浅谈建立数字化档案管理体系的方法策略

摘 要：档案在社会组织变迁研究中发挥着不可或缺的作用，是十分重要的文献，而档案管理可以真实地反映出社会的发展与变化。目前阶段，传统的档案管理工作受到数字化档案管理技术的严重冲击，一定程度上影响了纸质档案管理的价值提升。在这种情况下，必须要高度重视档案管理部门工作，实现传统档案管理和数字化档案管理的协调发展，进而降低档案管理工作失范的问题，将档案价值充分发挥出来。基于此，文章将数字化档案管理作为研究重点，并阐述了建立数字化档案管理体系的有效策略，以供参考。

关键词：数字化档案；管理体系；建立方法；策略

基于科学技术的快速发展，传统档案管理机制与管理模式都已经难以满足现代化档案管理工作需求。其中，档案管理工作也逐渐从传统档案管理向计算机管理方向发展，并且管理模式也更加科学合理。为此，现代多媒体技术与网络技术被广泛应用在档案管理体系当中，并且有机结合现代信息管理技术与计算机技术，形成了数字化的档案管理体系。为此，下文将重点阐述构建数字化档案管理体系的具体方法与策略。

1 数字化档案管理体系概述

在数字化档案管理体系当中，档案信息综合管理系统与网络信息共享系统是重要的组成部分。其中，前者主要包括数字化处理子系统与档案信息管理、信息服务和数据库管理子系统，而后者则主要包括了信息子系统与Web管理子系统[1]。从整体角度分析，可以说数字化档案管理体系是以现代化信息技术为切入点，将档案信息作为关键内容，充分利用先进且高效的开发模式而构建的具备多用户标准的分布式档案信息资源管理系统。

2 现阶段数字化档案管理体系的建设问题解构

因数字化档案管理体系在我国的发展时间不长，因而始终存在不完善之处，具体表现在以下几个方面：

第一，领导机制严重缺失。近年来，科学技术的发展速度不断加快，而人们也逐渐认知数字化档案管理机制的重要作用。然而数字化管理在我国发展时间并不长，正处于关键的发展时期，因而很多内容都需要不断摸索，导致数字化档案管理体系的系统化领导始终不完善，难以构建完善的数字化档案管理工作机制。

第二，保障机制严重缺失。建立数字化档案管理体系最关键的就是要有充足的管理专业人才，然而在实践过程中，人才总量严重不足且结构存在一定的不合理之处，尤其是创新复合型的人才短缺。另外，在对数字化管理人才能力培养与吸纳方面仍有待完善。以上都是影响数字化档案管理机制作用发挥的主要因素。另外，在软硬件投入方面也存在诸多不足之处[2]。当前，档案馆现代化管理的设备与设施更新速度缓慢，难以满足社会与现代档案发展的步伐。其中，档案管理软件的功能相对单一且水平不一，难以与数字化档案管理体系发展需求相适应。

第三，网络安全性能有待提高。在科学技术快速发展的背景下，病毒的种类也更加多样和复杂，严重威胁了网络安全。在实践中，大部分网络系统都会受到攻击，而损失也十分严重。由此可见，数字化网络安全的问题也是亟待解决的问题之一。

3 建立数字化档案管理体系的有效方法策略

3.1 建立并健全领导管理机制

领导层人员应正确认知自身职责的重要作用，进一步强化对于数字化档案管理体系建设的组织管理工作，以更好地构建具有可行性的档案管理机制。在此过程中，将综合档案的数字化管理作为切入点，形成数字化档案管理网络，以保证系统整体环环相扣，进而增强组织领导机制功效的发挥。

3.2 数字化档案管理体系保障机制的构建

所谓的数字化档案管理体系保障机制，具体指的就是实现数字化档案管理团队的专业水平与综合素质，在增加成本投入的基础上，实现档案管理服务作用的充分发挥。所以，各级领导应给予数字化档案管理工作一定的支持，注重对于数字化档案管理系统的资金投入，以保证专项经费的使用充足，实现数字化档案管理体系的正常运转[3]。与此同时，需要及时更新档案管理工作人员知识结构，确保档案团队不断注入新的活力与力量，进一步推动档案工作的数字化与现代化发展。在培训方面，档案部门应当针对不同的对象与需求，采取因材施教的方式，构建具有针对性的培训体系。在此基础上，应定期开展数字化档案管理讲座，全面培养档案管理工作人员的数字化管理能力，通过数字化档案管理的培训，不断获取更为丰富且先进的业务知识。

3.3 注重网络安全管理的重要作用

在网络安全问题方面，最重要的就是病毒防治、恶意攻击的预防以及信息存储与传输过程中的安全问题等等。其中，在防治病毒方面，需要与档案部门实际状况相结合，将防毒软件安装在工作站、互联网网站以及文件服务器当中，以实现多层防御。在恶意攻击的预防方面，效果最明显的就是设置防火墙以及安全岛。以功能与实现原理角度分析，防火墙技术具有一定的大众化特征，并不会增加档案管理部门的经济负担[4]。而对于安全岛的设置来说，其安全程度更高，然而价格也相对较高。为了实现经济性的发展目标，建议档案管理部门采用防火墙技术。如果经费充足，最好采用安全岛设置作为预防措施。在信息存储与传输过程中，应采取加密体制，效果最理想的就是公钥基础设施。另外，操作系统的安全问题同样值得高度重视，可以通过对操作系统的安全防治来达到预防的目的[5]。而在灾难恢复与数据备份方案，所采取的安全措施并不能够确保档案馆不遭受损失，因而，数字档案管理体系恢复系统与容灾系统应当有机结合静态备份与同步备份的方式，最重要的是要事先制定应急响应的措施。

4 结束语

综上所述，在数字化n案管理体系建立的过程中，需正确认知其中存在的问题，并采取具有针对性的解决方法与策略才能够将该体系的作用充分发挥出来。

参考文献

[1]侯涛.浅谈建立数字化档案管理体系的方法策略[J].才智，2015（10）：369-369.

[2]李江霞.基于高校数字化档案安全管理体系的研究[J].中国管理信息化，2015，18（1）：206.

[3]杨富霞.高校数字化档案安全管理体系探索和分析[J].才智，2013（36）：137-137.

[4]刘俊岩，彭兆伟，薛晓明等.新形势下事业单位档案管理信息化建设探讨[J].黑龙江档案，2013（4）：44.

[5]于继进.高起点定位超谋化发展全力推进住房公积金数字化档案建设[J].山东档案，2015（4）：69-70.