浅谈职工档案管理工作要点

摘 要：随着“大数据与信息化”时代的到来，在信息技术飞速发展的今天，档案管理工作手段变得越来越多样化，其模式创新也是国家重点扶持研究对象。档案管理的重要性不仅仅体现在国有企业、私有企业、行政部门三大方面，对于国防科技、军事通信这样特殊的行业来说，保持有序地档案管理、减少安全隐患、加强数据保密与安全是第一要务。但是，随着企业职工的频繁调动与人事部门事务的增加，我国在档案管理、数据保密与安全方面的发展情况却始终不尽如人意。除了过程中遇到的不可避免的挑战和困难外，监管手段不足、标准法律法规的缺失也是两大痛点所在。本文首先阐述了企业职工档案管理工作面临的问题，从内部控制、监管手段、法律法规、科学技术等方面分析产生问题的原因，并在此基础上针对职工档案管理的工作要点，提出几点建设性意见，以期能尽快加强企业档案管理工作发展，建立有序高效的职工档案管理体系。

关键词：档案管理；企业职工；工作要点；公司发展；规范化

随着“大数据”时代的到来，信息技术以一种空前绝后的气势迅速在各大行业得到应用，不断地改变人们的生活方式与思维模式。此时，面临着社会上每天都能产生的难以统计的原始记录与n案调动的情况，以“文件记录”为主的传统档案管理方式已不能满足人们日新月异的需求。因此，将信息技术软件与档案管理工作相结合是未来不可避免的发展趋势。在时代背景所造就的大环境下，市场经济的发展推动了劳动合同制度的全面推行，这也为加强职工档案管理工作增添了更多的挑战和难关。如何抓准档案管理工作的“痛点”、如何建设规范有序的管理流程、如何配备必要的档案管理软件、如何加强档案管理监管手段，这些已经成为目前研究的主要课题。

1 当今企业职工档案管理面临的问题

职工档案管理是企业人事部门一项非常重要工作。档案中不仅包括了职工的个人履历、个人学历、工作经验和工作能力，同时也是反映其思想品德的重要依据之一，是公司选拔人才不可缺少的参考物。因此，加强企业职工档案管理工作，不仅可以为公司源源不断地输送人才、提升公司整体人员的技术水平，从长远角度来看，还可以极大地满足公司人才战略发展需要、提升公司竞争力，在促进企业发展过程中起到推动作用。因此，仔细分析当今企业职工档案管理的“痛点”所在，并从根本上分析造成痛点的原因，以此来抓住今后的工作要点，是促进企业良好发展必不可少的措施。从近几年来看，我国在职工档案管理方面的发展是十分有限的，其现有模式下存在的问题大致可以分为以下几点：

第一，职工档案管理不严谨，可能导致部分员工档案分散、材料不完整、材料伪造等现象。随着市场经济的不断发展，我国各大企业也在不断壮大，越来越多的人员入职和人员调动大大增加了档案管理的难度，职工档案出现纰漏的现象屡见不鲜。比如说，对于部分中途跳槽的员工，他的档案可能一直都分散在以前单位的档案处，或者在转交的过程中出现文件缺失、文件受损情况，对其日后的工作审批和退休审批造成严重影响；对于离职员工来说，一些企业为了省事，都让员工自己带自己的档案去新单位，而不是按照法律规定寄过去。因为档案管理“多头”现象严重，有的职工在离职后甚至被迫选择“弃档”，使得自己的档案长期存放在原单位，成为“无头”档案。而且，以文件方式记录的档案也存在伪造的可能性。职工利用某些不法手段删减处分、降职等信息，并且在档案中伪造对自己有利的内容。

第二，监管手段缺失，部分企业未建立完整的档案管理系统。现有的法律体系中，关于“职工档案管理”的法律非常少，除了一份《企业职工档案管理工作规定》之外，几乎没有相关可以保障职工合法权益的法律规定，这就造成了监管手段单一、档案管理可有可无的现象。在这种情况下，部分企业甚至都没有建立职工档案系统，这对职工的合法待遇造成巨大损害。

第三，传统的管理技术逐渐不再适用于信息时代，职工档案管理缺乏先进的现代化技术。计算机网络的一个重要的用途便是进行信息登记、信息交流与信息传递。目前，虽然有很多企业已经采用专门的档案管理软件进行职工的档案管理。但是，大多数都仅限于简单的档案号的录入和检索，记录存放档案的地址，不对档案内容的个人信息进行登记。这样的做法并没有发挥档案管理软件的作用，只是方便了检索过程，翻看档案还是要去档案管理处查找原始记录。所以，实现真正意义上的档案管理信息化，增强档案利用效率是非常必要的。在此基础上，安全因素也是必须要考虑的因素。对于传统档案管理方式来说，需要做好档案库的安全管理；对于数字档案管理来说，防止非法用户绕过安全内核、窃取信息，防止数据库被破坏和非法存取，确保服务器的安全性是重要工作。

本文将在下节从职工档案管理工作中的问题点出发，抓住工作中的要点所在，并在这些分析的基础上，提出一系列具体的解决方法。

2 职工档案管理的工作要点及建议

（一）完善档案管理相关法律法规，建立健全的监管体系。

针对档案管理工作监管不足的现象，尽早推出完整的档案管理法律法规、建立健全的监管体系显得迫在眉睫。国家应完整的法律制度，明确规定应该如何进行档案的登记、转交，对所有的工作进行详细阐述，全国统一与职工档案工作有关的法规及业务标准，以避免各地各行其是、各行其政，这样才能真正地解决监管不足的问题。

（二）加强对档案管理人员的技能培训，完善职工档案管理制度，对每一份档案进行规范化整理。

除去对监管体系的完善之外，企业内部也必须明确自己的职工档案管理制度。首先，应该对企业全体职工普及档案管理的重要性，让他们知道这是与他们未来的退休审核、养老优待等事情息息相关的，是与自身的合法权益密切相连的，不可以因为一时的省事而对自己的档案漠不关心；其次，需要加强档案管理人员的技能培训，部分企业里的档案管理人员没有受到过专业的培训，对自己从事的档案工作存在一些误区，因此需要定期对企业档案管理职工进行知识与技能的培训，从档案的整理、登记、检索、传递、查阅、保管等方面进行技能评测，以达到档案分类有序、目录清楚、装订整齐的目的。

（三）与时代相契合，加快企业职工档案管理信息化进程

上文中也有提到，网络的快速发展使得所有的行业都在往信息化方向转型，职工档案的信息化管理成为未来发展不可避免的趋势。因此，在完善现有的传统档案管理制度的同时，应该逐渐向信息化管理过渡，建立包含详细信息的档案管理数据库，加强职工运用档案管理软件的能力，提高档案部门的科学管理水平与安全保护措施，促进档案规范化、信息化进程。

3 结语

虽然现在大多数企业已经有了自己单独的档案管理工作流程，但是，随着信息时代的快速发展，现有的档案管理措施可能明天就无法满足公司需求。在提高核心技术的基础上，仍然需要重视档案管理工作的要点，减少操作中存在的漏洞，对重要的设施与系统配备必要的安全管理软件，建立完善的职工档案管理制度。职工档案管理比起其他工作也许显得较为枯燥和简单，但是，它确是公司中不可小觑的重要工作。对于每一名档案管理人员来说，都必须以最严谨的工作态度认真对待档案管理工作，加强对公司人员流动与人才输入的管理，促进公司快速发展。

参考文献

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作者简介

李晓（1992-），山西省吕梁市兴县人才交流服务中心。