浅析档案的收集及鉴定理论

摘要：档案馆按照规定程序接收各单位移交的档案并进行库存馆藏，时间久了必然造成档案数量的大量堆积。要解决库藏档案数量急剧增加，档案鉴定滞后于社会发展形式和其他档案管理环节的问题，要使档案鉴定工作尽快地步入良性循环，必须对现有的理论、方法、标准进行整合。档案鉴定理论，说到底应该是一种方法论。离开了具体鉴定方法与相关标准，理论便会成为空话。所以，对档案鉴定理论的分析与整合应该是以方法为主线。本文现就档案的收集及鉴定理论做客观探讨与分析。

关键词：档案鉴定　重要标准　全宗　整合

征集流散在各机关、各部门、个人与国外的有价值的各种历史档案和相关资料，是档案馆收集工作中必不可少的补充手段，分为非强制性的和强制性的两种。一般采取在协商的基础上，通过复制、交换、捐赠、有偿转让等方式，将档案集中到档案馆；在特殊情况下，集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或需保密的档案，当其保管条件恶劣或者由于其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全时，国家可将其收购或征购入馆，也可代为保管。

一、档案的收集

档案馆（室）取得和积累档案及有关资料的一项工作，是档案管理工作的重要环节。其手段主要有接收、征集和寄存3种形式。按照法定的原则、程序和规定的制度移交和接收档案，是档案馆和档案室补充档案资源的最基本形式。其基本内容包括两个方面：

（1）各级国家机关和各种社会组织的档案室，按照规定接收本机关业务部门和文书处理部门办理完毕移交归档的文件；

（2）各级各类档案馆依据国家法律和有关规定接收现行机关和撤销机关的档案。

接收的范围和要求：①档案室接收本机关工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案，包括科学技术档案、会计档案等各种专门档案，录音带、录像带、照片等各种特殊载体的档案；②各级档案馆接收本级各机关、团体及其所属单位具有长远保存价值的档案，以及与档案有关的资料。我国省以上档案馆接收具有永久保存价值的、在立档单位保管已满20年左右的档案，省辖市和县级档案馆接收永久和长期保管的、在立档单位保管已满10年左右的档案。

寄存一般是通过协议的形式将档案存放到档案馆。寄存档案的单位或个人不失其所有权，并享有优先使用权以及能否准许其他人利用的决定权。已保存在博物馆、图书馆、纪念馆等单位的，同时也是档案的文物或图书资料等，一般由其自行管理。

二、间接鉴定法与相关理论

间接鉴定法以新职能鉴定论为主要理论依据。该理论的基本思想是：档案应体现文件之间业已形成的相互关系。档案价值取决于社会结构，通过社会职能得以体现。新职能鉴定论有它的深刻和独到之处：

首先，这种理论把档案鉴定提升到了广阔的社会背景之下，鉴定的着眼点不再是具体文件，也不再是文件的内容，而是文件所从属的职能、任务或活动。其次，这种理论体现在方法上，是一种前端控和批量任务或活动。其次，这种理论体现在方法上，是一种前端控制和批量进行的间接鉴定法，有简便易行、效率较高的特点。由于它适应了电子文件大量出现的情况，为中外许多档案学者所认同。但是，这种理论与方法的弊端也是显而易见的。

主要表现在：就方法而言，因其是一种间接鉴定法，故无法对文件的具体情况进行微观分析，可能导致鉴定中的简单化、片面性和一刀切；就理论而言，某种职能本身如何定位，即如何确定其重要程度或社会意义，甚至可能比内容分析更复杂，更困难。因此，新职能鉴定论与间接鉴定法主要适用于前端鉴定，对于多次的后续鉴定，我们还需同时借助其他鉴定理论与方法。

三、需求预测法与相关理论

需求预测法以“利用决定论”和“主体需求主导论”为理论基础。这类理论的基本思想是：档案的价值不是档案本身所固有的、内在的，而是由人们或人类社会的利用需求决定的。换言之，它将利用者的利用者的利用需求视为鉴定档案的最重要标准。这类理论体现在鉴定方法上便是需求预测法。它强调鉴定工作要考虑利用者的需求，具有积极的意义。但是，其局限性也是十分明显的：一方面，它使鉴定过程带有很大的主管随意性；另一方面，它使鉴定标准脱离了文件及其形成者本身，并且在实际上破坏了文件之间的有机联系，从而削弱了鉴定者对文件来源的重视。因此，这种理论与方法在鉴定工作中实际上是不能单独使用的，要与其他理论与方法配合使用。

我们认为，整合、深化后的鉴定理论与方法，应该形成一个体系，在这个体系中，多种理论与方法可以有序组合。又例如，在一个单位鉴定档案时，首先要应用间接鉴定法与相关理论来解决宏观问题，前端控制和批量鉴定的问题。在宏观鉴定的基础上，再应用直接鉴定法及其相关理论，同时考虑主体需求，以解决微观鉴定的问题。只有微观与宏观视角并用，才能使鉴定工作尽可能地做到客观、正确。

四、直接鉴定法与相关理论

直接鉴定法认可关系价值论的客体属性决定论为主要理论依据。该理论的基本思想是：档案价值关系由主客体两个方面构成，其中，客体即档案自身的状况及其属性对档案价值起决定作用，主体需求则只对档案价值有制约作用。

与这种理论相连接的直接鉴定法，要求直接对档案文件的内容、形成过程（含档案所丛书的职能或项目等）、形成者和其他因素进行具体分析，能全面把握档案自身状况及其属性，因此，其鉴定结论相对来说比较准确、全面、中肯。在档案价值的微观鉴定、后续鉴定（包括归档鉴定、进馆鉴定、分级鉴定、期满鉴定和开放鉴定）中发挥着重要的作用。但它也存在着一定的不足，主要表现在：它往往偏重于分析单份文件、单个案卷的价值，却可能忽略单份文件或单个案卷的保存与销毁对相关全宗、相关馆（室）库藏，乃至整个国家档案资源建设的影响，难以从宏观层次即全社会或档案馆整体的视角去把握；逐卷逐件逐页地审阅和处置档案，效率较低；它还是一种滞后的坚定，不适合当代电子文件数量巨大、动态易逝的特点。因此，这种鉴定理论与方法需要和其他理论与方法相融合。

从上述我们可以看到，种种鉴定理论与方法各有其优点与缺陷，没有任何一种理论与方法可以解决档案鉴定中的一切问题。它们之间并不相互排斥和否定，而是相互融合与渗透，换言之，可以互补，可以兼容，可以并存。例如，文件双重价值论、比例鉴定法、选样保留法等，都可以成为整合后的档案鉴定理论与方法的有机组成部分。

五、结束语

社会信息化致使社会各项活动的记录产生于网络数字化环境，人们进行交流和传递信息的手段也从纸质走向电子媒体，多数文件、档案等信息资源都将以数字形式形成、归档和保存。的哪敢管工作者要关注电子文件的管理，做好迎接数字化档案的接收、保管和提供提供利用等各项准备工作。