档案收集整理是管理好档案的基本要求

【前言】档案收集整理是管理好档案的基本要求由文秘帮小编整理而成，但愿对你的学习工作带来帮助。一般情况下，做好档案工作的手段存在诸多种，然而开展好档案整理收集工作是关键所在。倘若不做好整理工作，那么档案日后管理也会存在诸多不足之处。显而易见的是，档案收集整理工作是必要的。不仅仅如此，档案收集整理的意义还表现在以下几个方面： 第一，相关部门在...

（黑龙江省格球山农场社保险事业管理局）

摘 要：档案收集整理是有效落实档案的关键所在，同时也得到了共识。由于收集管理工作在档案管理中扮演着重要的角色，倘若基础性工程没有做好，今后管理工作一定会存在不足之处。从这个立场来看，开展好档案收集管理工作势在必行，然而不可否认的是，相关部门没有对收集整理工作引起高度重视，致使诸多档案出现信息流失的情况。鉴于此，本文主要从以下几个方面进行分析，提出合理化建议，提供给相关人士，供以借鉴。

关键词：档案管理；收集整理；分析

相关部门可以采取诸多手段将档案收集管理质量加以提升，然而从当前的发展形势来看，加大宣传力度，增强相关人员的意识，倘若不存在意识，那么久无法付出行动。不仅仅如此，相关部门应当发挥出信息化技术的作用，并建立完善的管理系统，将责任制度落实到位，从而要求不同部门之间加以配合。

1 档案收集整理的意义

一般情况下，做好档案工作的手段存在诸多种，然而开展好档案整理收集工作是关键所在。倘若不做好整理工作，那么档案日后管理也会存在诸多不足之处。显而易见的是，档案收集整理工作是必要的。不仅仅如此，档案收集整理的意义还表现在以下几个方面：

第一，相关部门在开展档案收集整理工作的时候，一定要搜寻存在价值的信息。诸多信息的价值都是在前期整理工作中呈现出来的，依据这种信息来看，相关人员需要做好记录工作，为今后档案工作可以得到充分的利用提供重要的参考依据；第二，收集整理工作在档案工作中扮演着重要的角色，倘若没有收集整理工作，那么就不能形成档案，这样也会在某种程度上对档案的最终形成带来直接的影响。所以，相关人员应当对收集整理工作引起高度重视；第三，收集整理工作在档案管理中占有着重要的地位，由于档案管理最基本的管理方法是对档案进行收集管理，相关人员在对档案进行收集管理的时候，应当做好相应的分类、记录等，所以相关人员一定要做好自己的本职工作，一定要提高收集整理水平。

2 提高档案收集整理水平的对策

2.1 树立档案收集整理意识

当前，仍然有诸多相关人员没有对档案收集整理的重要性引起必要的重视，从这些人口来讲，收集整理工作并不仅仅代表着档案管理的核心内容，由于没有投入很多的精力，这样在有些时期，档案收集整理制度不能发挥出充分的价值，如同摆设，这同样是档案收集整理质量往往不是主要因素。而正是由于档案收集整理工作不科学，致使存在价值的档案信息资源出现流失的情况，从而在某种程度上对档案管理事业带来不利影响。所以，相关部门应当加大对人员培养的力度，特别是相关人员一定要对收集整理知识做到熟练掌握，只有这样才可以促使档案收集整理工作达到规范化的效果。

2.2 完善档案收集整理体系、注重突出网络

不同部门之间需要依据本身的档案管理系统，并依据具体组织结构设置的具体状况开展好档案收集整理系统的建立，而在实际构建的时候，需要倾向于网络，在基于网络的时代下，促使档案收集整理工作面临着更严峻的挑战，而网络管理形式可以满足相关需要。确保档案收集整理系统不管是在哪一个环节都可以做到有人负责有人配合。

2.3 建立和健全管理制度，落实责任部门

档案收集工作既要加强宣传工作，通过多种渠道、多种形成、各种场合适时宣传档案知识和档案法规，增强全员的档案管理意识，使其自觉的配合好文件资料的收集和归档工作，又要制定出一系列的规章制度，为确保档案资料收集的齐全性、完整性，必须建立严格的制度，制定档案移交归档制度，明确档案归档范围、内容及时间；制定电网建设项目档案管理、档案岗位规范和责任落实等制度。

2.4 积极主动上门收集，提高归档率

档案收集工作除了建立健全档案资料的收集归档制度，取得领导重视、各部门配合外，更重要的是专职档案人员要做到“三勤”即脑勤、手勤、脚勤，爱岗敬业，尽职尽责。档案员应根据档案资料来源广，范围大的特点，不厌其烦主动上门，跟踪收集。对于个别不按规定移交的部门，档案员只要有耐心，经常上门催交，与他们沟通，往往都能收到效果。

2.5 提高服务质量，改变以往被动服务的局面

档案室是档案的管理者，同时也是档案利用者的服务者。档案管理员要从思想上树立高度的服务观念，克服“守摊式”的被动服务观念，充分发挥助手作用，利用现代化技术提供远程服务，利用网上信息量大，传递速度快的优势，实F档案资源共享。加强编研工作，档案员应熟悉室藏档案情况，通过对档案分析研究，对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤，编印成各种档案参考资料，使利用者充分意识到档案的价值和重要性。要从实际出发，有针对性的编制必要的检索工具，为单位的安全生产提供服务。

2.6 制定档案职业道德规范，提高从业者的道德水准

当前科学理性的发展对档案从业者的职业活动与职业行为有了新的要求，职业行为规范化和理性化，因而，建立一种规则性的职业道德体系就成为各行业的迫切需要。为使档案职业道德在从业者活动与职业行为中得以落实，档案部门通常要通过制定规章、制度、守则等纪律来约束从业者。这些条款告诉从业者哪些行为符合职业道德，哪些行为不符合职业道德，同时会说明违反这些规定将带来的负面影响或将给予失职者的处罚措施。在这里除了考虑将外在的档案职业道德规范强制性地灌输到从业者的职业活动中外，还应当关注档案职业人员的内心需要：他们不仅仅是单调枯燥的“办公室+库房”的生活，他们也需要融入社会各行各业的建设中，职业的价值要在与社会的交往过程中体现，一旦从业者的社会满足感建立起来，他就能看到所从事的档案职业的价值，并能自觉遵守各项规章制度。

结束语

通过以上内容的论述，可以得知：管好档案工作的手段不只是一种，收集整理是一定要使用到的手段之一，由于作为基础性工作，档案资源仅仅需要前期的收集整理才可以进行归档工作，要不然就会出现零散的信息，建立不了完整的档案。档案管理工作简单的说是源于档案收集工作，档案收集管理质量会对相关机构带来直接的影响，这样就要求相关部门需要对档案收集管理工作引起必要的重视，从而推动档案事业的不断发展。

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