高职院校设备档案管理中存在的问题与对策

摘要：本文从高职院校仪器设备档案工作重要性出发，分析了目前高职院校仪器设备档案工作存在的问题，并提出了改进措施。

关键词：高职院校；仪器设备；档案管理；问题与措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）02-00-01

凡作为学校固定资产的仪器、设备、在购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属仪器设备当案。国家教委在《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》明文规定“设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为学校设备管理部门的职责之一。高职院校设备档案管理和开发利用是高职教育事业发展的重要组成部分，为学校和社会当前和长远具有参考价值和凭证作用。高职院校在设备档案管理工作过程中存在许多问题，本文结合高职院校的实际情况，探讨了加强设备档案管理工作的措施和对策。

一、高职院校设备档案管理存在的问题

1.设备档案管理人员业务素质不高

设备档案管理工作人员业务素质，是档案管理“科学化、标准化、规范化、法制化”的保证。目前高职院校设备档案管理人员一般都是兼职档案管理员。管理人员档案专业知识欠缺，设备档案管理意识和责任心不强，没有科学的设备档案管理工作经验，缺乏现代科学管理手段。档案管理人员素质制约了档案管理的现代化、信息化进程，给设备档案管理工作实现“科学化、标准化、规范化、法制化”增添了很多难度。

2.设备档案管理工作不规范

目前高职院校一般都是处以下成立的设备科，设备档案管理工作还没有完全规范，设备档案管理没纳入法制管理、科学管理轨道.管理制度不健全，由于缺乏及时归档意识，导致档案长期不整理、不装订，管理水平低。在设备档案整理过程中存在着类别不清、卷内目录与实际整理不相符等问题，不及时归档，很多资料不完整或遗失。设备和档案不相符合，甚至有的设备根本就没有归档，每个部门到底有多少设备也没有准确的数字。专职设备档案管理人员和兼职案管理人员移交手续不清，有账无实物，有实物无账的现象经常发生。设备档案管理人员工作考核办法不合理，奖惩不力等等现象。

3.设备档案管理得不到应有的重视

单位领导不重视设备档案管理的重要性。轻视设备档案的开发和利用价值。不了解和掌握本学校设备档案能为利用者积极服务，为设备管理部门作参考。单位领导对设备档案管理工作认识不够，认为设备档案管理工作很简单，就是保管设备资料，负责给使用设备的人员提供档案材料，主要抓教育教学和学生管理，忽视设备档案管理工作。领导思想认识上不重视，导致了设备档案管理工作的难度加大。

二、加强高职院校设备档案管理的对策

1.提高设备档案管理人员的素质

要提高设备档案管理人员的工作责任心。加强设备档案人员的培训工作，不光要提高设备档案室人员的思想素质，还要提高设备档案人员的技术素质，培训要有针对性。专业档案人员指导、监督、检查、协作设备档案人员做好设备文件的材料形成、积累和整理归档工作，检查档案是否完整、准确和系统。提高设备档案管理人员收集、整理、分类、编号、组卷、的工作能力。以适应高职院校现代化教学的需要。档案工作者素养的提升是档案信息化的重要基础性工作。作为一个合格的设备档案管理工作人员，不仅在政治思想上要过硬，同时应具备熟练的业务素质很应用新技术的技能。要分层次、分阶段、有计划、有步骤地对设备档案管理工作人员进行业务培训。提高设备档案人员的现代化意识和信息化管理技能，切实加强对设备档案管理工作人员现代化管理技术的学习和研究，以适应高职院校现代化教育和教学的需要。

2.进一步加强高职院校设备档案的规范管理机制

做好高职院校设备档案管理工作，在工作方式上必须遵循科学规范的原则，理顺关系、健全制度，完善机制，规范管理。工作体制上必须遵循集中统一、设备档案管理人员做好档案的鉴别整理，部门形成档案归学统一管理。分清设备档案管理人员和分管领导的职责。制定和健全有关的管理制度，工作任务细化，责任到人，工作中实行量化管理，充分调动设备档案管理人员的工作积极性、创造性和能动性，自觉去履行岗位责任职责。认真做好设备档案文件材料的清点、组卷工作以及对设备的使用、维修、检修、改造工作形成的技术文件，按规定整理并及时向学校综合档案室归档。要努力实现设备档案由经验管理向科学管理的方向转变，逐步采用先进的现代化管理手段，把设备档案工作列入本校发展计划，配备必要的库房、设备以及人员，每年从设备费中拨给一定发数额，作设备档案经费。

3.增强设备档案管理的重要性

首先要增强领导对设备档案管理的重要性。领导要重视关心各级设备使用部门有关设备档案工作的规章制度的建立，并要求认真执行。把设备档案工作列入学校设备工作计划，给设备档案管理人员各种工作条件方面提供支持。其次是设备档案管理人员清楚自己工作的重要性。作为学校固定资产符合条件的仪器设备都必须遵循自然形成规律、保持有机联系，必须与实物一致并有成套性全部要求归档处理。

总之，高职院校设备档案管理工作，是一项连续复杂系统的工作。设备档案管理工作人员要认清自己的历史责任。保证国有资产不流失。要充分发挥设备档案在高职教育和教学等活动中的特殊作用。使设备档案更好地为学校的科技进步和经济建设服务，为学校的教育教学服务。