高校财务管理中的信息不对称控制研究

【摘 要】 “信息不对称”广泛存在于高校财务管理活动中。本文对高校财务管理中的信息不对称现象、原因以及产生的消极影响进行分析,提出控制信息不对称的五点具体措施,以期加强高校财务管理信息沟通与交流,将财务管理中的信息不对称控制在可容忍程度内。

【关键词】 高校财务管理; 信息不对称; 逆向选择; 道德风险

一、高校财务管理中的信息传递过程

一般而言,高校财务管理系统主要由校经济政策决策层、财务管理职能部门和学校经济运作部门以及教职员工几个层次组成。整个财务管理的信息系统,就是由纵向各层次之间与横向各部门之间纵横交错的信息收集、反馈和所构成的一个复杂的信息流系统。如图1所示。

高校财务部门作为学校经济管理的综合机构,参与学校的各项经济管理工作,负责对学校各类经济活动实施管理、核算和监督,为学校的各项决策提供经济和财务运作的数据分析和咨询意见。因此,财务部门有关管理信息的与收集显得尤为重要,起着承上启下的重要作用。

高校财务管理信息系统并非封闭的自我运行的系统,而是与外部具有密切联系的开放系统。其外部信息传递和交流的主体主要是政府的教育、财政、物价、税务、审计等主管部门以及接受教育的学习者等。

二、信息不对称在高校财务管理中的表现

(一)信息不对称在高校财务管理中的主要表现

1.财务管理信息传递渠道不畅

自上而下、自下而上及横向纵向之间信息沟通渠道有宽有窄,一旦出现沟通瓶颈,就会影响学校整体财务管理信息传递渠道的畅通和循环。例如,财政专项资金通常由学校特定职能部门统筹管理,若职能部门未将某些预算项目及时层层分解下达到具体执行人员,就会造成当年计划完成的专项预算不能当年完成,影响学校财政资金的使用效益与效果,也影响学校的事业完成进度。再如,有些职能部门负责以学校名义签订经济合同后,如果不及时将信息流转到财务部门,就有可能因未按合同规定的进度付款或未按合同履约而造成学校利益的损失。

2.信息传递过程中的信息流失

信息在传递过程中,可能存在着有意或无意的信息流失。主要表现是一些经济运行一线人员不能及时、正确判断信息是否需要传递或报告,往往会形成信息流失。例如,学校的院系等教学部门在为学生提供一些非学历教育培训时,经办人员往往不知道其收费标准需要报经财务部门乃至政府物价管理部门的审批或主观疏忽等原因,容易自主确定收费标准而未与财务部门沟通,从而造成违规收费问题。另外,财务管理职能部门由于种种原因未能将财务管理的政策信息、预算执行预警信息及时、准确告知学校经济运行部门,也极有可能会造成经济运行部门的管理偏差。

3.信息归集及披露中的信息失真

信息归集及披露中的信息失真主要有三种情况:

(1)因专业胜任能力不够而误解或误传信息。处在财务管理信息收集第一道关口的会计人员,在日常工作中由于其专业胜任能力的局限,可能未将应层层上报的财务管理信息及时上报,最终造成信息的滞留而丧失其有用性;也有可能将信息进行错误归集、整理并将有偏差的信息在校内、外披露。久而久之,再加上岗位轮换与调整,很可能形成一些谁也说不清楚某事的现象,影响到信息的真实性与准确性。

(2)因自我利益权衡而故意隐瞒信息。处在利润中心或成本费用中心的一线人员,可能出于部门或个人利益的考虑,年末结账前不及时办理有关成本费用的支付和报销手续,如果金额较大,就会致使学校的财务报告信息失真。有些部门预算做得不仔细,原因主要在于这些部门负责人不想用自己编制的详细预算来约束自己。预算的准确性和有效性大打折扣,学校以预算管理为抓手的财务管理也就达不到其原定的目标了。

(3)因责任心不强而忽视一些重要的信息。由于有关人员责任心不强,对一些重要信息视而不见,或者未引起高度重视,信息传递过程中有时会出现“大化小,小化无”的信息失真问题。

(二)高校财务管理信息不对称现象的分布层面

高校财务管理信息传递渠道不畅、信息流失、信息失真等信息不对称现象归纳起来,基本分布在三个层面:

1.各院系、支持服务职能部门与学校财务管理部门之间的信息不对称

院系、支持服务职能部门对本部门的经济运行、收支成本方面的信息掌握比财务管理部门更详实、更及时,而财务管理职能部门对全局(或全校)和外部的信息掌握得更全面,拥有更多的财经政策、财务管理方面的信息。

2.各院系、职能部门内部的信息不对称

各院系、行政管理部门领导之间、领导与科室负责人之间、教职员工之间等所拥有的财务管理信息类别和数量都存在着差异。主要表现在两个方面:一方面是各院系、行政管理部门领导之间、领导与科室负责人之间、教职员工之间等所拥有的财务管理信息类别和数量都存在着差异;第二个方面是财务管理部门内部同样存在着信息不对称,财务管理部门要实施具体的财务管理和服务功能,必然在具体工作中有各自的侧重点,从而在信息占有上也会有所差异。财务管理职能部门负责人、各科室负责人、会计人员之间的信息传递如果不畅通,也会形成财务管理信息不对称。实际上,财务管理科室负责人处在财务管理一线,他们拥有着财务管理丰富的信息资源,占有信息优势。

3.校务领导层与各院系、职能部门之间的信息不对称

各院系、职能部门拥有的本部门的经济运行与财务管理信息明显比校领导层要快、要多、要细、要完整,而校务领导层拥有的经济运行与财务管理信息更宏观、具有全局性。

三、信息不对称对高校财务管理的消极影响

信息不对称既然普遍存在于财务管理之中,必然会对财务管理活动的各个方面和各个环节产生消极影响。

(一)减少了财务管理政策的可行性和有效性

由于财务管理活动中较多存在的信息不对称,使得财务管理职能部门、学校经济决策层在制定财务管理政策的过程中并不能拥有完整和充分的信息,导致所制定的财务管理政策其针对性、可行性、有效性大打折扣。

(二)降低了财务管理的效率与质量

由于具体部门和工作人员对财务管理政策的理解上存在着信息不对称,各层面的信息交流也有可能出现流失、失真,在政策的执行力度和在管理过程中具体问题的看法上都会受到主观因素的影响,因而可能会产生执行迟缓或变形等情况。同时,财务管理信息收集与反馈的流失与偏差,也会使财务管理职能部门对财务管理政策的执行情况的了解出现不完全或偏差,最终导致整个财务管理活动的低效率与低质量。

(三)造成学校经济资源的浪费

在高校经济管理过程中,财务管理信息已成为学校经济资源配置的重要基础。由于信息不对称,使得学校经济资源使用的效益、效果情况“失真”,不可避免地会误导学校的经济资源配置,破坏奖优惩劣的绩效考评机制,造成学校经济资源的部分浪费与损失。

四、财务管理中信息不对称的成因

财务管理中信息不对称现象的存在既有其普遍的原因,也有其基于财务管理本身的特殊性原因。一般而言,社会分工和专业化、获取信息的成本差异以及人们获取信息的能力差异都会产生信息的不对称,这些原因表现在具体的财务管理活动中又有其相应的特殊性。

(一)财务管理从业人员的专业局限性

财务管理人员偏重于会计核算及财务分析,不熟悉学校和经济运行的整个过程,即便是财务管理方面的专家,如高校的领导层、财务处长、审计处长等相对而言拥有财务管理方面更多的信息优势,然而却不可能对整个高校各个部门各个经济运行活动的合法合规性、效率效果性等信息了若指掌。再如一个优秀的财务管理人员可能在会计专业领域里是专家,但他(她)无法对学校里教学管理的各个环节和经济运行的各方面都熟悉精通。实际上,财务管理从业人员一般局限于会计专业,而很少有其他专业和岗位转入的,由此形成的财务管理信息不对称的现象是客观存在而且不可避免的。

(二)信息获取的成本性

财务管理信息的获取是有成本的,这种成本不仅仅表现为货币形式,还表现为由于获取信息而花费的时间、人力、物力甚至机会成本等。在学校财务管理活动中,各层次要想获得更加完全的信息必须要支付相应的成本,但由于各自成本支付上的差异,会导致信息获取上的不对称。

(三)不同的财务管理活动参与主体获取信息能力的差异性

不同的财务管理活动参与主体获取信息能力的差异性导致获取信息的主体之间能力差异,其客观的因素方面包括获取信息的主体所处的管理层次、所拥有的资源的丰沛程度;主观因素则包括管理人员的教育程度、沟通能力、搜集信息和甄别信息的能力等。

(四)逆向选择与道德风险

由于学校存在着各个管理层次目标的冲突、管理人员与具体经济运行人员之间的目标冲突以及部门分目标和学校总体目标之间的冲突,各层次、各部门对于实现自身目标所需要的信息在需求上各有差异,再加上资源的有限性,在搜集、整理和传递信息时必然会有所取舍。不是利用信息优势隐瞒信息以获取额外利益的逆向选择,就是利用信息优势故意采取隐蔽行动而使学校利益受损的道德风险。

五、对财务管理中信息不对称的控制

加强高校财务管理信息沟通与交流和降低财务管理中的信息不对称,应将财务管理中的信息不对称控制在可容忍程度内。

(一)增强财务管理活动参与人员的信息交流意识与获取信息的能力

高校的财务管理活动与信息传递和交流密不可分,因此需要学校财务管理信息流的各层次各主体充分认识高校财务管理活动中的信息不对称的具体表现、影响和具体成因,并认真研究对策,增强信息沟通、交流的意识,采取切实措施,降低、限制其不利影响。

在财务管理活动中,获取信息的能力包括财务管理人员和财务管理主体获取最新信息的意识、掌握和使用现代信息工具的能力和甄别信息的能力等。学校需要采取相关的教育和培训措施提高管理人员和财务管理主体的专业胜任能力以及获取相关财务管理信息的能力。

(二)下移财务管理中心,畅通信息传递渠道

要进一步建立和完善学校、院系经济运行职能部门两级财务管理模式,逐步使财务管理重心下移,分类确立学校的利润中心和费用控制中心,以预算管理为核心,以绩效考核评价为抓手,使院系及职能部门成为财务管理的主体,形成各部门负责人与学校领导共同当家理财的局面。同时配合以有针对性的绩效考评,以促进财务管理信息传递渠道的畅通。

(三)建立和完善信息传递与沟通的激励和约束机制

有效的信息激励和约束机制就是要激励积极主动的信息归集与传递活动,惩戒信息传递、沟通、披露不及时、不全面或失真的行为。学校在梳理出财务管理信息传递与流动过程中的薄弱环节与关键点后,根据成本效益原则,制定校内财务管理信息的强制性披露内容和传递时间等规定,制定校内财务管理信息披露的绩效考评和监督检查等规定,形成信息传递与沟通的激励和约束机制并加以有效执行。如:规定预算编制应该有的明细类别与内容、预算编制时间、预算执行的定期差异分析;规定财务管理信息公开的时间和方式;规定财务管理信息披露的考评规定等。

(四)运用网络技术,降低信息传递与沟通成本

在高校财务管理活动中充分运用网络技术和现代化的财务管理手段和工具,有利于提高财务管理信息的传递速度和提高信息共享度。要运用信息化的流程管理控制将各层次各主体的有用信息纳入数据库,拓展信息源;还要利用原生信息加工派生出新的有用财务管理信息(比如说通过对会计核算数据的挖掘与分析归纳,形成有用的财务分析资料)以降低信息传递与沟通成本。特别要利用网络信息的优势,减少财务信息传递层级和失真,以大大提高财务管理信息的公开度和透明度。

(五)加强学校内部审计监督,减少逆向选择与道德风险

要充分发挥内部审计在学校内部控制中的作用,对学校各层次的信息传递与沟通实施独立的定期或不定期的监督,针对发现的问题提出管理建议与措施,督促整改,以减少财务管理信息的逆向选择与道德风险。

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