浅谈企业文书档案管理工作

【摘要】企业文书档案是企业档案的一个重要组成部分，它从多角度、多侧面、多层次地记载着企业的全面情况，既反映了企业过去的发展史，又展出了企业的现实状况，在整个企业工作中发挥着不容忽视的重要作用。对现代化企业中的文书档案管理工作进行了分析。从规范化与标准化管理、实现档案管理信息化和文档管理一体化三个方面阐述了如何做好文书档案管理工作。

【关键词】企业；文书档案；现代化；管理

中图分类号：F27 文献标识码：A 文章编号：1006-0278（2013）07-070-01

建立健全一套完整科学的文书档案工作制度，可以体现出这个单位的工作面貌，关系到工作的效率。近几年，随着计算机和网络技术的发展和普及应用，大部分企业的文书档案管理都实现了现代化管理和利用，取代了部分手工劳动，减轻了档案管理人员的劳动强度，同时又提高了工作效率，使文书档案管理能够适应不断发展的新趋势，档案管理的现代化是提高档案管理水平的有效途径和发展方向。

一、规范化与标准化管理

文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准，其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。建立有效的管理制度和工作程序是树立文书档案管理工作规范化、标准化，提高文书档案利用率，为单位的建设与发展提供强有力的必要保证。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节，是促进档案事业健康发展的重要保证。在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础。实践表明，文书工作是档案的来源，档案是文书的归宿，两者是文档工作流程中紧密相关的工作环节。

公文制发不仅仅决定公文本身的质量，同时也影响档案的质量。为提高档案实体质量，把好文书档案的源头关极为重要。其次要实现档案保管利用价值的最大化和归档系统化、检索利用便捷化，严格执行文书档案归档整理办法，提高归档案卷质量。

近年来，我国档案部门针对电子文档管理制定出台了《电子文件归档与电子档案管理规范》及《电子文件归档与管理范围》，从电子文件的定义、收集、积累、整理、归档、移交、保管、利用、统计等方面做出详细的规定，为文档管理规范化奠定了基础。

二、实现档案管理的信息化

随着计算机技术的应用广泛，对提高档案管理现代化水平起着重要作用。可以利用计算机技术进行档案的归档、整理、编目，充分利用计算机功能，进行档案的自动整理、编目等，提高效率。将档案案卷题名、档号、存放位置、利用者、借出及归还时间、鉴定、销毁、移交等信息及时记录下来，实现档案流通全过程自动化管理。充分发挥计算机强大的数据处理功能，为档案利用者提供方便、快捷的检索服务，及时满足利用者的需求。利用计算机网络实现档案信息资源共享，使信息资料资源更大地发挥作用。

三、实现文档管理一体化

文档一体化是从文件生成制发到归档管理的全过程控制。它使档案收集完整、系统、便捷、安全，提高信息检索效率，是文书档案管理发展的趋势。电子文件以代码形式记录于载体上，归档后即形成电子档案。电子档案简化了档案实体的管理，尤其是在整理方面，电子文件管理之所以导致纸质档案实体整理的简化，一方面是因为快速度、多途径的全文检索功能，以及随时随处的网上利用；另一方面，电子文件管理只要在检索软件中标明纸质档案的存放位置，便可以非常方便地查找到对应的纸质文件。这样一来，对纸质档案实体秩序的要求就降低了，只要排列有序，位置明确，就可以借助电子文件检索功能实现纸质档案的快捷查询。立卷的简化带动了相关工作的简化，档案部门可以从繁重的整理业务中解脱出来，更多地关注档案信息资源的建设、开发与服务。电子档案是文书档案现展的趋势，也是文书档案管理的一种补充。电子档案有着对设备、系统的依赖性，信息的共享性、不安全性及易修改性，这就决定了电子档案只能是文书档案管理的一种现代化补充形式。纸质文件管理促进电子文件管理的完善。电子文件信息具有可变性、可操作性、流动性等特点，电子档案就无法真正取得“档案”的资格，发挥“档案”的作用。所以，在现代文书档案管理中要实现电子文件与纸质文件同时归档，即具有相同内容的纸质档案和电子档案一并保存的双套制做法，使其相互补充，共同促进文书档案管理的现代化发展。