能相比的。要求保卫人员的警觉性和责任心要强，对于来访的人员严格按照办公楼内部接待要求实施，详细地做好记录工作。卫生清理应及时、标准高、质量保持性要强，做到随时、随地，专人进行清理，确保各部位、各区域卫生的标准化。

3）性强。集团办公楼涉及领导的活动、内外的交往、文件的制发与传阅，会议的内容从商业角度看有一定的机密性，安全及保密管理非常重要。

4）服务管理要求高。领导参加的会议服务、卫生保洁要按照星级饭店标准要求进行服务，在此期间要求供电通讯不能间断，有时节假日、休息日要正常运转，这不仅加大了服务人员的工作量，而且要求服务人员具有较高的服务技能及较强的服务意识和敬业奉献精神。

3、物业管理的原则

1）权责分明原则：在物业管理区域内，业主和物业管理单位的权利与责任应当明确，物业管理单位各部门的权利与职责要分明。物业的产权是物业管理权的基础，业主是物业管理权的主体，是物业管理权的核心。

2）业主主导原则：业主主导，是指在物业管理活动中，以业主的需要为核心，将业主置于首要地位。强调业主主导，是现代物业管理与传统房屋管理的根本区别。

3）服务第一原则：物业所做的每一项工作都是服务，物业管理必须坚持服务第一的原则。

4）统一管理原则：物业管理中，有业主和委托其他服务单位或者其它管理人进行的管理，最后归口为物业公司统一进行管理。

5）专业高效原则：物业管理单位进行统一管理，并不等于所有的工作都必须要由物业管理企业自己来承担，物业管理单位可以将物业管理区域内的专项服务委托给专业企业，但不得将该区域内的全部物业管理一并委托给他人。

6）依法行事原则：物业管理遇到的问题十分复杂，涉及到法律非常广泛，整个物业管理过程中时时刻刻离不开法律、法规。依法签订的《物业服务合同》，是具有法律效力的规范文书，是物业管理的基本依据。

4、物业管理的职责和任务

1）房屋的维护与管理：对房屋进行维护、保养和修缮，以保持房屋原有的使用功能，防止、减少和控制其破损。

2）实施设备的管理：对设备设施及其他服务系统进行维修和保养，保障设备正常运行，保障能源正常供应，合理调配设备运行时间，节约能源降低运行成本。

3）保洁卫生管理：公共区域卫生保洁，办公室、会议室清洁，做到垃圾日产日清，环境整洁，地面干净，无异味。做好消杀工作有效控制鼠、蟑、蝇、蚊等害虫滋生。

4）会议系统管理：会议预约、为会议及与会者在会前会中提供服务，包括水牌指引、会场布置、会议前的服务、花卉的摆放、音响操作等，保持会议系统正常运转。

5）客服接待管理：对来访人员进行接待和引导，对客户咨询和投诉登记处理，解决客户的合理需求，配合各种参观访问活动做好相应服务，发现异常情况及时上报。物业公司自己操作的一些事情要以适当的方式通知或告知业主，做到标志清晰，导向正确。

6）绿植租摆管理：保持绿植完好，花草树木长势良好，及时更换枯黄衰老花木，定期浇水施肥清理黄叶，保持绿植没有病虫害。

7）治安保卫及消防管理：外保负责室外的安全保卫工作，做好巡逻检查，确保门口无人员聚集，严防失窃现象发生，负责车辆停放整齐无划伤。内保负责室内的安全、监控工作。中控室和监控室24小时有人值班。消防管理要求消防设施完好无损，随时能正常启用，制定消防管理制度和消防应急预案，定期进行安全用电用气宣传，定期对设备进行巡检，及时消除消防隐患。

8）地下停车场管理：保证固定车位不被占用，引导临停车辆停放在指导车位内，临停车辆按时缴费，正确疏导过往车辆使高峰期车库内不出现拥堵，管理停车场内车辆不出现偷盗和划伤现象。

5、办公楼物业管理质量提升的因素

1）抓在岗人员素质。工作人员直接为领导服务，保洁人员还接触到领导办公室，性强，抓好思想教育，增强服务意识，使员工能按照规程操作、规范服务，坚守职业操首。

2）抓好服务技能工作。现代办公楼是智能型的，设施设备自动化程度高，通过培训提高操作服务人员的业务技能。

3）抓物业维护质量。 主动安排预防性维修，及时完成日常性维修，认真进行改善性维修。

4）紧抓内部服务管理。 做好服务规范化，操作目标化，管理制度化。

5）抓安全教育。贯彻安全无小事，人人都是安全员思想，不论保洁、租摆人员还是安保、工程人员，只要发现有安全隐患，均有责任反映上报，以便及时消除隐患。

二、甲方对物业公司的管理

1、选择优秀的物业公司是做好物业管理的前提。

物业管理公司的选择，主要考虑以下几个方面：

1）品牌

品牌代表着企业所提供的产品是经过了时间的检验，被社会接受和消费者认可的，体现了企业信誉和产品质量的知名度，具有品牌形象和知名度的物业管理公司，为业主和客户提供良好的服务产品。

2）业绩

考察物业公司承接的物业项目，管理的水准和服务质量，管理的物业规模，物业类型，以及获得的荣誉等，业绩代表物业公司承接合同的能力。

3）实力

物业管理公司专业管理人才，决定着物业管理公司管理水平的高低。企业管理模式、管理机制、管理体系、有力的管理支持系统、物业类型经验、经济效益状况等都是体现物业公司的综合实力的因素。

4）专业

物业管理公司具备一定的专业化水准，运作程序较为规范，产品质量经过国家认证，提供服务细致到位，对市场和服务对象有深入的了解和研究，对政策和法律法规熟悉并运用自如，企业自身建立一整套物业管理的规章制度。规范的物业管理公司体现出专业化的运作方式。

5）特色

物业管理公司经过多年的运作，形成了自己的特点和优势，积淀了自己的企业文化，总结提炼的管理理论也有独到见地。选择物业管理公司时，可根据自己物业的特点与市场需求有针对性的去考虑管理公司，取其所长，避其所短。

2、定期召开物业例会

物业例会是对物业公司各部门的每月、每周运作情况进行汇报检查、组织协调、落实进度、布置任务。会议所做出的决定对各部门有约束力。物业例会是甲方与物业公司沟通最有效的途径。

3、对物业公司工作进行监督检查

根据《物业管理条例》、《物业服务合同》等，监督检查物业公司各项工作的完成情况、履约情况，检查物业的工作是否符合合同中约定的服务标准。服务标准能进一步完善物业管理服务的制度建设，细化内容，制定规范，使每一项服务乃至每一个细节都有章可循，有则可守，避免人为因素造成操作上的差异性和服务的不规范性。

4、审核物业公司提交的物业费用预算及使用情况，审批各项发生的费用。

物业公司将当年预计发生的所有费用预算报甲方进行审批，批复后的费用是年物业管理费的总额，原则上不得突破。物业公司除办公费、备品备件费和能源费不需审批外，其他发生的费用均需甲方审批后方可实施。甲方接到申请文件后，需落实事件是否必须发生、如何操作、费用是否为市场标准、如何优化成本最低等，批复后跟踪事件的完成情况。

5、和物业公司一起做好个性化管理

做为集团办公楼，集团员工会有不同的个性需求，通过不同的渠道汇集到甲方，经过甲方和物业公司的正常沟通，在不增加或少增加物业费用、不突破物业公司管理原则的前提下，尽可能满足集团员工需求，给相关人员一个满意的答复。

6、共同给业主创造一个如家的环境

集团办公楼是集团员工的第二个家，温馨的环境使员工有回家的感觉。节假日期间，在室外广场和室内大堂布置一定主题的迎宾花卉，灯光照明采用节日场景；圣诞节时，给集团员工赠送糖果和小礼物；春节期间在大堂和餐厅悬挂灯笼，电梯厅播放温情洋溢的背景音乐；禽流感时期，公共区域增加消毒频率；LED屏幕每天显示车辆限行尾号等。

7、要及时把集团的要求下达给物业公司并体现到物业服务中

集团要求加强节能减排，实现降本增效，物业公司积极响应，调整公共区域照明灯具运行时间，上班时间2个照明回路亮，下班后，1个回路亮，夜间应急回路亮。世界地球日前，制作大量展板宣传保护环境、爱护地球、绿色出行。

8、将企业文化与物业管理结合起来

珍惜有限、创造无限是企业理念，也是物业管理的行动指南；服务为本、自强不息是企业精神，也是物业服务的指导思想；最大限度满足客户的长期需求，为社会和股东创造最大财富，是企业和物业公司共同的历史使命。

9、和物业公司共同维护外部关系

办公楼的外部关系比较复杂，上有各个政府部门和各种管委会，下有派出所居委会街道办事处均可管辖，还要和电力公司、燃气公司、热力公司、自来水公司以及市政部门打交道，利用物业公司强大的外部关系网联络及协调这些关系，定期进行沟通和维护，营造一个和谐、稳定、健康的外部环境。

综上所述，要做好集团办公楼的物业管理，在物业公司和甲方做好自己的本质工作的同时，必须齐心协力并肩奋斗以保障业主的舒适与安全。