机关应用文写作（01）

概

论

党政领导机关、群众团体、企业事业的管理部门，都离不开交流情况，调查研究，总结经验，请示汇报工作，并就自己职权范围以内的有关事宜，作出决定，下达指示。把这些工作的意图，设想、过程、结果等等，用书面语言表现出来的文体，通常叫机关应用文。

机关应用文种类很多。如果按发送对象区分，大体有四类：一是向上级报送的，即通常说的“上行文”，主要有请示、情况报告、工作报告等。二是向下级机关发送的，即通常说的“下行文”，主要有指示、批示、决议、决定、通报、布告、公告、公报等。三是可以上送，也可以下发，或者有些上送，有些下发的，如简报、调查报告、工作总结等。四是主要在机关内部使用，必要时也可以上报下发的，如工作计划，会议纪要、汇报提纲等。另外，还有的是两个单位或两个以上单位共同制定，只在特定范围使用的，如合同、协议书等。当然，这只是大体的分类。事实上有许多文件，是否上送或下发，或发给左邻右舍、平行机关，常常不是由文件的“类型”决定，而是根据工作的需要。有些平时只能上送的文件(如情况报告)，因工作需要，履行了一定的批准手续之后，发给下级有关部门和人员，也是常有的事。

机关应用文，是开展机关工作的一种十分重要的手段。各级各类机关，无论内政、外交、军事、公安、司法、经济、科学、教育、文化、卫生、体育等部门和单位，都要运用各式各样的文件来指导和推动工作。应当说，整个国家机器，上至中央机关，下至基层单位，之所以能够下情上知，上情下达，协调一致，运转自如，都离不开文件，离不开机关应用文。

机关应用文，对于机关干部，可以说是司空见惯的。但是，要把它写好，却并不是一件简单容易的事。首先，从内容来说，机关应用文，多是机关干部调查研究的结晶，是机关领导思想和工作经验的体现，也是马列主义理论、党和国家的方针政策，与本单位、本系统实际相结合的产物。它要求必须具有严格的真实性，高度的思想性，很强的针对性。也就是说，事实要真实可靠，判断要准确无误，办法要切实可行。一定要反映客观实际，不能有半点虚假；要解决实际问题，不能无的放矢，坐而论道。其次，在文字表述上，所有文件都必须写得准确无误，清楚明了，生动简练。它要求用尽可能少的文字，恰如其分而又具体生动地反映和解决现实生活中的矛盾。如果思想不明确，思路不清楚，文字不准确，甚至前后矛盾，上下重复，冗长杂乱，使人读后昏昏然不知所云，那就不仅浪费了人力物力，而且会贻误工作。因此，写好机关应用文，是一项政策性、思想性，技术性很强的工作。文件写得好坏，既是领导机关工作效率，工作质量的体现，也是领导班子的思想水平、业务能力和指挥才干的标志。每一个机关工作人员，特别是从事领导工作和秘书、 宣传、调查研究工作的同志，都应当把学习机关应用文的写作，作为一项业务训练的基本功，认真对待。

同志、同志等老一辈无产阶级革命家，十分重视各种文件的起草、修改，定稿工作。他们从参加革命工作起，就常常亲自动手起草或修改文件。党和国家的许多重要文件，不少是出自他们之手。对于怎样撰写文件，他们也作过许多指示，积极倡导革命文风，提倡精简文件，提高质量，反对文牍主义。他们在这些方面，同样为我们树立了光辉的榜样。今后，随着社会主义现代化建设的迅速发展，机构改革的不断完善，对我们各级领导机关，特别是领导干部，提出了更高的要求。如果机关干部不会起章或修改文件，那是很难胜任本职工作的。

当然，就一个机关来说，草拟、印制、发送文件，并不是唯一的工作方法，更不是文件发的越多就越能推动工作。相反，如果本来可以口头请示、当面接洽的事，也要求写个材料，本来应该面对面指导解决的问题，也要发个指示、通知，那只能陷入文牍主义，助长，使机关工作脱离实际，脱离群众。有些非发文件不可的事，也要注意精简节约，少发文，发短文。那些空洞的既不提出问题，也不解决问题的文牍，对上对下对自己不仅无益，而且有害。这是机关工作必须十分注意克服的弊病。从这个意义上说，学好机关应用文的写作，也是克服文牍主义、的一个必不可少的重要方面。

怎样才能写好机关应用文呢?

写好机关应用文，主要应该锻炼四个方面的基本功，即：分析问题的能力，调查研究的能力，有关专门业务的能力，以及文字表达的能力。

(1)要有一定的分析和认识问题的能力。谈到写文件，人们往往只注重写作技巧，有的甚至片面认为。只是“文章写得漂亮不漂亮”的问题。其实，能不能写好文件，首要的是政治思想水平，是分析问题和认识问题的能力。在机关工作中，常常有这样的情况：两个对工作熟悉程度、工作态度和文字表达能力都相差不多的同志，参加了内容相同的讨论会，要求他们起草类似的情况报告，一个同志能很快写出质量较高的草稿，另一个费了九牛二虎之力，写出来的是很一般化的东西，原因就是思想水平有差距。提高思想水平，重要的是要掌握分析和认识问题的武器，认真学习马列主义，思想的基本原理，学习唯物主义辩证法。有了正确的理论指导和正确的思想方法，就能够从各种错综复杂的现象中，抓住事物的本质，鉴别出是非曲直，做到观点鲜明，立场坚定；就可能用正确的观点统率繁杂纷纭的材料，写出思想内容比较深刻的文件。同时，还要认真学习和掌握党的方针、政策，领会上级部门有关的指示精神，时刻关心和了解社会主义现代化建设的大局，了解国内外形势的发展变化。这样就可以胸有全局，站得高，看得远，能够把一个部门和单位的局部工作，同整个事业的大局联系起来，“以大看小”，看得更深刻：也能以开阔的视野，敏锐的政治眼光，及时抓住问题的症结，“由小见大”，写出思想性强，内容深刻、实际的文件。

(2)要有掌握情况、调查研究的能力。“要了解情况，唯一的方法是向社会作调查”，“没有调查就没有发言权”。同志的这些有益的教诲，对写好机关应用文同样有着特殊重要的意义。机关的文件是在对实际情况的概括提炼中形成的。因此，文件编写者在起草文件之前，对所写的对象和范畴，必须有个全面的调查了解，及时掌握实际工作中发生的新情况，提出的新问题，总结出来的新经验，并加以认真的分析研究。在这个前提下，才能抓住要害，有针对性地提出解决问题；指导工作的意见和措施。在基层单位工作的同志，要多留心自己周围的各种动态，紧紧抓住典型的事件和思想，进行深入的调查了解，搞清楚其产生的原因，过程、结果和影响等等，做到心中有情况，案头有记载。在上层机关工作的同志，则更需要注意搜集和积累情况，随时掌握所属单位面上的动态，注意阅读下属部门上报的文字材料，经常听取他们的口头汇报，同时应特别注意挤时间深入下属单位调查研究，解剖麻雀，以便掌握更具体、更生动，更深一层的实际情况。“平时多积累，用时少费心”。如果不注意认真调查研究，尽可能多地占有材料，不注意自己部门和下属单位的各种动态，不善于掌握那些最能说明问题的典型情况，等到起草文件时“临时抱佛脚”，不仅不可能有较高的工作效率，也决不可能写出对工作有实际指导意义的、有价值的、象样的文件来。

(3)要有特定的专门业务能力。各行各业都有自己的专门业务。有关的文件，不论内容和文字，都必须具有科学性，符合本部门的实际，符合客观事物的规律。不能只讲所有部门、所有单位都可套用的“通用语”、“共性话”，更不能说“外行话”。因此，文件的起草者，必须认真学习、努力钻研本部门、本行业的业务。既要向书本学习，向有经验的内行人请教，更要从群众实践中吸取营养，使自己真正能够精通本部门、本系统的业务。这样，才能具体地把党的方针政策和业务工作中出现的新情况、新问题结合起来，撰写出实在的、能够指导业务工作的，质量较高的文件。如果缺乏应有的专业知识，那么写出的文件，除了拼凑一些人所共知的材料外，是很难提出有针对性的、能解决问题的真知灼见来的。弄得不好，还可能产生主观主义、瞎指挥，闹出笑话来。

(4)要有一定的文字表达能力。掌握了实际情况，又有分析问题和认识问题的能力，又是本专业的内行，可以说已经为写文件打好了基础。但还不能说就必然会写出好的文件来。“万事俱备，只欠东风”。这“东风”就是要有一定的文字表达能力。同志在《工作方法(草案)》中曾经指出：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。准确性属于概念、判断和推理问题，这都是逻辑问题。鲜明性和生动性，除了逻辑问题以外，还有词章问题。现在许多文件的缺点是：第一概念不明确；第二判断不恰当；第三使用概念和判断进行推理的时候，又缺乏逻辑性；第四不讲究词章。看这种文件是一场大灾难，耗费精力又少有所得。一定要改变这种不良的风气。”同志讲的“三性”，正是对文字表达能力的集中概括。

讲“三性”，首先是准确性。就是如实地、恰如其分地反映客观事物。机关应用文在这一点上要求更严。因为往往一字之差，一语之偏，就可能造成很大的影响，引起不应有的纷乱。语言不准确的突出表现是：有的概念含混不清。比如，要安排一批转业军人到地方各级领导岗位上。起草文件时把“转业军人”写成了“复员军人”，使许多人误以为政策变了。又如，把北京站内发生爆炸事件，写成“北京站爆炸事件”，好象把整个北京站都爆炸了。有的言过其实。如，本来是工厂卫生面貌发生巨大变化，却写成工厂面貌发生巨大变化，甚至是“翻天覆地的变化”。一件工作初步完成，却写成“完满结束”。一项活动，某单位有许多人参加，却写成“普遍参加”等等。还有的把“集体婚礼”写成“集体结婚”，“遇险”写成“遇难”，“免职”写成“解职”，“缓刑”写成“缓期执行”等等。不仅带来许多麻烦，还闹出不少笑话。

鲜明性就是对事物要态度鲜明，是非清楚，提倡什么，反对什么，十分明朗，不是模棱两可，含混不清，转弯抹角，吞吞吐吐，态度暧昧。比如对“扯皮”问题的批评，一份文件的草稿上这样写：“扯皮，尽管有其客观原因，主观上也不完全是为个人，程度上也有轻重之别，但它毕 竟不是我们提倡的无产阶级的作风，应该认真加以纠正”。在另一份文件上却是：“某些人对国家和人民的兴旺发达，根本不关心，他们热心的是个人的利害得失。合乎自己口味的就办，不合乎自己口味的就顶着不办；自己有利而国家要蒙受巨大损失的竟然胆大妄为地干，自己无利而为国家和人民迫切需要的，竟敢蛮横无理地扯皮到底。他们把党和人民赋予他们的重任和权力，当做自己称王称霸的资本。”有的同志认为这是本位主义、部门利益作怪，其实，这并不代表什么局部利益，而是个人主义的恶性膨胀，是党内存在的为害最大的一种歪风邪气”。两相对照，风格迥异，前者态度暧昧，不疼不痒，有气无力；后者尖锐、泼辣，旗帜鲜明，一针见血，表现了无产阶级应有的战斗风格。

生动性就是要有点文采，生动活泼地写出客观事物的特征，表达出鲜明的思想感情。机关应用文不是文艺作品，不必也不允许追求想象的瑰丽，情节的奇特，词藻的华美，但绝不是不要生动。“言之无文，行而不远”。如果文件语言无味，象个瘪三，死板，老套，没有几句来自群众的生动活泼切实有力的话，即使有新鲜深刻的内容，也很难引起人们的兴趣，因而会大大影响预期的效果。

提高文字表达能力，唯一的办法是多读多写，尽可能地多看些优秀的应用文，也要看些文艺作品，特别是古今中外的范文。要经常练习写多种体裁的文章。还要做有心人，注意搜集群众中和各种材料中的生动活泼的语言。这样日积月累，积少成多，由生到熟，写作时，文词就可呼之即来，得心应手。

鲁迅先生说：“我有一言应记取，文章得失不由天。”实践出真知，实践出才干。机关应用文的写作和其它文章一样，要坚持不懈地练基本功，并在实践中自觉地总结经验教训，虚心向别人学习，取长补短，持之以恒。这样就会练出过得硬的真功夫。不下一番苦功夫，不动一番脑子，不开拓自己的知识领域，积累丰富的经验，那是永远不会学到真实本领，写出好的机关应用文来的。

第一章　如何掌握机关应用文写作的规律

第一节　机关应用文的作用

机关应用文是国家机关、党派团体和企事业单位的管理部门交流信息、规范行为、指导推动工作的一种具有特定体式的书面语言工具，是应用文中用量最大、种类最多、使用范围也相当广泛的文体。在广大干部中提倡学习机关应用文的写作，掌握它的写作特点和规律，是提高各级机关工作效率，培养造就一大批能文能武的社会主义现代化建设领导骨干和文秘人员的需要，也是克服，改进机关作风的一条途径。

各级各类机关，无论内政、外交、军事、公安、司法、经济、科学、教育，文化、卫生、体育等部门和单位，都离不开交流情况，调查研究，总结经验，请示汇报工作，并就自己职权范围内的有关事宜作出决定、下达指示。把这些工作的意图、设想、过程、结果等形成各式各样的文件，用以指导和推动工作，这就是机关应用文的基本职能。应当说，整个国家机器，上至中央机关，下至基层单位，之所以能够下情上知，上情下达，协调一致，运筹自如，都离不开机关应用文。如果把机关应用文的功能分解开来，大体有以下四个方面。

一是交流信息的作用。下级的希望要求、工作情况以及所属部门、单位的各种动态，特别是新情况、新问题、新经验，需要及时向上级反映；上级制定的方针、政策和指示、意见等，需要尽快向下级传达；同级或不同部门相互之间商洽工作，交流情况，协作共事，也需要一定的书面材料，这一切多是由机关应用文承担。

二是宣传教育作用。机关的大多数文件，都有宣传教育的职能。特别是《决议》、《决定》、《报告》、《指示》等高级领导机关的文件，其内容一般都包含指导思想，理论和实践的依据，方针政策以及实施方案等。向下传达贯彻这些文件就是为了统一思想，提高认识，推动工作。有些可公开发表或改头换面作为新闻报导发表的文件，宣传教育的范围就更广，影响就更大了。下级向上级报送的简报、报告等等，实质上也有向上级机关和领导同志作宣传的作用。

三是规范行为的作用。机关应用文的许多种类，都不同程度地规定了人们的行动准则和行为方向，特别是法规性和政令性文件，对于人们该干什么，不该干什么，在什么时间、什么范围、什么问题上可干或不可干，能干到什么程度等等，都有明确的规定，有的还具体地制订了奖惩办法。这类文件一经，就必须坚决执行，任何人都不得违反。

四是工作依据的作用。上级机关在制定方针政策或指导工作时，除了依据耳闻目见的实际情况外，一个重要方法是根据下级上报的简报、报告、计划、总结等材料。而下级机关开展工作、处理问题时，上级的有关文件，也是判断是非的主要依据。单位之间的横向联系，也常以某一份文件作为纽带和凭证。在工作中常常遇到这种情况，一些部门之间发生矛盾时，一方便说：“拿红头文件来！”就是要求拿出根据的意思。

学习机关应用文的写作，也是培养干部的需要。机关应用文多是机关干部调查研究的结晶，是机关领导思想和工作经验的体现，也是马列主义基本理论及党的方针政策和本单位、本部门实际相结合的产物。它的撰写，是一项思想性、政策性、技术性很强的工作。撰写者和指导者，需要一定的马列主义理论修养，具备相应的分析和认识问题的能力，懂得掌握情况和调查研究的方法，还要有特定的专业知识和文字表达能力。因此，写作过程也是锻炼和提高干部素质的过程。一份文件写得好不好，及时不及时，既是领导机关工作质量和工作效率的体现，也是领导班子思想水平、业务能力和指挥才干的重要标志。每一个机关工作人员，特别是从事领导工作和文书、宣传、调查研究工作的同志，都应当把学习机关应用文写作，作为一项重要的业务基本功。从这个意义上说，组织干部学习机关应用文写作，不仅是提高各级机关工作水平的重要措施，也是培养和提高干部，造就一大批现代化建设的领导和管理人才的必不可少的途径。目前，许多单位都感到，德才兼备、能文能武的领导骨干和文秘人员十分缺乏。造成这种状况的原因，除的严重破坏、没有及时发现和选拔这方面的人才以外，也与我们长期以来没有组织干部学习写作，特别是在各级党校和文科院校中没有设置有关专业、开设有关课程，注意从青少年中培养应用文写作人才有很大关系。

学习机关应用文的写作，还有助于改变机关作风，克服。机关应用文要求严格的真实性，高度的思想性，很强的针对性。也就是说，它的写作，必须做到事实可靠，判断准确，办法切实可行。在内容上，它必须反映客观实际，而不能弄虚作假，杜撰捏造。要提出解决实际问题的方针、原则和措施，而不能无的放矢，空发议论。在文字表述上，要准确鲜明，简练畅达，以尽可能少的字句，恰如其分而又具体生动地反映和解决现实问题。那种冗长杂乱，繁琐重复，使人读后茫茫然不知所云的文件，不仅浪费了人力物力，而且贻误了工作。这就要求，撰写者和审稿、定稿者，必须深入实际，深入群众，认真调查研究，掌握群众的思想脉搏，关注自己工作领域中的新情况，新问题，新经验，使自己的思想紧紧跟上不断发展变化着的实际。克服那种靠道听途说，靠表面现象和老经验做决断，或者唯书、唯上，只靠上边的“精神”，不顾下边的实际，当“传达室”、“转运站”等作风。当然，对机关工作来说，草拟、印刷、发送文件，并不是唯—的工作方法。如果本来可以口头请示，当面接洽的事，也写个材料；应面对面解决的问题，也发个指示、通知；本来有个简单文件就可解决问题，也搞成长篇大论，那就会使许多同志陷入文山会海而不能自拔。如果掌握了机关应用文的写作规律和写作方法，懂得哪些情况和问题应形成文件，哪些不必形成文件，哪些该长，哪些该短，哪些应快，哪些应慢，就会大大减少文件的数量，提高文件的质量和写作速度。

古今中外，凡是有作为的政治家，无不重视公文的写作。在我国，公文的产生，几乎和文字的形成同步。中国的文章史，实际上是从应用文开始的。在甲骨文中，多是国家的卜辞文书，其中有殷王的文告，如“王大令众人曰协田！其受年”(殷王命令奴隶们努力耕田！那就能获得好收成)。金文就是古人把文件记在钟鼎上的文字。如《毛公鼎》是成王册命毛公之辞，《散氏盘》是两国疆界的契约。《尚书》中的诰、命、誓是周朝作为训诫勉励的文告和出师作战的命令、誓词。在《论语·宪 问》中，还记载了文件的写作过程，“为命，裨谌草创之，世叔讨论之，行人子羽修饰之，东里子产润色之”。可见古人是多么重视文件的撰写。汉代以后，随着社会经济的发展，国家的日趋复杂，公文的种类也越来越多，光是以皇帝名义的文件就有制、诰、诏、旨，敕、册、策、谕、令、檄等等。而对公文写作经验的总结，也开始系统化、理论化。在《后汉书·刘陶传》中出现了“公文”一词：“但更相告语，莫肯公文。”晋代陆机的《文赋》，第一次把文章的写作过程、方法、形式、技巧等问题，提到文学批评的范畴。其中就有碑、诔、奏说。梁朝的刘勰，撰写了体大思精的《文心雕龙》其中《书记》、《诏策》、《檄移》、《封禅》、《章表》、《奏启》、《议对》、《祝盟》等篇，都是对各类应用文的比较系统的论述。历代许多有作为的大政治家、文学家也写下了大量的应用文。如秦代李斯给秦王的报告《谏逐客书》，汉代司马迁的《报任安书》贾谊的《过秦论》、《治安策》、《论积贮疏》，晁错的《贤良对策》、《论贵粟疏》、《言兵事疏》，王莽的《新莽量铭》，三国蜀汉诸葛亮的《出师表》，晋朝李密的《陈情表》，唐代魏征的《谏太宗十思疏》，韩愈的《论佛骨表》，宋代王安石的《答司马谏议书》苏轼的《乞校正陆贽奏议进御札子》等等，都是公文中的佳品，至今仍然是我们借鉴学习的范文。

我们党和政府十分重视机关公文的写作。早在一九二三年，由中国共产党领导成立的海陆丰总农会和广东省农会，就设立过“文牍部”。一九三一年，同志组织文书部门制定了《文书处置办法》。一九四二年，陕甘宁边区政府还颁发过《陕甘宁边区新公文程式》，把机关公文分成主要公文和辅助公文两类，主要公文有命令、布告、批签、公函、呈文等五种；辅助公文有指示信、报告、快邮代电、签条、通知等五种。一九四九年二月，华北人民政府又颁发了《华北人民政府公文处理暂行办法》，对公文程序、种类、格式和行文关系作了规定。全国解放后，政务院又于一九五一年颁发了新的《公文处理暂行办法》，对机关应用文的处理原则、种类和写作要求作了具体规定。一九五一年一月，一九五六年十一月，中共中央和中央办公厅又先后批发了《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》与《中国共产党县级机关文书处理工作和档案工作暂行办法》，一九八一年二月，国务院办公厅又了《国家行政机关公文处理暂行办法》，共七章三十三条，具体规定了公文的性质、任务和调查研究、实事求是、及时、准确、安全、保密等撰写与处理原则。随着各项改革事业的深入发展，机关公文工作面临着新的形势和更高的要求。一九八七年二月十八日国务院办公厅了《国家行政机关公文处理办法》，共七章三十七条。它的实施，对提高公文质量和办文效率发挥了重要作用。

、、刘少奇等老一辈无产阶级革命家，从参加革命工作起就常常亲自动手起草和修改文件，党和国家的许多重要文件，不少是出自他们之手，或是在他们直接领导下撰写而后由他们修改定稿的。对于如何撰写文件，他们也多次作过指示。比如，积极倡导领导干部亲自动手，反对秘书代劳；文书工作要遵循保密、准确、迅速三原则；文件要有三性，准确性、鲜明性、生动性；提倡革命的文风，反对文牍主义等等。同志不仅亲自主持制定文书处理办法，还召集知名语言学家探讨机关应用文写作。这一切，作为他们的革命实践的组成部分，为党的事业做出了贡献，给我们树立了榜样。今后，随着我国社会主义现代化建设的迅速发展，经济体制改革的不断完善，对我们各级领导机关，特别是领导同志提出了更高的要求。可以这样说，如果机关干部不会起草或修改文件，那是很难胜任本职工作的。