综合设计院档案管理论文

一、重点工程项目的工程设计档案需要重点管理

重点工程项目一般都具有一定的保密性和知识产权在其中，然而其建设是一个动态的过程，从项目提出、设计、施工、验收，档案一直处于分散状态，仅仅靠档案管理人员是远远不够的，这就需要项目的开始就要从制度上、验收环节上、经济手段上进行制约，对项目建设过程中各个阶段及各部门所行成的工程档案落实到具体人员，一旦工程除了问题，第一时间就能找到责任人。摆正档案和建设项目的关系，确保重点工程档案资料齐全、完整、准确。

二、强化档案人员的培训，提高档案管理人员的素质

随着工程设计档案管理向信息化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术。努力提高自己的业务素质和科学知识。工程设计档案不同与一般的文书档案，它不仅需要档案专业知识，还需要所涉及的业务知识。在一套图纸中，需要档案管理人员能够分清其前后形成的过程，内在的联系，这样才能更准确的管理工程设计档案。培训是提高管理素质的最主要途径，在培训中讲解工程设计中一般形成哪些文件材料、具体归档范围等，如工业项目中会形成什么文件资料、图纸，规定哪些是必须归档的等。工程设计档案管理人员还可以通过加强业务研究来探索工程设计档案的管理方法，以便适应新形势下工程设计档案管理的工作需要。档案管理者的业务水平高低直接影响档案利用率高低。

三、完善服务功能，注意服务机制的创新

服务是档案工作的主题，是档案工作的生命力，也是档案工作者的主要职责。档案服务的不断创新是企业利用档案信息的需要，档案管理人员要从档案原件中提炼出让专业人员有用的信息，编写多方位，多种类的检索工具，这样加工出来的档案信息能够使本院的专业技术人员、管理者、院外业主更加快捷地查询到自己所需要的信息。工程档案数量大，种类繁多，这就迫切需要档案管理人员在思想上高度重视，又要在行动上主动探索，在实践中积极创新，打破常规，创新服务机制，实现档案服务由被动变主动，由单一变全方位，提高档案的服务质量。

四、加快工程设计档案信息化建设

工程档案信息化建设是不可阻挡的趋势，看一个设计院工程档案的管理水平，主要是看工程档案信息化建设的程度。专业人员在工程设计时，往往产生大量的电子文件，档案管理人员在接受纸质资料的同时也要接受和管理电子档案，档案室要及时配备档案信息化设备，如扫描仪、光盘刻录机等，将现有的工程档案目录索引数字化，将施工图底图进行扫描，把常使用而易损坏的档案及需要长期保存的档案数字化，还可以根据本院工程设计的特色形成有自身特色信息化数据库，如矿山设计信息库、民用建筑信息库等，以便档案得到更好的保存。开发适合本院的档案信息化软件，建立档案管理平台，不仅能有效的实现工程设计档案的动态管理，还能节省人力物力，节省档案库房用地。保证档案信息化建设与社会信息化建设同步，提供快捷有效的档案信息服务。

总之，工程设计档案管理是设计院管理的一项重要的基础性工作，是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分，搞好工程设计档案工作对企业的发展有很重要的作用，应结合自身档案特点，管好、用好这笔财富，为设计院的发展做出应有的贡献。

作者:赵静单位:兰州有色冶金设计研究院有限公司