浅析高校档案管理工作创新

摘要：档案管理工作是学校的重点工作之一，特别是高校的档案管理繁杂交错，更要讲究管理上的创新。本文指出了高校档案的定义及创新档案管理工作思路；阐明了创新档案管理工作模式；论述了创新档案管理工作机制及创新档案管理工作手段。

关键词：高校；档案工作；管理创新

中图分类号：G642文献标识码：A文章编号：1009-0118（2013）01-0217-02

近几年，高校档案工作越来越受到各方面的关注，其地位逐渐提高，随着社会的发展，网络时代的来临，现代信息技术、网络技术的广泛应用，我国的高校教育事业发生了很大的变化，作为文献领域的档案工作，迎来了前所未有的机遇与挑战，档案人应该紧跟时代的步伐，抓住大好时机，努力工作，勇于创新，真抓实干，不断创新，为高校档案事业的可持续发展，为巩固档案工作在高校的独特地位而不懈努力。

一、高校档案管理的必须性

高校是人才聚集之地，是培养高素质人才的场所，在管理、教学、科研的实践中产生了丰富的各类档案，也成为高校档案馆馆藏的主要来源，这些档案资源如何开发利用，使之体现出应有的价值，是需要从事这项工作的人们认真研究与思考的问题。

高校档案的形成贯穿于学校发展的各个阶段，真实体现了学校发展的全过程，是历史真实的记录。这些档案在行政管理、教学改革、科研创新、基本建设等方面，在维护权益、展示学校光辉历史方面起到了不可估量的作用，档案管理是一项基础性的工作，是高校不可或缺的一项基础性工作，这项工作是否能真正做到位，能满足学校各个部门、各类人员的需要，是值得档案人深思的问题。当前的状况是旧式的档案管理模式仍起主导地位，档案利用率低下仍是现实。就我们学校而言对档案的认识还很不到位。许多有价值的资料处于“养在深闺人未识”的阶段。

高校档案如何能充分的得到开发利用，这需要档案管理人员通过不懈的工作，努力创新。才能发挥出来。为此，高校档案管理部门必须以电子档案为手段，改变传统的档案管理模式，从学校各业务部门的需要出发，以业务部门的需要为服务对象，以丰富的档案馆藏为内容，以多种服务方式为手段，为档案的开发利用创造更大地、更便捷的利用空间，实现高校档案信息共享。

二、档案管理创新手段

（一）机构管理模式创新

目前，高校档案馆（室）虽然属机关部门，但都挂靠在直属校办或党办之下，属非独立机构，其职能主要是执行而非决策。这种模式在很大程度上阻碍了档案事业的发展，应考虑将其从院办或党办独立出来，升格为直属单位，真正是工作起来比较自如的一个工作实体。由听从指令变为自主决策，将对促进这项工作的转变具有决定意义。进而注重学校的长远发展，把握前沿的问题，在档案资源、人员配置、开发利用、周边环境等方面进行全面创新，这样才能使档案的职能得到充分的发挥，才能更高效、到位、形成可持续的良性发展的环境。才能呈现出更好的发展篮图。

（二）观念创新

1、管理思想的创新。档案管理者必须努力学习，加强政治理论的学习、加强业务知识的学习，努力使思想境界更高、更远、更广阔，改变旧有的观念，不再一味追求“小而全”、“大而全”，不仅要注重馆藏量的丰富，还要重视档案的利用及利用效果。变被动服务为主动地为利用者提供更好优质服务。把是否满足学校各类人员的需要作为管理工作的重点和衡量这项工作是否做好的标尺。以创新的思想和创新的工作来加强档案管理，掀起档案管理发展新的篇章。使档案管理向科技化、信息化、大众化迈进。

2、档案管理制度创新。高校档案部门要在上级主管部门及分管校长领导下，依据档案法结合本校实际，制定档案管理人员岗位目标责任制，把档案收集齐全、完整率纳入各级领导和档案管理人员的岗位职责，并与考核、奖惩结合起来，进一步激发各级领导和档案工作人员的创新积极性，挖掘潜力，推动档案工作更进一步。

3、馆藏内容创新。我校档案馆馆藏着各种门类的档案，但不论从数量还是质量，还远远达不到档案管理标准的要求，馆藏资源不足。尽管这样，我们是不可能将所有资料收集齐全完整。必须针对性强、有重点、依据现实需求来将档案收集起来，对收集起来的档案资源进行筛选、重新归类、排序。使其更系统化、更符合档案管理标准。能较好地为学校的各项工作提供及时、准确、便捷的服务。

4、评价方式的创新。档案管理水平的评定，应该由过去的看硬件，不看软件的评定方式转变为综合来考评档案的管理层次。如，由单纯考查档案室、阅览室、库房是否分离，各种设施、设备是否齐全？馆藏量是多少？转向更高的一个层次。如，档案馆对资源的开发利用的效果和提供利用的情况如何。重点应转向对利用者和档案管理人员的管理。最大程度地开发利用档案资源。

5、人员管理要创新。要树立“以人为本”的观念，把对人员的培养、教育放在首位，克服只重视硬件管理，不重视软件（即对人的培养）管理的思想。要努力创造良好的环境，尊重每个人，使他们的个性、创新都得以施展。造就一支努力钻研业务、作风扎实、工作业绩良好、纪律严明的专业人员队伍。稳定档案管理人员队伍。只有这支队伍保持稳定，才能使这项工作可持续的，保持良好的工作状态。加大对青年人才的选拔和任用，使年轻有为的档案人走上这一岗位，加强对他们的培养和教育的力度。尤其要加强对各种层次的复合型人才的选拔、任用工作。即对他们任用、也要对他们进行培养锻炼。

（三）管理手段创新

当前，各高校的档案管理虽然已经采用信息化管理的手段进行管理，但还存在一些难以克服的困难，现在多数单位只停留在库存条目录入工作，只能是目录检索，要想实现全文检索、全文查阅还非常困难，要想达到这一层次需要投入大量的人力、时间，是一项长期、延续的工作。因此，要想实现档案信息化管理，要积极参与自动化系统的设计与建设。作为档案管理者，要时刻将档案管理工作与学校的中心任务紧密联系起来，努力为管理、教学、科研工作服务，在努力的工作中不断提升档案工作的地位，实现管理手段的多元化、大众化，使档案利用者能更便捷、更及时的查阅到需要的信息。

（四）工作方式创新

1、对档案管理人员要坚持定期培训，发挥他们的能动性，让他们走出去，宣传档案管理知识，在社会、在校园利用各种方式如展览、出宣传栏等方式宣传档案管理工作，提高教职工对档案利用的认知水平，以此，取得学校各方面的理解，同时能够得到领导和各部门的支持。这样才能使这项工作迈向更高的一个层次。

2、档案资源网络化，整合档案信息资源，使之优化，提高档案的利用率，购置更先进的档案管理软件，对档案软件充分利用，发挥其优势，开发校园档案查阅网，来引导利用者使用网上的档案信息。

3、引入竞争机制，鼓励馆员继续深造、在学习中不断成长、成才。不断更新知识，防止知识陈旧，通过撰写论文、出版专著、个人讲座或以其他方式与他人共享自己的专业技术知识和成果。

通过参加本系统内各种档案业务知识培训不断提升现有的知识水平，以满足工作需要，如，文书档案管理、科技档案管理、教学档案管理、计算管理、档案法规知识、保密知识等的培训。

综上所述，档案人应积极进取、观念要更新、理论要创新、牢牢掌握档案工作的发展规律，强化管理意识，紧跟时代步伐，以主人翁的姿态为档案利用者着想，时时处处为利用者提供更便捷的服务。这样才能使这项工作走向新台阶。

参考文献：

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[3]梁守英.关于高校档案工作创新思考[J].广西右江民族师专学报，2003，（6）.