工程项目资料管理的重要性分析

摘要：随着施工企业对建筑工程中档案资料管理重视程度的提高，档案资料的管理工作将更加完善，必定会有效促进工程建设的实施，推动企业发展。本文根据笔者工作实践，对工程项目资料的管理工作中存在的问题及措施进行了分析和探讨。

关键词：工程 项目 管理 资料 重要性

中图分类号：TL372 文献标识码： A

在进行建筑工作档案管理的时候，需要结合建筑工程档案的真实情况以及管理人员的需要，主动的去整理和归纳一些需要的信息，这些都是需要在档案中完整的呈现的，需要将这些信息整理统计成一份科学完善的报表，提供给管理决策人员作出科学的判断，为项目工作的实施提供有力的保障。

一、工程项目资料的管理工作中存在的问题

（一）企业工程项目资料管理中存在管理意识薄弱

工程项目的负责人以及管理人员对于工程资料的认识不到位，管理意识薄弱。不能将对资料的有效管理落实到实处仅是口头说说。主要工作内容放在了抓工期、抓工程的质量、以及工程的安全等方面。认为只要按时保质保量地完成项目建设就可以，完全没有认识到项目工程资料的重要性以及实用性。从而导致了工程的建设之中档案资料的整理以及管理。

（二）施工单位的疏忽

对于施工建设过程中的资料，施工单位不是一步一步按照施工的每个具体环节来记录产生资料，大多数的情况是在这个项目工程将要竣工的时候在突击弄资料。这样不能真实有效地记录工程中的每个环节的具体内容就使得工程资料的真实性大大减弱。不能真正起到工程资料的有效实用价值。

（三）对建筑工程中档案资料的管理不到位

建筑工程的档案资料包含了多方面的数据资料，其中包括管理、施工、设计、质检等部门。 各部门分工合作， 致使档案资料完整存在相当大的难度。例如，在工程施工或竣工验收过程中，档案管理人员必须到现场才能对有关施工问题的档案规整记录，档案资料记录的全面性和准确度才能得到保证。如若不然，施工过程中的档案就得不到及时整理，或者在工程竣工验收过程中出现差错，而且这些差错很难被发现。

（四）建筑工程中档案的管理制度不健全

目前，施工企业的档案管理依据是 20 世纪 80年代末国家有关部门颁布的城市建设档案管理规定，该规定对档案资料管理的具体步骤没作详细规定。 虽然有的地区制定了相关的制度，但是宣传不到位，施工企业管理人员对此没有给予足够重视，直接导致了建筑工程档案资料管理制度无法落实。

二、项目工程资料管理的重要性表现在以下几个方面

（一）项目工程资料对于城市的发展建设具有重要的意义

建筑是一个城市最主要的一部分，项目工程资料在城市的规划和建设中形成了对国家和社会具有一定价值的文字、声像以及图纸等等重要的文件资料。这些资料是传承这个城市文明的有效的载体，项目建设资料的有效记录是对城市中的建筑的全过程中的每个环节的真是记录，是一笔很宝贵的资源。与其说是对于工程的一种记录不如说是一座值得后人借鉴的知识宝库，通过在我们生活的城市中的建筑的有效详实地记录无形中形成了一种潜在的生产力。通过记录在以后对它的研究、管理甚至开发利用，会有效推动城市的发展以及我国经济社会的而发展，为社会创造出更多的财富造福大众。

（二）建筑工程档案资料管理职责应该得到规范

一个合格的建筑工程档案资料管理从业人员只有明确了自身的工作目标，才能提高工作效率。就当前建筑行业的发展形势来看，建筑工程档案资料管理从业人员的职责是：搜集、记录、规整企业相关部门的档案资料和数据；对工程施工部门的施工过程、进度进行检查；检查工程中的各项档案资料的记录情况；对工程建设的有关资料做好记录，在需要时能够及时找到；检查各部门的工作进展程度；加强与企业管理人员的联系，对于建筑工程设计中有更改的地方做好跟踪记录；对企业图纸、文件等要妥善保管，对借出去的资料要做好相关记录；获得企业领导许可以后到其他企业借阅资料；建筑工程的档案资料多为机密性文件，档案管理从业人员要对进出资料室的人员进行盘查；对于企业安排给个人的其余的工作也要认真完成。 只有档案资料管理工作得到保障，建筑企业的其他工作才得以更好开展。

（三）对建筑工程中档案资料管理制度进行优化

建筑工程中的档案资料管理是一个庞大的工程，要想保证管理的有效性，就必须采用制度化的管理措施，使得档案资料的管理更加规范合理。 这成为建筑工程顺利实施的坚强后盾。 要进行档案管理制度的优化，首先要对档案管理的范围做一个界定。 建筑工程中的档案资料界限明确，它主要包含了建筑工程资料、设备档案、有关工程建设的内部资料等，其机密程度很高，对于这些资料的管理必须要严格保密。 作为一个合格的建筑工程档案资料管理从业人员，必须要有良好的职业道德和扎实的专业基础，对企业的档案资料根据企业制度进行妥善保管，并且实施严格保密制度，不得有任何故意泄露公司机密的行为。

三、加强工程项目资料的管理的措施

（一）提高建筑工程中档案资料管理从业人员的素质

要做好建筑工程中档案管理工作，首先要从提高从业人员素质做起。 档案资料管理从业人员必须接受相关的专业教育，对建筑工程的相关知识和国家政策有一定的了解，有一定的计算机操作能力。因此，企业在进行档案资料管理从业人员的选拔时一定要严格，不能，要对所选人员进行岗前培训。此外，档案资料管理从业人员要具有高度的责任感，按照国家法律和公司规定办事，认真负责，做好自己的本职工作。

（二）建筑工程档案资料管理职责应该得到规范

建筑工程档案资料管理从业人员的职责是：搜集、记录、规整企业相关部门的档案资料和数据；对工程施工部门的施工过程、进度进行检查；检查工程中的各项档案资料的记录情况；对工程建设的有关资料做好记录，在需要时能够及时找到；检查各部门的工作进展程度；加强与企业管理人员的联系，对于建筑工程设计中有更改的地方做好跟踪记录；对企业图纸、文件等要妥善保管，对借出去的资料要做好相关记录；获得企业领导许可以后到其他企业借阅资料；建筑工程的档案资料多为机密性文件，档案管理从业人员要对进出资料室的人员进行盘查；对于企业安排给个人的其余的工作也要认真完成。 只有档案资料管理工作得到保障，建筑企业的其他工作才得以更好开展。

（三）对建筑工程中档案资料管理制度进行优化

建筑工程中的档案资料界限明确，它主要包含了建筑工程资料、设备档案、有关工程建设的内部资料等，其机密程度很高，对于这些资料的管理必须要严格保密。对于需要借阅档案资料的人员要进行严格盘查，不得让其他人员直接接触档案资料。 如果该人员获得了企业领导的批准需要进行相关档案资料的查阅，档案资料管理人员必须对他的证件进行仔细查阅，确认无误后才能允许他查阅档案资料，并做好有关记录工作。 对于整理好的档案资料要排列整齐有序，切不可乱堆乱放，也不要把不相关的杂物和档案资料放在一块，确保档案查找方便、快速。 要注意档案资料的外借时间，对于借阅期限已满但是还未归还的档案资料要及时追回。 为了保证档案资料的完整性和清晰度，对容易破损的资料要加以保护。 档案资料管理人员应运用现代化的知识理念提高工作效率。

四、结束语

我国的建筑业在持续不断地发展，在得到了发展机遇的同时也面临了一些问题。建筑资料是对我国建筑具有很重要作用的一项资料，但是这项工作的管理现在面临着一些问题，本人结合工作经验对这项工作的重要性以及应如何开展工作进行了论述，希望对以后工作有所帮助。

参考文献

[1]欧一兴.浅谈建筑施工单位技术资料管理的重要性.中国房地产业，2011年第3期

[2]梁甜.浅议建筑工程技术资料管理的重要性.企业技术开发，2013年第12期

[3]邓建平.论建筑工程资料管理工作的重要性.山西建筑，2013年第29期