浅谈协议供货工作中存在的问题及对策

中华人民共和国财政部第18号令《政府采购货物与服务招标投标管理办法》附则中明确规定“政府采购货物服务可以实行协议供货和定点采购,但协议供货和定点供应商必须通过公开招标方式确定。”这就意味着协议供货的供货商必须是通过公开招标中确定的。在我国政府采购领域中协议供货是一种较为常用的采购形式,通过公开招标方式确定协议供货的供货商和协议产品,在协议有效期内,采购人直接与协议供货商签订供货合同的一种采购方式。因其具有提高政府采购效率,满足采购单位零星采购需求,降低成本,保障质量等优点备受采购人青睐。

1 协议供货的历史由来

协议供货制度是由政府采购衍生的一种采购方式,在西方发达国家有比较长的历史。协议供货是资本主义商业长期发展趋向成熟的结果,买卖双方良好的商业信用,是保证长期供货有效履行的前提。在西方发达国家,这种采购方式被广泛应用于政府办公用品、基础设施建设材料、劳保用品、通用设备等项目采购之中。在供货合同中,规定了商品的品种、规格、数量、供货期限、付款方式、索赔、优惠率等条款。一般来说,协议供货的供应商多是具有雄厚实力和良好商业信誉的大公司。

在我国,协议供货是一个新兴事物,还处于探索阶段,各地区都在法律许可的范围内摸索着前进。我国的协议供货主要是指对纳入政府集中采购目录以内的政府采购项目(不含工程采购项目),通过招标方式确定中标供应商及其所品的品牌、型号、配置、价格、供货期限、优惠率、服务承诺等内容,并用协议的形式加以明确,各采购人在协议范围内进行采购的一项政府采购管理制度。协议供货一方面使政府的采购程序更加公开化,规范化,透明化,同时也提高了各行业之间的良性竞争；另一方面也要求政府采购工作做到了严格的监督审查。实行协议供货的项目,一般为规格或标准相对统一、产品品牌较多且市场货源充足且价格不高的通用类产品。但我们不能否认的是,任何政策的执行有优点也会有一定的弊端,关键是看应该怎么处理和应对这些问题,把政策与制度更加完美的运用起来。

2 协议供货工作中出现的问题

在实行协议供货的这几年中,协议供货在工作实践中慢慢的暴露出一些问题和不足,如协议供货的价格难以控制,协议供货商的服务质量如何提高、协议供货的范围的控制、协议供货商的诚信等都制约着协议供货的发展。

2.1 协议供货中的价格控制问题

利润最大化始终是企业的经营目标,科技的进步,电子产品的更新换代又使得价格在不断的变化,如何做到产品价格的变化和产品的性能同步,这是值得研究的。

以次充好的做法,是供货商提高自己的利润降低供货价格的惯用伎俩。对于那些更新频率快的电子产品,供货商会将淘汰或低配的产品,以原先的高价卖给采购人来赚取高额利润。

有些协议供货商中标后不能严格按照投标时的承诺执行。比如不执行或变相不执行投标时承诺的优惠率,不及时根据市场变化变更报价。产品品牌的差异也会使同一配置的产品有不同的价格,在工作中经常遇到同一配置国产品牌就比外国品牌便宜得很多,同是国产品牌大品牌又比小品牌贵很多。

2.2 协议供货商的日常管理问题

在协议供货商的日常管理中,如何提高协议供货商的服务质量和积极性,如何加强他们的诚信素质,其实是采购管理部门在探究的一个问题。在现实工作中会出现部分协议供货商超范围供货(包括超自己中标的范围和超协议供货的范围)；有的协议供货商服务不到位、不积极；有的协议供货商在产品价格、产品质量上缺失诚信。这都与一个企业的管理规范与否、业务人员素质高低、服务意识的强弱、对政府采购政策法规的理解有很大的关系。

2.3 协议供货的范围如何控制问题

协议供货的范围并不是扩大的越多就越好,适合的度才是最好。范围过宽,会导致采购管理部门对供货商监管的缺失；范围过窄,又会给采购单位的日常采购工作带来不必要的麻烦。所以,如何把握这个度,需要我们在工作中不停地摸索和探寻。

以我区协议供货为例,我区协议供货从2008年开始已经有4年,协议供货的种类也由最初的几类发展为39类。从办公设备、办公家具到现在的厨房用品、印刷品等。协议供货的范围是随全区各采购单位的需求和科技的进步来逐步增加的,为了方便各采购单位的日常工作,对于频繁使用到的采购项目,采购金额又相对不大时,通过协议供货来解决是种非常方便简洁的途径,既可以满足采购单位的需求,减少采购时间,又可以降低成本提高质量。

3 协议供货工作中的应对措施

协议供货源于发达的西方国家,是基于诚信的基础上发展而来的,我们的协议供货现正处于摸索阶段,出现问题如何解决,如何引导协议供货商提高自身的诚信,是需要我们在工作中探讨和实践的。

31 通过规章、制度完善协议供货制度,规范协议供货商行为通过制定规章制度来完善协议供货制度,如协议供货处罚制度、协议供货动态价格上报制度、协议供货采购流程、协议供货调研走访制度、协议供货投诉处理制度等,规范协议供货商的行为,间接提高协议供货商的诚信。

以我区为例：

(1)协议供货处罚制度：政府采购法对违法供货商的处罚作了规定,较为笼统,不便于实际操作；我区将不同的违约特点与本地区的实际相结合,制订了符合本地区的处罚办法和措施。对于轻微违约行为,实行口头批评；对于一般性违约、投诉事件和多次口头批评屡犯,在全区实行通报；对于严重违约的,取消其当年的协议供货商资格。

(2)协议供货动态价格上报制度:对于常用品牌的协议产品要求协议供货商定期上报产品动态价格表,对于上报的动态价格表定期到各大产品零售处进行抽查,监督各供货商是否有欺骗行为,并对欺骗行为进行通报,取消本年度的协议供货商资格。

现在各单位负责政府采购工作的一般是财务、资产或后勤的工作人员兼管,即使是专职从事政府采购的工作人员,也不一定熟悉所有办公设备的市场价格。通过公布产品动态价格表的方式,使采购价格公开透明,借此解决市场信息闭塞的问题。通过产品动态价格表使采购人员大致了解市场价格,通过与供货商进一步的价格谈判,获得更优惠的采购价格。另外,公布可参照的采购价格也能有效避免个别采购人的不规范行为,便于财务和采购监管部门对每一个成交合同的价格进行监督,有效地降低了监督成本。

(3)协议供货调研走访制度：通过协议供货商的座谈会、走访,可以及时了解市场的变化和协议产品的动态价格,加大对协议供货商的义务和协议供货的处罚制度的宣传,增强协议供货商的思想觉悟,提高协议供货商的诚信。

(4)协议供货投诉处理制度：对于投诉制度要做到既要让协议供货商分清责任,避免乱投诉,又要给协议供货商提供快捷的投诉渠道,正确的、合理的投诉要及时处理,保证投诉供货商的合法权益得到保障。逐步实现投诉处理程序化、规范化。

3.2 通过建立激励机制,提高协议供货商的积极性

全年的考核与检查结果可以作为对供货商奖励的依据,凡名列前茅的协议供货商给予奖励。奖励的办法有：一是进行通报表扬；二是享受投标下一年同类协议项目的,优先定为协议供货商；三是免予一年的政府采购的监督检查。

3.3 通过采购全程的监督管理和日常考核,加大对协议供货商的管理力度为防范协议供货商在协议期间内诚信缺失,损害采购人的合法权益,就必须要对协议供货商履行其承诺的情况进行事中监督管理和事后考核检查,以确保其履约,对发现的重大违法问题,取消其协议供货商资格。同时,政府采购监管部门密切关注市场的价格行情,加强对协议供货商的价格、产品质量的跟踪监督,有效遏止定点供货商降低质量、抬高价格等行为。

通过考核,一方面能使那些遵纪守法,诚实守信的供货商继续为政府提供服务,另一方面使那些被警告责令限期改正又无实质性改进的供应商退出政府采购市场,并将考核和处理结果向社会予以公告。既保证了政府采购市场的稳定,又体现了公平、竞争和奖优罚劣的原则,还能够促进供货商不断提高服务质量、降低产品价格、改进服务态度、完善服务措施,为采购人提供满意的服务。

协议供货有效地解决了零星、频繁采购的难点,是政府采购的一种补充形式。协议供货的管理要贯穿于协议供货全过程中,要注重事前调研、事中监督、事后考核。总之,要逐步加大对协议供货的各项规章制度的健全和完善,细化各项措施,维护公平竞争,使各供货商得到相对平等的机会,并对协议供货过程中出现的一些问题及时加以研究并解决,使之最终走向一个健康、公平的发展方向。