视频会议系统在企业经营中的应用

【摘要】 远程视频会议系统能够助企业提高生产效率、即时把握市场动向，提高团队协同工作的效率。文章针对视频会议系统在企业经营中的作用与应用进行了阐述。

【关键词】 视频会议系统 发展 应用

为了增强竞争力，现代企业正逐步向集团化、规模化方向发展。基于市场部署和成本控制的考虑，企业需要在不同地点部署研发、生产、销售机构，在全球选择供应商及合作伙伴，这对企业的集中式管理提出了新的挑战。为了实现日益频繁的跨地域沟通交流和快速决策，现代企业需要更高效、更便捷、更先进的沟通方式。面对新的沟通需求，原有的电话、计算机等通信系统已不能完全适应，随着互联网的快速发展，基于交互式多媒体通信技术的视频会议已经成为企业重要的沟通手段。视频会议以身临其境的可视化远程交流方式替代传统的电话、E-mail及异地出差，能够以更高的效率和更低的成本，满足集中式管理的需求，让企业在瞬息万变的竞争环境中赢得先机，实现持续、快速、高效的整体运营。

1. 视频会议系统及其发展

视频会议系统是指两个或两个以上不同地方的个人或群体通过传输线路及多媒体设备将声音、影像及文件资料互传，达到实时互动的沟通，从而完成会议目的的系统设备。视频会议系统是集通信技术、计算机技术、多媒体技术、微电子技术于一体的远程异地通信方式，使得在地理上分散的用户可以共聚一处，通过图形、声音等多种方式实时交流信息，增加双方对内容的理解能力。

视频会议系统的各分会场终端在对现场人物的图像和声音、主要背景以及相关的资料图像进行捕捉的同时实现图像声音的压缩编码。根据视频会议的控制模式，经过数字通信系统向指定方向在网络上进行传输。与此同时，终端对接收到的图像声音进行解码解压缩并在显示终端（液晶电视、投影仪等）输出指定会议参加方的图像和声音。

视频会议是一种典型的多媒体通信应用实例。20世纪60年达国家就开始进行视频会议的研究，早期的视频会议系统以模拟方式传输，占用很大的带宽，其代表有美国贝尔实验室研制的可视电话、英国BT公司的1MHz带宽黑白视频会议系统。80年代末90年代初，随着微电子、计算机、数字信号处理及图像处理技术的发展，视频会议的理论研究和实用系统研制方面也得到了迅速发展。总的说来，其发展主要经历了模拟视频会议、数字视频会议和国际统一标准的数字视频会议三个阶段。

2005年初第一款720P高清视频会议产品问世，拉开了高清视频会议的序幕。2007年Lifesize首款1080P高清视频会议系统，标志着视频会议系统已经进入到了高清时代。与传统的标清视频会议系统相比，高清视频会议系统通过提供更为清晰的画面质量、更好的声音效果，提供给与会者高效、高质量的视频体验，使与会者能够更有效的进行会议交流。随着HDTV，HD摄像机等设备的普及，高清视频会议系统得到了更为广泛的应用，视频会议系统也从标清时代走到了高清时代。更多的企业和机构认识到信息化建设对于企业发展所起到的至关重要的作用，对高清视频会议系统有了更多的需求，同时市场上也涌现出了多家厂商，积极应用高清视频会议新技术，不断开发出新产品，把高清视频会议系统的应用推到新局面。

2. 视频会议系统的作用

针对企业的沟通难题，视频会议系统应需而生，国内外各大厂商都推出了自己的视频会议系统。对于企业来说，采用视频会议系统能够即时把握市场，赢得具有竞争力的优势。对于教育机构来说，能够将不同区域的学生和教师连接起来，共同分享课堂内容，互相学习。对于公共机关来说，能够提供即时的信息，增加安全系数，为各种紧急事故提供关键的通信工具。沟通在企业运营中占据非常重要的地位，传统的远程沟通方式无非采用电话联系或者出差两种。电话会议虽然可以及时迅速的沟通，但因其具有不可视的局限性，遇到需要边展示产品和资料边沟通的情况就不得不派人出差。往往为了参加一个小时的会议需要花费2天以上的外出行程，伴随产生的是高额的差旅费用，增加了企业的运营成本。虽然频繁的出差也能解决大部分问题，但极大的延长了决策周期，在残酷的商场，落后竞争对手一秒可能损失的就不仅仅只是金钱了。如何提高沟通质量与效率成了企业领导者必须考虑的事情。

视频会议与传统的电话会议相比优势明显，视频会议能提供直接、全面的视频、音频环境，在沟通交流方面互动性更强一些。召开视频会议不仅可以听到发言者的声音，还可以清楚的看见他的表情、动作，带来真实直观的交流体验。共享文件资料功能可以同步显示照片、PPT、文档、影音文件，让远程教育和培训真正成为现实。远程视频会议系统不仅方便企业随时召开内部会议、技术交流，还可以帮助企业解决异地培训、异地招聘等难题。它使远距离沟通变得更为频繁、效率更高更为高效，从而深刻地影响企业的运行模式、缩短决策时间、同时提高组织内部的协同力和竞争力。

视频会议带来的好处值得人们的考虑。不过视频会议是依赖于网络运行的，在2002年IDC预测的年度IT业界热点技术中，视频会议技术位居前列；国内有关研究机构也曾预测，2002年视频会议在中国内地市场的销售额会达到20亿元。目前，各级政府、事业单位、金融证券机构、教育机构等纷纷开始营建视频会议系统，随着网络环境的不断完善，这种需求还将大幅增加。

3. 视频会议系统的应用

3.1用于企业内部沟通。分布在不同地域的企业分支机构，借助视频会议系统就可以随时随地与总公司进行沟通，不需要浪费时间在旅途上，为企业缩短了决策时间，提高了公司的运作效率。

3.2与非本地客户进行可视化的互动交流，增强真实感。以往与异地客户沟通需要相关人员多次往返两个城市，费时费力。采用视频会议系统就像面对面交流一样，可以及时了解客户需求。

3.3向公众和目标客户进行产品的可视化推广，增强直观性。俗话说“眼见为实”，通过展示产品，让客户直观的看到产品的外观，工作状态，性能等，比只是拿出几组数据更有说服力。

3.4对分支机构企业员工进行在岗培训。企业规模的日益扩大，机构的日益分散，让员工的业务培训和思想工作变得困难重重，集中式培训耗费大量的资金和时间。视频会议系统将帮助企业建立基于互联网络的培训教室，让远在天边的老师与学生面对面的交流和沟通，实现企业远程教育和培训的梦想。

3.5对公司自身或客户进行远程可视化技术支持和维护。通过视频会议软件系统可得到技术人员“面对面”的讲解，有效而快速的解决遇到的问题，大幅度的提高客户对企业的信任和满意程度。

3.6视频会议系统还可以与硬件设备灵活结合，架设大型会场，满足几千或者上万的人进行会议，这种方式不但可以满足会议需求，并且提高会议质量和项目性价比，同时软件维护简单，扩容方便。

4. 经济效益分析

视频会议技术的诞生，彻底打破了传统的会议模式，对于那些会议频繁的公司和个人来说，这种先进的会议方式，使他们不再长年东奔西走，节约差旅费用，减少旅途消耗，同时提高了信息传达速度，就等于提高工作效率。随时随地的沟通，使人们更有效的交流，因为可视化的交流是最自然的交流方式。

据分析，一家年营业额在2000万的企业，每年花费在差旅上的费用就占了15%，大约是300万元。使用汇讯wiseuc视频会议系统后，可节约近50%，每年的差旅费降低到100-150万元。而构建一套总部1个结点，10个分支结点的视频会议系统，费用仅为几十万元，不到一年便可收回成本。节约差旅费和通讯费只是视频会议系统最直观的优点，相比于因效率提升而带来的经济效益增长简直微不足道。