推进办公室工作科学化精细化管理探讨

[摘 要] 办公室实施精细化管理，是提高单位管理科学化的重要举措，是创新管理方法和手段，提高干部队伍整体素质的具体实践。本文针对办公室工作这一特殊客体，分析了办公室工作的特点及当前普遍存在的问题，提出了全面推进办公室工作科学化、精细化管理举措，以及完善制度、科学考核问题。

[关健词] 办公室 精细化 管理

中图分类号：C931.4 文献标识码：A 文章编号：

办公室作为机关的行政中枢，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。随着科学化、精细化管理理念的不断引入，企业各级办公室工作面临更多的压力和挑战。当前做好办公室工作，必须紧紧围绕中心工作，把握办公室工作的内在规律，大力推进科学化和精细化管理，加强自身建设，增强创新意识，使各项工作流程更加优化，职责更加明晰，考核更加科学，制度更加严密，督办更加有力，使服务领导、机关和基层的绩效更加显著。

一、 办公室工作的特点及当前普遍存在的问题

办公室是单位的综合管理部门，也是具体的办事机构，事务性很强，其职能主要体现为参谋助手、协调综合、审核把关、运转保障和督促检查等，直接为单位领导和广大员工服务，同时也承担一部分对外服务职能，处在一个单位的关键位置，工作关系千丝万缕，错综复杂。工作的原则性强，无论是执行上级指示还是处理内部事务，都有极强的政策性和原则性；工作的服务性强，所有工作都是围绕单位中心工作展开的，协调单位的方方面面，服务于单位整个工作大局；工作的突发性强，实际工作不确定因素多，需要经常处理临时性的事务，人员素质要求较高；工作的内容繁琐，涉及面广，涵盖办文办事、来信来访、调查研究、会务组织、协调服务、安全保卫、后勤保障等诸多方面。

近年来，办公室参与政务、管理事务、搞好服务及办文、办会、办事的质量和水平虽有明显提高，但还存在一些问题和不足：一是传统的办公室工作任务仅仅满足于完成日常事务性工作和维持本单位的正常运转，管理理念和管理模式不能完全适应当前形势发展的要求。二是办公室工作的规章制度不够完善，科学性和系统性还需进一步提升，工作流程也不够优化，一定程度上限制了办公室职能的有效发挥。三是工作职责不明确，责任不落实的情况还不同程度地存在，难以实施科学的量化考核，岗责体系还需进一步健全。在事务繁杂，办公室工作人员有限的情况下，影响了办公室的整体工作效率。四是人员素质参差不齐，有些员工还是老习惯办事，节奏慢，难以接受和掌握现代办公信息技术，与高标准要求还有一定差距。

此外，办公室工作的问题和不足还表现在：一是疏于政务、忙于事务。办公室的主要精力为一些琐碎的日常事务所牵扯，参政水平不高，领导的参谋助手作用发挥得不够充分。二是疏于管理、责任淡化。工作流程不够精细，不同程度地存在责任不落实、工作效率不高的问题。少数人办文、办会、办事还不够干练、不够圆满，影响工作质量和机关形象。三是疏于服务、忙于应付。主要是工作的主动性、创造性差，成天忙于应付，“沉”得不够。四是疏于学习、安于现状。一些同志认为自己的素质在机关还过得去，不愿意花时间、动脑筋搞学习，对本职工作得过且过。

三、全面推进办公室工作科学化、精细化管理

首先，更新观念，提高认识。办公室人员必须牢固树立“细节决定成败”的意识，增强工作的自觉性、及时性、细致性、创造性、有效性，力争每项工作都严谨、细致、准确，不延误、不中断、不积压、不出差错、不冷落群众、不让办公室的形象受损。常规的事超前， 急办的事加快，敏感的事周全。 “不因事小而不为，不因事杂而乱为，不因事急而盲为，不因事难而怕为”。

重要的，辅助好决策。利用办公室信息网络健全、渠道通畅的有利条件，深入基层，调查研究，为领导及时、准确、全面地提供决策信息；高质量地起草重要文稿；对重大问题适时提出对策性建议和处理预案。决策中，要注意综合协调，加强公文的运转和审核把关，提高效率。决策后，要搞好宣传，抓好决策的组织实施和督促检查，并及时总结经验，反馈问题。

还有，推行绩效管理。要按照奖优、治庸、罚劣的原则，探索开展绩效考核。一是定量与定性考核结合；二是综合与分类考核结合；三是内外结合；四是今昔结合，对不好量化的工作，可用以往年度完成工作的数量和质量作参考；五是人机结合，充分运用综合办公信息系统，自动生成相关考核信息，并辅之以必要的人工考核；六是考用结合，重视考核结果的应用，以考促管。

再则，优化流程，细分任务。要按照程序精简、环节顺畅、责任明确、标准细化的基本要求，优化办公室各项工作流程。将各项职能逐项分解到各系列、各环节、各岗位，明确“干什么”、“怎么干”、“干得怎么样”、“干错了怎么办”，确保岗位职责精细化；既不越位，也不缺位。

关键的，系统共振，协调成事。办公室要正确定位，摆正位置，形成协调配合、齐抓共管的工作格局。一是做好与领导的协调。及时领会领导意图，把领导安排的工作准确及时地安排、布置、贯彻下去。二是做好与上级机关的协调。对上级机关的发文、通知、安排，及时向领导汇报，当好“参谋”，及早拿出思路和方案。三是做好与其它科室之间的协调。及时请示汇报，做到既解决问题，又尊重各方面的意见。四是做好与地方政府及系统外部门之间的协调。五是做好与基层单位关系的协调。让领导放心，让群众满意。

最后，努力将精细化管理上升为一种文化。推行办公室工作精细化管理，要高度重视精神的作用，重视文化建设，形成每个办公室成员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。要努力做到围绕中心、服务大局，爱岗敬业、甘于奉献，雷厉风行、严谨细致。要把精细化管理当作一种工作要求，一种精神境界，一种文化素养，真正融入工作、生活当中，陶冶情操，提高能力，创造一流工作业绩。

三、积极完善制度，强化考核

要对办文、办事、办会、、保密、督办等办公室规章制度进行修订、补充和完善，形成规范化的制度体系，坚持用制度来约束行为，规范工作运转，使办公室工作切实做到有章可循、井然有序、周密严谨。当前，重点是要建立和完善以下三项制度：

首先，建立工作日志制度。提高办公室干部统筹安排工作的能力和科学利用时间的水平，减少疏漏，杜绝重大失误。对相关职能部门间业务联系的工作，外来会议通知，领导干部外出、干部出差、参观、学习、考察等日常事项，建立专门日志，以备查询。每个办公室人员都建立自己的个人工作日志，便于经常性地了解和及时推进各自职责范围内的工作。对领导交办或其他科室、相关部门请求协助的临时性工作建立台帐，留存记录，顾此失彼。

其次，建立AB岗制度。实行AB岗工作制一方面能够通过A、B工作人员互为备岗，保证各项工作流程顺畅、无缝链接，防止办公室职能发挥出现“缺位”。在A、B岗工作人员都在岗的情况下，能够相互把关、审核，最大限度地减少工作中差错或低级失误。

第三，完善绩效考核制度。严格岗位定员和目标管理。将办公室内部划分为文秘综合、文档机要、考核督办三个考核小类，按各自所担负的职责细化为日常性、阶段性和临时性任务目标，明确完成时限、工作程序和具体要求，实行分工负责，责任量化考核，办公室人员按月填报《工作完成情况统计表》，向办公室科务会议汇报工作任务完成情况，年终汇总，按考核情况进行评先评优。考核过程中，对能够量化的工作尽可能地设计量化指标，对主观因素较强、不容易量化的工作，应当设计必要的定性评价指标。

当前，只有全面推进科学化、精细化管理，才能有效解决目前办公室工作中存在的流程不优、岗责不细、职能不顺、落实不够等问题，不断提高办公室工作的整体效能，确保各项工作高效优质、运转灵活、管理有序，更好地为领导、为机关、为基层服务。