浅谈设计单位信息系统的建设

摘 要：本文主要介绍设计单位技术信息资源管理系统前期的准备问题，系统功能和系统的推广问题。

关键词：设计单位；信息化管理；技术资源

中图分类号：TU2文献标识码：A

一、前言

信息资源管理是70年代末80年代初在美国首先发展起来然后渐次在全球传播开来的一种应用理论，是现代信息技术特别是以计算机和现代通信技术为核心的信息技术的应用所催生的一种新型信息管理理论。

企业信息资源是企业在信息活动中积累起来的以信息为核心的各类信息活动要素(信息技术、设备、信息生产者等)的集合。设计院的信息资源主要有四大块：技术资源管理、技术信息、图书规范管理、图档管理。因此针对设计院信息资源管理系统的功能就必须围绕这四方面的信息资源的共享和信息的互动来定位。有效地搜集、获取和处理企业内外信息，最大限度地提高企业信息资源的质量、可用性和价值，并使企业各部分能够共享这些信息资源。

二、设计院前期准备工作

目前信息化工作不是大部分设计企业关注的热点，但信息化建设与设计院提高管理水平增强市场竞争力有着密切关系，因此，需要迅速完善和提高自身的素质，为日后信息管理系统的顺利升级作好准备。针对目前的实际情况，设计院应采取“总体规划，分步实施”的方法，即应用自顶向下方法制定总体规划，自底向上的方法逐步实施。这样既保证实施的切实可行，减少风险，又和设计院的长期发展规划相结合，达到可持续发展的目标。

具体可分为三步走：

1、统一企业数据标准

目前，国内许多企业在管理信息系统的开发建设过程中，对信息资源标准化认识不足，造成信息分类编码混乱，互不兼容。而国外发达国家在信息系统建立时，非常重视信息资源标准化、系统分析和整体规划。我们应吸取国外发达国家先进、成功的经验，在信息化建设中做到标准先行。

(1)信息流分类编码标准

建筑设计企业信息分类编码主要有人流分类编码、信息流分类编码。人流分类编码是对企业员工的编码，它是实现企业人力资源协同管理的基础。通过对企业每位员工使用专一编码，即一人一码，便于应用管理信息系统对企业人力资源的优化使用、管理、数据统计、测算，为企业决策提供帮助。

(2)CAD绘图标准

CAD绘图标准是实现协同设计的基础，如果设计绘图的表达方式不一致，设计协同无从谈起。CAD绘图标准应在企业工程协同设计系统建设之前制定，由于专业CAD软件不一定是同一软件公司的产品，该标准的制定就尤为重要。在专业软件购置时利用该标准进行企业CAD绘图标准的定制和统一，有了统一的CAD绘图标准，在统一的图例、设备标识、图层、线形、字体、数据结构之下，才有可能实现设计的协同，使任何专业软件绘制的工程设计图纸均可互相引用。

2、逐步升级企业信息门户

企业信息门户是企业信息管理系统的统一界面，由单一界面整合来自不同出处的信息、文档及不同时期发展的应用系统，除了可彻底解决企业信息共享、整合、搜寻与管理不易外，更让使用者在门户上，即可操作不同的系统应用软件，大幅降低软件的使用学习时间，在应用层面建立统一检索入口，为企业员工获得所需的信息提供一个通用的界面。

3、根据实际情况采购设备

坚持实用、经济的建设标准企业信息化是一个持续不断的工作，需要长期的人力、物力和资金投入。在基础设施建设上，企业应根据当前业务和可预见的发展对信息采集、处理、存储和流通的要求，选购和构筑由信息设备、通信网络、数据库和支持软件等组成的环境。这是企业有效运作和参与市场竞争的最重要的企业基础环境。小型设计院由于受人数、办公场地、资金等条件的局限，只能因地制宜结合自已的实际情况，组建局域网。在进行结构化布线时，不但要考虑今后工作站台数的增加，还应考虑到主干线系统也必须满足较长远的应用要求，整个网络应采用智能化可升级配置。切忌同一功能的应用系统频繁更换。根据自身的实际情况和能力，综合运用信息技术，选择成熟的技术，认真搞好业务数据的结构化组织，扎扎实实进行信息资源的开发工作，有步骤，分阶段地向深发展，才能事半功倍，节省投资，有效地推动企业的信息化建设，实现提高生产效率，创造更大经济效益的终极目标。

三、信息管理系统功能

企业的信息化管理，关键在于根据企业自身的管理模式与管理流程，建立可行的、合适的系统功能需求。我们把本系统的目标定位为实用性、开放性、先进性和可推广性。开发的技术路线是把控制的关口前移，侧重需求分析，加强过程控制，引进软件监理，重视后期推广。

1、系统功能定位

技术信息资源管理系统致力于搭建设计院信息资源管理中心，建立完善的信息资源数据库和信息采集、管理、维护、、检索共享为一体的数据管理体系，为公司全体设计人员及相关合作企业提供高效服务。资源管理系统包括以下内容：

利用先进的计算机技术和软件技术搭建设计院整体的信息资源平台；

建立完善的信息资源库，提供灵活的数据管理工具，实现内部高效的资源共享，有效的挖掘企业的信息资源；

完善信息管理体系，建成集数据采集、数据管理、数据维护、数据、数据共享为一体的数据管理体系；

建立信息库为全院职工提供网络服务，传输本院、集团总公司和行业的信息、文献、图库，建立数字化管理机制，使有关领导和每个职工及时掌握所需要的信息，以提高设计水平、设计效率、设计质量和管理水平，增加集团和设计院的企业竞争力，最终把设计院建成适应市场经济发展的优秀数字化企业。

信息库实现全文检索，建立详细的编码系统；

实现图书规范管理，解决规范有效版本控制，图书规范借阅管理；

建立完善的权限机制―实现系统的安全性目标

2、系统总体功能简介

根据确定的功能需求，我们将系统划分为五个子系统，分别是：

技术信息库子系统：实现各类信息的维护、共享。

图书规范库子系统：维护图书、规范信息和借阅记录。

公告信息子系统：实时规定、通知以及政策法规等公告类信息。

日志管理子系统：提供详细准确的系统日志，便于查询统计。

系统管理子系统：提供详细安全的权限控制系统，保证系统安全正确。

各子系统将集成在同一界面中，可以无缝跳转。各子系统之间数据相对独立。权限管理系统控制用户可以访问、操作的数据库，用户的每一部操作都记录在日志库中。

3、技术信息库

技术信息库主要包括：院发文件库、文献库、图书库、定型图标准图库、设计前期文件库、科研成果库、软件库、管理文件库、设计档案库、院技术成果库、图片多媒体资料库。

各类信息下面可以分多层子项，实现多条件的查询统计，实现全文检索和模糊查询，可以添加、修改、删除信息。通过权限控制用户对信息的访问和维护。实现上传、下载、预览功能。实现详细、灵活的编码系统。

4、公告信息

实时更新规定通知：院级、部门级的规定或通知。接收对象可以是全院，也可以只针对部门或个人。政策法规：向全院职工提供相关的政策法规。普通用户可以浏览、查询，管理用户可以添加、修改、删除。

5、图书、规范库功能设计

图书库模块除了图书信息维护的功能之外，还要求有图书借阅记录的功能。规范库的功能与图书库完全相同。模块功能包括：添加图书、修改图书、删除图书、查询图书；添加借阅记录、修改借阅记录、删除借阅记录、查询借阅记录等。

6、合同管理

合同管理包括各种合同模板，如集团项目合同、技术服务合同、技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同及合同情况统计。经费管理实现了对经费使用额度、到拨款记录、经费使用记录的统计。成果申报内容包括：科技进步奖推荐表、科学技术成果鉴定证书、科研项目登记表及成果摘要。

7、权限管理功能设计

系统专门设计了权限管理模块，包括组织结构管理、系统权限管理、技术信息库权限管理。用户所具有的权限跟用户身份是相对应的，系统通过用户登录时的密码验证用户身份，也可固定IP地址，锁定权限。用户权限以记录的形式存放于数据库中。对信息库的控制精确到文件夹，用户的每一步操作都由权限控制，同时提供系统日志模块，记录所有系统操作。专门研究制定针对不同人员的不同权限层次，以保证核心技术资源的保密。

四、系统的推广应用

系统软件开发完成，只是完成了课题工作的一半，技术信息资源管理系统的成功与否，还有很大一部分取决于它是否可以得到推广应用。而软件尤其是管理软件的推广应用更是一个难点。为此将来还需集中时间，专门对软件进行了数据初始化，对核心应用人员进行系统的培训和辅导，发现问题及时与软件公司沟通。在系统推广期间，需要特别制定有力的推广措施，使其成为全员应用的工具。具体的推广措施包括：

1. 建立信息员制度

根据设计院技术管理现状和专业设置情况，组建了一个由系统总管理员和各部室信息员共同组成的系统管理员小组，各部室的信息员均为工程技术人员，他们都被系统赋予了相应的权限，可以随时随地做到对系统的实时更新维护。

2．合理权限设置

为保证技术资源的安全性和保密性，系统管理员对不同层次人员逐个赋予系统访问和操作的不同级别权限。

3．全方位点对点培训

直接针对个人，解决实际的应用问题。

4．信息中心消息；

利用信息中心的功能，系统管理员和信息员及时将各类通知、规定，既实现了无纸化办公又加大了信息的时效性。

5．技术信息库、图书规范管理的应用实施；

技术信息库是系统的核心内容之一，是本系统提供技术资源共享的功能模块，但必须有海量的数据做支撑，为此，需要专门集中进行大量的数据录入。该模块中包括：由工程图片构成的图片库和反映设计院现有专利情况的专利库；由各专业论文文献资料组成的文献库；由设计院组编的论文集、论坛文集等为主搜集来的技术成果库，此外还有以发文和信息为主的院发文件库。可以说，这些内容是工程技术人员的非常有价值的参考资料。设计院可授权职工可以在任何网络终端浏览。仅此一项就能产生了强烈反响，发挥了技术信息库的强大作用。通过采取上述强有力的推广应用措施，使得信息资源库的应用达到全员使用率的80%以上。

企业信息化的任务是任重而道远的，信息技术的迅速发展既为我们带来了机遇，也给我们带来了冲击。企业信息化应坚持以企业为主导，防止盲目地、片面地甚至赶时髦地去引进与实施，而是要根据自身的实际情况和能力，综合运用信息技术，选择成熟的技术，认真搞好业务数据的结构化组织，扎扎实实进行信息资源的开发工作，有步骤，分阶段地向深发展，才能事半功倍，节省投资，有效地推动企业的信息化建设，实现提高生产效率，创造更大经济效益的终极目标。

参考文献

[1]钟佳桂. 信息资源管理. 北京:中国人民大学出版社,2008.

[2]秦铁辉. 企业信息资源管理. 北京大学出版社,2006.