基于高校收费平台的信息流管理与监控

收费是高校收入的重要来源，是学校财务工作的重要组成部分，高校收费管理工作涉及的部门较多，数据变动频繁，对数据信息流的处理比较复杂。加强收费数据的管理与监控，使收费信息流建立在高效、准确、及时的基础上，对于及时完成学校的收费工作，降低财务风险，为学校管理层提供有效的决策支持等方面都具有重要的意义。

一、高校收费数据信息流管理中存在的问题

目前大部分高校收费工作已经采取了数据库管理、银行代扣或代收的管理模式，大大减轻了收费管理工作量，提高了工作效率与工作质量，但是随着高校收费工作的日趋复杂化，在运行过程中出现了一些问题。

（一）编码不统一，信息交换存在障碍 由于收费数据源来自于多个单位或部门，信息流存在多源性，数据源编码不统一，数据的识别码存在多样性。各单位对数据的使用要求不同，在字段设置上也不尽相同，给信息传递和使用过程中复核加工处理带来困难，监控难度增大，协调困难。以科研课题收费为例，科研处根据课题的立项情况和自身的编码规则会建立相应的课题管理系统，编制相应的课题代码；财务处在接收课题费时，根据财务的规则编制自己的收费代码，在课题费的报销和课题的结题统计过程中就会产生很大的障碍，如果课题管理是按照人员而不是课题项目，在报销过程中就模糊了课题项目的个体金额，不利于课题的有效管理。

（二）信息通道不畅，不规范，触发机制、驱动机制不健全 信息传递过程随意性太大，传递的路径不规范，传递过程非正常中止现象严重。大多数高校没有统一的数字化收费管理平台，各种管理系统之间不能建立数据的同步共享，比如住宿管理系统、学籍管理系统、科研管理系统，后勤管理系统等，开发的平台、应用的操作系统和数据库系统之间都相互独立，无法实现数据的共享和同步，很多情况下需要移动存储设备和电子邮件甚至纸质媒介传递数据。一个部门的数据更新或产生之后，没有一个强制性的主动机制让信息流动，完全靠工作人员的自觉性去触发，给信息的及时传递和更新带来障碍，往往一个单位的信息早已更新，但是有的单位还是用的更新前的数据，给财务收费管理和分析决策带来很大的困难，在学校财务和缴款人之间产生一些矛盾；信息发出后，在信息通道中传递时，驱动机制不健全，没有一定的方法措施促使信息及时、准确的传递，信息在传递过程中耽误很多时间，直到相关部门核对信息不一致时才能发现信息在传递过程中已经停止。

（三）信息流倾向于数字化，加密难度增大，存在较大的安全问题及人为修改的危险 随着现代网络信息技术和计算机的普及，财务数据电子化成为一个普遍的发展方向，高校收费数据也不例外。越来越多的收费数据采用数字化方式传播，加快了信息的流动速度，提高了工作效率，提高了数据的准确性，使得各部门之间的配合更加密切，能够更加及时地做出决策。但是随之而来的，与传统的纸质信息传递方式不同的是，信息的加密难度加大，信息在传递过程中可能产生泄漏，受到网络病毒等攻击的可能性增大，采用电子形式也容易被人为修改，修改后又难以留下清晰可查的痕迹，给收费信息的安全带来很大的挑战。

（四）反馈机制不健全，缺乏双向反馈与监督 信息流从信息源发出后，是否到达使用者、何时到达使用者，以及使用者的反应等，无法以制度化的方式及时反馈到信息发出者；信息流在中间使用者发生修改变更，无法及时向相关方发出变更通知信息；信息从信息源发出后，后续使用者是否严格按照信息的初始状态使用，没有部门去监督，对信息的安全和学校收费管理造成很大的隐患。例如，学生休学的信息流程控制中，学生从教务处办理好休学手续后，一般会让学生本人持休学通知书送达学生工作处、图书馆、住宿中心、财务处等部门，但是信息流从教务处发出后，就进入“黑匣子”阶段，至于学生如何送达相关部门，什么时间送达，就完全失去了控制与监督，如果学生一直没有把休学通知书送达财务处，只能到收缴学费时，财务处把欠费名单发送到院系，才能发现学生已经休学。

二、收费数据信息流管理与监控的具体措施与方法

针对上述问题，应充分考虑各方面的因素，在高校收费管理平台的基础上，进一步加强信息流的管理，增加系统与网络自动控制，减少人为操作控制因素，实现数据与信息的无缝对接，保证收费管理工作的正常运行。

（一）建立全校唯一的信息编码 建立集中的数字化收费管理平台或者下载站点，所有基本信息的数据或者编码规则，都要统一到同一个站点下载或者追加新的收费条目，保证数据编码的统一与协调。各个单位每次对外报送数据，都必须与基本数据信息核对，所有的数据都以最新基本数据信息为准。基本数据信息下载站点数据发生变更的，必须列出变更的明细和时间，便于数据使用人员比对自己已有的数据是否存在变更或者增加的情况。数据编码的统一，使学校收费数据的传递和使用建立在协调一致的基础上，便于数据的核算、分发和使用，便于做好收费数据的实时监控和对比分析等。建立固定的编码机制后，所有的编码都要遵循一定的格式和编码规则，数据一旦分发，编码严禁修改，否则会给已经使用数据的单位造成很大的麻烦。

（二）缩短信息传递的通道，清除信息传递中的噪音，建立网络化、高效、低噪音的信息流 建立集成的收费管理系统，教务管理系统、住宿管理系统、科研管理系统、后勤管理系统中的数据变更实时同步到收费管理系统，减少数据的中间传递过程和传递环节，减少人为干扰因素。建立健全信息更新的传递触发机制和信息传递的驱动机制，数据发生更新时，必须同时启动信息的传递程序，通知和传递到相关部门，并监控信息的流动过程，保证信息传递过程不能中断停止，保证信息的及时高效运转。

（三）建立健全内部控制体系，建立数据保护机制，加强数据的保密与安全 建立数据的集中管理和数据变更审核机制，所有需要变更的数据，必须经过审核确认，保证数据的原始性、安全性、可比对性。跟随信息流的传递确认程序，建立统一的信息传递网络平台，接收方接收到数据时必须即时确认接收，并对接受到的数据的变更承担责任。

（四）建立有效的双向反馈信息流，保证信息动态传递的每一过程都能得到确认与反馈 跟随信息流的，必须有数据接收确认单，经手的部门登记确认收到的数据信息，需要修改的数据，反馈到数据源头，同时终止需要修改的数据的传递，直到收到新的数据开始重新流动。信息发送到一个部门之后，经过部门的加工处理，如果发生变更，需要修改的，必须同时向信息的上下游发出信息的变更通知，保证所有接收和发出信息的单位采用相同的数据，避免各部门之间的数据不一致，给工作造成被动和矛盾。

三、收费数据流在财务部门的处理与监控

收费管理工作需要财务处、学生处、教务处及学生公寓等部门的密切配合与合作，在全校统一的收费管理平台上，形成一个完整的信息处理流程。财务部门作为收费数据的的使用和集中处理单位，在收费数据信息流程的协调与监控方面负有重要的不可替代的作用，应重点做好以下几个方面的工作。

（一）财务部门应依托收费管理平台，设立关键控制节点，通过节点促成信息流的高效流动、有效使用与监控 所有的收费项目必须由发起单位填制通知单或者在收费管理系统客户端添加收费记录，并提供合法有效的收费依据，经由内部控制审核后由财务处负责收费。已经生成的收费项目如果发生变更，应由发起变更的初始单位，填制变更通知单，配合数据传递确认单，一同通知传送到财务部门，财务部门经办人接收数据后，要在数据传递确认单上登记确认，发送接收回执，并及时审核更新数据，保证收费信息的准确和及时。财务部门对于接收到的收费数据信息，应与相关使用单位定期核对，建立长期对账机制，并及时将信息反馈到相关单位，接受相关单位的监督，保证收费数据信息准确安全，高效流动。

（二）按照财务会计的处理标准，建立收费管理的凭证记录式管理系统 年度初始，应配合预算，初始化数据，结转上期的欠费及应退费数据，建立本年度（学年度）的数据起始点。在日常收费管理工作中，对于每一笔数据的添加、变更、结算退费等记录，必须按照会计标准生成记账凭证，通过内部控制审核，月底生成当月的收支（退）报表，保证每一笔业务都有据可查。会计期末应定期与相关部门进行对账，保证数据准确完整，发现问题及时更正。

参考文献：

［1］代红梅、叶宝丹：《粮食产业化中信息流管理策略探讨》，《商业时代》2010年第17期。

［2］雷少阳、吴和林：《军队供应链信息流管理研究》，《现代商业》2010年第2期。