地籍档案电子化初探

地籍档案是地籍工作中直接形成的，具有保存、查考价值的，以文字、图表、声像等形式表达的地籍信息的历史记录。随着社会经济的发展和国家对地籍资料需求的增长以及《物权法》的颁布实施，土地管理的内容将随之不断地变化和充实，而这一切都需要有快捷的方式提供土地地籍数据。所以迫切需要建立满足动态查询，真正电子化的地籍档案管理系统，实现地籍档案管理的标准化、现代化和信息化，进一步提高土地管理工作的效率；提高管理层的决策水平，加快决策速度；提高地籍信息的社会效益和经济效益。

长期以来，地籍管理工作中形成了大量的地籍档案，这些档案格式多样、保存分散且基本上全是纸质的，有些档案年代久远，不同程度上都有破损。而且传统的档案管理是将档案装订成册，并记录序号，同时建立档案查询索引；查询时通过索引找到该档案在档案架的存放序号，通过序号再查找，这种实物管理的方法已经远远不能满足如今地籍档案管理的要求。

所以，通过将地籍档案电子化实现档案管理信息化，把“死”数据变成了“活”数据，通过建立档案查询系统，提供了地籍信息的快速查询和统计、汇总，更好的为土地资源管理工作服务。

2 地籍档案电子化作业流程

3 地籍档案电子化作业方法

3.1对全区进行分街、分坊、分宗

由于长期以来地籍管理工作都以宗地为最小单位，宗地是按照街、坊、宗的模式组织的，考虑到地籍管理工作的开展以及数据衔接和使用的需求，对整个区域按照行政界线和规划路进行街、坊划分。街坊命名按照国标《县（市）级土地利用数据库标准（试行）》图斑权属单位代码编制格式为： AAAAAABBBCCC其中: AAAAAA代表区（县）行政区划代码；BBB代表乡（镇）级行政区划代码，即街代码，以区（县）行政区为单位分别从001到999进行编码；CCC代表权属单位代码或行政村代码，即坊代码，以乡（镇）为单位分别从001到999进行编码。

3.2对所有地籍档案资料的整理准备：

(1)收集地籍管理部门历年来所形成的地籍档案。各级土地管理机关、各有关部门在实施本辖区范围土地的各项地籍管理活动中，会不断产生和形成有保存价值的地籍档案，这些地籍档案均需按规定编目、造册、立卷，定期或不定期地移交给本机关地籍档案室，集中管理。

(2)由于历史的原因，对于撤并机关移交的地籍档案，也应一并收集整理。

(3)为了保证所收集的地籍档案资料具有较高的保存价值和秘级的要求，必须对所收集的地籍档案进行鉴定。

(4)为了及时掌握和了解地籍档案的数量和质量，必须对所收集的档案资料进行分析和统计，已确定档案的历史性和发现断档的资料，以确定补救措施。

3.3.档案扫描

对所收集在计算机中不能存储的档案资料，都进行地籍档案资料的电子化处理。对于以纸介质所存在的图、表和文字等资料，直接以扫描的方式进行数字化，对于存储在磁带等介质中的声音和图像资料进行数据格式的转换，以形成计算机可以存储和识别的可以利用的数据。对于地籍档案的扫描以页为单位进行，考虑到数据的兼容性和使用的方便，特别注意以下几点：

（1）扫描方式

针对档案的清晰度采用不同的扫描方式，主要是黑白、灰度、彩色三种方式。对于比较清楚的纸质档案可采用黑白方式扫描，对于模糊的纸质档案采用8bit灰度方式扫描，对于有彩色图章的纸质档案采用16bit彩色方式扫描，这样既可以满足档案数字化的要求，又能减少存储空间。

（2）分辨率

确定扫描的分辨率是档案扫描的关键环节之一。扫描的分辨率过高，扫描文件占据存储空间大、操作不方便;扫描的分辨率太低，扫描图像不清晰，满足不了管理和查询的要求。经多次试验，我们认为，对于负载量不重的文件材料，选择“300dpi”像素分辨率扫描比较合适。当文字看不清楚或者很难看清时，可采用更高的分辨率，直到能看清楚为止。

（3）存储格式

扫描文件的格式有很多，其中最常用的有BMP、GIF、JPEG、PNG、TIFF和PDF等格式。BMP位图格式的特点是包含的图像信息较丰富，几乎不进行压缩，缺点是占用磁盘空间过大。G IF格式的特点是压缩比高，磁盘空间占用较少，其缺点是不能存储超过 256色的图像JPEG格式用有损压缩方式去除冗余的图像和彩色数据能获得极高的压缩率。TIFF格式的特点是图像格式复杂存储信息多，且支持 LZ W 无损压缩方式，它存储的图像细微层次的信息非常多，图像质量高，其缺点是扫描文件比较大，占用空间比较多，直接影响数据存储和查询的速度。PDF是Portable Document Format的缩写，意为“可移植文件格式”，是一种结构化的文档格式，其主要特点是传递性好，可以在各种网络环境下正确地传输，支持声音、动画，并且支持对页面内容的随机存取，从而提高了页面的各种操作速度。考虑到扫面后数据主要用来建立地籍档案查询系统，为了方便数据管理和查询，此次选择PDF文件格式。

（4）命名和存放格式

扫描的档案以页为单位存放，文件名以档案要件的标题命名，对于一个标题有多页的文档，按照标题+页码.pdf的方式命名。同一卷宗扫描后的数据应存放于以宗地编号为目录名的文件夹中统一管理，以满足与纸质介质的存贮方式一致性，对于有变更的地块扫描后存放在以该现状进行宗地编号的同一个文件夹中，数据按照地籍档案所形成的时间顺序分目录管理，并建立编号与文件夹中档案数据的索引关系，为后续电子档案系统建设打下坚实的基础。

3.4坐标上图

对所收集的地籍档案资料中的图形资料进行坐标上图。考虑到实际情况，对于具有坐标的地块，通过展绘坐标进行矢量图的编辑和绘制；对于没用测量坐标的地块，无法通过坐标转换绘制图形资料，由区县土地和地籍管理部门应派专门工作人员进行实地踏勘、调查，结合现场实际情况，进行调查上图。

3.5属性录入

对于地籍档案资料，必须满足数据库检索和使用的要求。电子档案属性包括图形属性和档案属性两大部分，图形属性在数据转换时可以直接挂接到相应的图形数据库中。档案属性需要手工录入，该部分属性结合地籍档案管理具体工作的需要进行了必要的扩展。系统数据表结构与《天津市1:500、1:1000、1:2000地形、地籍要素分层、代码及属性表方案》中的要求相一致。

3.6入库数据制作

对上图后的矢量地籍档案图形数据，进行分层数据转换，系统数据表结构与《天津市1:500、1:1000、1:2000地形、地籍要素分层、代码及属性表方案》中的要求相一致，转换后的系统数据满足电子档案系统建设对地籍档案数据的要求。

4 电子档案系统建设

4.1系统概述

该系统为国土资源分局设计的地籍档案管理系统，是以现代信息管理技术、缩微技术、扫描技术、图像处理技术、存储技术、数据库及网络技术等实现档案管理工作中的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、统计等工作。根据地籍档案信息化管理的业务需求和目前计算机应用技术的发展状况，确定系统的总体结构为客户/服务（C/S）器结构。

4.2系统特点

(1)扫描文件与数据库相结合

地籍档案数量有几千件，每件档案又有近百页。如果按照传统的管理信息系统的设计思路，将所有档案内容信息归纳、总结，设计数据库表，将所有纸制档案信息录入到数据库，必将耗费大量的人力和时间，并且短时间内不能在实际工作中得到使用。因此，本系统采用扫描文件与数据库相结合的设计思路，将所有档案文件通过扫描的方式实现短时间内数字化的目的，然后筛选出地籍档案中的关键信息建立数据库，实现主要信息的查询、检索。

(2)地理信息系统(GIS)辅助文本档案管理

地籍档案信息与地形图密不可分，因此地籍档案管理系统也一定涉及到对地理信息的管理。本系统在设计时充分考虑了地理信息的重要性，同时又考虑到系统使用人员的传统操作习惯以及系统使用人员是地图使用者而并不是地图维护和制作者的事实情况。使系统既满足了管理、使用地理信息的需求又不使对地理信息的管理变成用户的负担。

（3)可扩展性

任何系统的设计思想都包含可扩展性，目的是便于实现系统升级以及预防系统投入运行后业务逻辑的改变。其实现手段通过使用标准数据库及标准数据库连接（如：ODBC）、使用资源文件、定义系统接口等。本系统的设计思想不仅涵盖了上述概念，而且对可扩展性具有更广泛的理解和实现。从需求分析到系统设计，从程序实现到系统发行，可扩展性的设计思想贯穿始终。可扩展性的目的为：缩短开发周期、系统设计准确和维护修改方便快捷。

4.3系统功能

4.3.1系统管理

（1）路径设置：建立或修改系统支撑环境的路径说明文件。

（2）安全设置：设置用户和用户权限。

4.3.2数据更新

（1）档案扫描数据输入：档案扫描数据的录入、修改和更新，并维护与其它数据的一致性。

（2）档案数据库表输入：档案数据库表的录入、修改和更新，并维护与其它数据的一致性。

（3）地图输入：地图数据的更新。考虑到地图数据处理的复杂性和技术难度，地图数据更新采用数据文件替换的方式。

4.3.3数据查询

查询方式有：由图形查属性、所有表格属性的查询、宗地属性、由属性查图形、宗地号查询、土地证号查询、通过审批表的属性查询宗地图、通过地名库进行地名查询图形、历史查询、单宗地历史追溯、整图历史查询、多个时期历史同时查询等。

查询内容有：宗地属性的查询，土地登记电子档案的浏览（包括主档案、变更档案、查封档案等）。

4.3.4数据统计

统计方式有：地图范围统计，即统计任意矩形范围内的宗地数据，对所有表格的属性进行条件统计、按街坊统计、按街坊、街道或区进行统计等。

4.3.5数据输出

（1）各种查询统计信息的表格输出和打印。

（2）查询宗地图形输出和打印。

（3）查询档案的输出和打印。

4.3.6地图显示

（1）地图浏览：实现地图的漫游、放大、缩小、全图查看功能。

（2）图层管理：提供对图层的显示、锁定等控制，使用户可以加快地图的显示速度和合理安排图形显示区。并且用户可以根据自己的要求更改图层颜色。

5 结语

在现阶段地籍档案电子化在可视化查询和统计等方面具有以往档案管理无可比拟的优越性，此次设计的地籍档案电子化查询系统是单机版，满足土地部门科室范围内的工作需要。随着地籍管理工作的需求，可以升级为基于web网络查询系统，通过浏览器实现信息查询以及地籍档案数据的更新和维护。所以今后地籍档案信息化建设的最重要环节就是实现档案数据格式和要求的标准化，在兼顾标准化的同时一定要有前瞻性，实现信息资源、数据的可持续性利用。

参考文献：

[1] 张新长，唐国明. 地籍管理数据库信息系统研究.北京：科学出版社，2009.

[2] 潘志强，赖家彬. 关于信息时代国土档案管理工作的思考[J]. 福建土地研究，2D02.

[3] 李银实，等. 关于地籍档案数字化的实践与几点思考.中国市场，2010，49：96~98。

注：文章内所有公式及图表请以PDF形式查看。