大数据视角下试论档案信息资源的开发和利用

[摘 要]随着大数据时代的来临，大数据作为重要的战略资源在各行各业开始发挥重要作用。档案是重要的信息资源载体，管理人员更应该应用大数据技术，加强对档案资源的开发利用。本文阐明了大数据对档案信息资源开发的现实意义，并对当前复杂经济形势下运用大数据加强档案信息资源开发利用的具体策略进行深入分析，从加强档案管理、建设数字化档案馆、深入挖掘信息资源展开论述，以期为档案信息资源的高效开发提供建议。

[关键词]大数据；档案；信息资源

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.000

[中图分类号]G273.5；G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）16-0-02

0 引 言

大数据作为一个时展标记，已经成为不可或缺的生产要素。档案作为任何经营实体成长和发展的客观记录，在企业的发展中扮演者至关重要的角色，是企业做好数据管理的基础。如何利用好大数据技术推动档案信息资源的开发利用，是企业在现代化、规模化和信息化道路上顺利前进的必要保障。因此，发挥大数据在档案信息资源利用中的基础性作用，对于确保企业在复杂的经济环境中把握正确发展方向，拓宽发展空间具有重要意义。

1 大数据在档案信息资源开发利用中的现实意义

目前，大数据已经在全世界范围内发挥越来越重要的作用，例如：提升政府服务效率、加强社会管理、推动经济又好又快的发展等。当前，很多档案资源进入休眠期，与人们对其意义和作用认识不清有很大关系。

1.1 传承企业文化

文化可以认为是一种文化现象，是有一定的形象意识、核心理念、价值观和行为方式等构成的。对于任何一个经营实体而言，档案管理都是一项重要的工作，其成长变革、管理经验都在档案中得到了很好的体现，反映了一个实体的核心竞争力和战略发展思想。可以说，文化是内容，而档案则是承载这种内容的载体，因此在传承文化、发扬企业价值观等方面具有不可替代的作用。

1.2 助推企业发展

在互联网时代，利用大数据技术加强档案管理工作，是更好地开发利用档案信息资源的必然选择，在企业追求更大经济效益，优化管理方式，实现更好更快发展方面具有积极作用。具体而言，利用大数据深入挖掘企业的档案信息资源，可以发现更多的潜在有价值信息，能够为发展决策提供重要参考，进而转化为实际生产力，推动企业快速发展。

1.3 预防运营风险

在经济形势日益复杂的今天，任何经营实体面临的运营风险都会倍增。只有运用有效的技术手段，加强信息研判和制度管理，才能及时辨识和防范风险。运用大数据加强档案信息资源的利用，可以产生一种倒逼作用，通过暴露企业运营中的实际问题助推自身加强管理，防范管理风险，弥补管理不足。此外，档案包含了丰富的信息资源，能发挥凭证作用，是企业进行风险控制的关键信息资源。

2 运用大数据加强档案信息资源开发利用的策略

2.1 运用信息化技术，加强档案管理

运用信息化技术加强档案管理，提升档案管理系统的整体水平，是有效发挥大数据作用的前提。具体而言，需要有针对性地加强以下几项工作：①对现有的档案文件管理流程进行优化，使其符合计算机运营条件的需求，为更加高效地进行档案管理创造条件；②对档案信息化管理软件进行优化升级，按照文件处理流程需要设计相应的软件功能；③构建系统的内部控制体系，加强对信息系统的保护，使档案信息始终处于安全保护状态。

建立一支具有大数据应用意识和能力的专业化管理队伍，是提升档案管理信息水平的关键。高科技设备必须由专业人才操控，档案管理信息化必须加强人才队伍建设。具体而言，必须重点培养档案管理人员的以下技能：①分析和研究档案信息的能力；②运用现代化技术管理档案的能力；③提供高效率档案信息咨询和服务的能力。为此，企业必须重视和不断加强档案管理人才的教育，开展形式丰富的培训、调研和竞赛活动，打造一支具有高度政治觉悟，能自觉保守工作秘密，同时又拥有顽强作风和过硬技术能力的档案人才队伍。

2.2 采用私有云手段，建设数字档案馆

现在很多经营实体在向规模化发展，拥有比较庞大的组织架构和下属单位。在大数据时代，做好档案资源的集中开发，进行科学的分级管理，不断加强档案资源存储的安全性、信息搜集的标准性，档案管理的数字化及信息服务的网络化是推动企业档案管理数字化的必由之路。因此，建设数字化档案馆，是充分运用大数据推动档案资源开发利用的关键。相比于传统档案馆，数字化图书馆在信息的安全保护方面更需要加强，利用好私有云技术，是可行的解决之道。私有云通常设置在防火墙后，是专门为分支机构或者内部人员服务的云，是确保信息安全性、数据安全性和服务水平的最有效手段。企业档案中一般都包含了很多重要和敏感的信息，一旦建设成数字化档案馆，必然会面临更大的安全风险，因此非常有必要加强信息资源的安全性。鉴于云计算安全性还无法提供有效保障的前提下，运用私有云为数字化档案馆提供信息安全保护成为必然选择。

此外，建设优质的数字档案馆，也必须对相应的基础设施进行置换和升级。从硬件设施上，应该配备数字化设备、服务器以及相应网络设备等，同时也应该对系统软件进行升级。数字档案馆建设必须实现信息资源的数字化，一方面，运用数字化技术对声像档案、照片档案及纸质档案等原始档案进行处理，同时做好电子文件的接受、加工、整理和存储，实现信息资源的数字化转变；另一方面，加强对数字化档案资源的开发利用，避免它们进入沉睡期，提供更加优质和高效的信息检服务。

2.3 以大数据为统领，深度挖掘档案资源

很多实体在进行档案管理工作时都存在较为明显的重收藏、轻利用的现象，档案馆的建设更多的是参考资源中心模式。这样，档案管理人员将工作重心错误地放在接收资源进馆上，导致档案转化为有用信息资源的效率严重滞后，使进入半衰期的档案资源无法发挥自身应有价值，直接进入沉睡期。当前，尽管已经进入大数据时代，但很多企业的档案馆却逐渐被边缘化，成为一个可有可无的机构。大数据背景下，档案资源应该从被简单捕捞的角色转化为一种能发挥实际作用的资源，使其具备“数据”特色，为其他各类问题的解决提供参考依据。企业要利用好大数据盘活档案信息资源，通过对大量数据的分析，发掘其潜在价值。也就是说，大数据时代，档案馆的业务将会发生直接转变，从传统的资源“收集器”向综合分析、深度挖掘和利用资源转移。

对于企业而言，只有不断提高综合分析和深入挖掘档案信息资源的能力，才能为企业发展提供更好的信息服务。档案工作人员要紧跟企业中心工作，对档案信息资源有针对性地进行开发利用，能够为用户提供多样性的和精准的信息检索服务。同时，加强对现代信息处理技术的学习，如微缩复制技术、计算机技术和光盘影印技术等，在档案信息的储存、上传和管理工作中利用新技术。此外，为了确保这些新技术的有效运用，需要合理地更新档案馆的技术设备，从而提高档案管理的效率。也就是说，在大数据时代，只有不断加强综合分析和深度挖掘档案资源的能力，才能真正发挥档案的信息价值。

3 结 语

在互联网高速发展的今天，大数据已经成为各行各业重要的生产要素。作为承载大量有价值信息资源的档案，更应该顺应科技发展潮流，以大数据下档案管理工作的新变化为切入点，推动档案管理工作的现代化发展。在信息资源日益重要的今天，档案资源与实物资产具有同等的重要性，各经营实体应该积极运用大数据技术推动档案管理工作的进步和发展，通过综合分析和深度挖掘，避免进入沉睡期，全面发挥其在传承企业文化、助推企业发展和预防经营风险的作用。

主要参考文献

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