办公自动化软件在H高校J学院中的应用

[摘要]：随着无线网络、移动通讯设备的快速发展，人们的工作、生活方式和习惯均发生了很大的变化。高校办公自动化软件是结合先进的管理思想，从广泛的用户需求中抽象出通用模型，并利用群件技术开发的软件产品。本文探讨H高校J学院中行政办公自动化软件的应用情况和发展规划。其主要作用是提高组织内部协作效率、信息效率，并帮助个人实现轻松办公，提高管理效率。

[P键词]：办公自动化 高校 行政

1办公自动化的概念

办公自动化（Office Automation，简称OA）在目前常见定义中，被定义为一种新型的现代化的办公方式，但是，办公系统离不开人的操作和设计，是人机合一的系统。基于此，在OA’2000办公自动化国际学术研讨会上，办公自动化被定义为：以计算机科学、信息科学、地理空间科学、管理科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理和辅助决策的水平效果为目的的综合性人机信息系统。高校的办公自动化顺应现代行政办公的需要而产生，目前，大部分高校开发、运行了符合自身特点的办公自动化系统。本文中的H高校J学院结合多年的传统行政管理，开发适合本学院的行政工作的办公自动化软件。

2办公自动化系统的建设必要性

传统的办公模式，存在着信息传递速度慢、办事周期较长、工作重复性高等诸多问题，在一定程度上影响了执行过程的及时性和管理工作的正确决策。建设办公自动化系统能够为学校建立开放的、高效的、网络化办公、科研与教学新环境，为学校内部管理和外部交流提供传播、处理基本信息的平台，为学校门户的建设与整合，打造信息化、数字化校园积累有益经验，打下坚实基础。远程办公使得学生、教师、管理者的面对面交流办理事务性工作的流程大大减少，大家都开始习惯于大量通过网络的方式来完成教学行政活动。

3J学院行政办公自动化软件建设情况

H高校J学院根据需要阶段性进行机构调整，进一步优化管理流程，在日常办公及教学行政管理中大量使用信息化技术，从2014年起，将部分线下流程开发到网上办公，提高工作效率。考虑到系统必须能够多人协同工作，并且出于开发维护的便利性考虑，采用B/S架构来推动办公自动化。综合考虑操作的便利性和用户的接受度、系统的稳定性和可靠性、系统的可维护性和可扩展性、安全性等方面的要求，将原有的管理流程进行优化，进一步明确各部门职能，在日常办公及行政管理中大量使用信息化技术，提高工作效率。搭建了学院内部办公OA系统，将公章使用、信息、发文、学生接待、文印登记等行政办公申请审核流程实现网上办理。图1显示了一个学院内部网上行政办公系统的几个模块操作界面。

4J学院行政办公自动化软件使用体会

J学院应用行政办公自动化软件两年来，不仅在办事流程上大大节约流转时间，提高工作水平和管理效率，而且办事更加规范。数字化信息化更便于存档查询检索。

4.1办公更加规范

在办公自动化软件平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、流程进行。同时，杜绝了越权操作，防范了运行风险，增加了监督性。

4.2办公流程清晰

运用行政办公自动化软件，在每一个流程的发起都有清晰的流程图，可以指导申请人员进行正确的办公申请，比如公章使用中，操作流程图（如图2所示），清晰办事流程，员工提起公章使用申请，需要经过部室主任、分管领导审批通过后，才能进程到学院办公室进行盖章操作，这样的流程操作，不仅让申请者清晰流程，更能让用印人正确用印。

再如，信息，在操作流程图上（如图3所示）明确操作流程，高校的信息非常严谨，不仅需要业务主管领导审批通过，还需要党支部的审核，从业务和政治的角度双重审核，通过后才可以。但如果是常规的每年例行的信息，可以主管领导通过选择常规后直接。这样的流程可以节省一个流程点从而节约审批流程和时间。

4.3节约流转时间

高校行政办公是严谨的，一个申请需要二到三级的审批，传统的审批是线下流转，一旦找不到审批的人签字，流程就无法进行下去。采用了行政办公自动化软件，将线下审批转为线上审批。大大节约流转时间，原本可能需要几天走完的流程，线上一个小时不到就可完成。

4.4提高管理效率

运用行政办公自动化软件，文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待办工作清晰明了，帮助使用者了解工作进程，不仅大大减少了传统靠人脑记忆及笔记记录的了工作量，而且精准的记录，规避出错。J学院使用行政办公自动化软件至今，有信息900多次申请，公章使用800多次申请，文印登记300多次申请，通过网上办公自动化软件，不仅办公快捷，还为存档查询提供了方便。

4.5方便信息检索

在传统的纸质和手工办公模式下，工作存档的查询检索存在非常大的难度和工作量。 办公自动化使各种文档实现了电子化，通过电子信息的形式实现文档的保管，查询调档便捷迅速，准确率高。

4.6局限与不足

行政办公自动化软件的使用依赖网络，如果遇到网络故障，将无法实现网上办公，另外，随着网络的不断发展，虽然办公自动化的实现给人们的工作和生活带来了极大的便利，但是近几年来正因为科技的发展，使得不少不法分子乘虚而入，像电脑黑客、网络病毒等严重影响了高校的办公质量，给高校带来了严重的威胁，一些重要的数据文件经常被盗取、损坏。因此，加强学校网络安全管理，学校网络尽量单独使用极其重要。

5J学院行政办公自动化软件的发展

J学院通过两年来的的行政办公自动化软件的开发和使用，大大提高了行政办公的效率和质量，根据使用反馈，以及工作需求，接下来会继续开发办公模块，比如合同管理、交办协办等。结合工作实践，开发切之可行的办公自动化软件，为日益繁重的高校行政工作带来了方便，更提供了正确工作的保障。同时根据实际工作的需要，也在应用中不断探索，循序渐进地对已开发项目进行改进、升级和完善。全面推进学院高效办公模式。

参考文献：

[1]高兰兰，徐效丽，柴大萍，OA2000大会组委会.中国0A的现状和展望[J].办公自动化，2000（4）：8.