浅议降低采购成本的方法

【摘 要】在现实的项目采购操作中，要实现这两个“最”字的目标是十分不容易的。但是，我们却能够通过对项目采购管理中部分环节的控制，来有效的降低采购成本，从而使项目资金达到最优的配置，用有限的资金获取尽可能多的资源，这是我们在项目采购管理中所能够实现的成本目标。本文从成本控制的角度来逐一论述在项目采购管理中降低采购成本的一些措施。

【关键词】项目采购管理;采购成本;成本目标

1.编制采购计划和制定采购预算

1.1采购计划的定义

项目采购工作计划是以项目采购计划为依据的一个有关项目具体采购工作安排的细化文件，描述了项目采购有关工作的具体实施方案．比如确定各种货物的采购方式，何时招标、何时询价、何时定货、何时签订合同、何时提货、何时付款等具体安排．以确保项目需要采购的各种资源能够在需要的时候准确到位。

1.2采购计划内容

（1）采购的设备、货物或服务的数量、技术规格、参数和要求。

（2）所采购的设备、货物或服务在整个项目实施过程中的哪一阶段投入使用。

（3）所采购的每一种产品间彼此的联系。

（4）全部产品采购如何分别捆包，每个捆包应包括哪些类目。

（5）每个捆包从开始采购到到货需要多少时间，从而制定出每个捆包采购过程各阶段的时间表，并根据每个捆包采购时间表制定出项目全部采购的时间表。

（6）对整个采购工作协调管理。

1.3项目采购计划编制的目的

编制采购计划是整个采购管理进行运作的第一步，采购计划制定得是否合理、完善，直接关系到整个项目采购运作的成败。

因此，一项合理、完善的采购计划应达到以下几个目的：

（1）预计材料需用时间与数量，防止供应中断，影响产销活动。

（2）避免材料挤压过多，挤压资金，以及占用存放的空间。

（3）配合企业生产计划与资金调度。

（4）使采购部门事先准备，选择有利时机购入材料。

（5）确立材料耗用标准，以便管制材料采购数量及成本。

1.4采购计划制定的结果

1.4.1采购管理计划

采购管理计划应当说明其余的采购过程将如何进行管理。包括：

A.应当使用何种类型的合同?

B.是否需要有独立的估算作为评估标准，由谁负责，以及何时编制这些估算?

C.项目实施组织是否有采购部门，项目管理组织在采购过程中自己能采取何种行动?

D.是否需要使用标准的采购文件，从哪里找到这些标准文件?

1.4.2要求说明

要求说明，它相当详细地说明了采购项目，以便潜在的承包商确定他们是否能够提供该采购项目的货物或服务。要求说明的详细程度可以视采购项目的性质、买主的要求或者预计的合同形式而异。要求说明在采购过程中可能被修改和细化。

1.5项目采购计划应解决好的几个问题

（1）为更好地组织好采购工作，要建立强有力的管理机构，并保持领导班子的稳定性和连续性。切实加强领导，保证采购工作的顺利进行。

（2）根据市场结构、供货能力或施工力量，以及潜在的竞争性来确定采购的批量安排、打捆分包及合同段划分。

（3）在确定采购时间表时，要根据项目实施安排，权衡贷款成本，采购过早、提前用款，要支付利息；过迟会影响项目执行。因此，要权衡利弊，统筹安排。

（4）及早做好采购准备工作。一般来说，在采购计划制定完成后，下一步要做的工作就是编制招标文件，进入正式采购阶段。通常，最理想的安排是，在项目准备和评估阶段就要开始准备招标文件，同时进行资格预审，到贷款协议生效前，就完成开标、评标工作，待协议一生效就可以正式签订合同。这样做可以避免因采购前期准备工作不充分而影响采购工作如期进行。

1.6制定采购预算

制定预算的行为就是对组织内部各种工作进行稀缺资源的配置。预算不仅仅是计划活动的一个方面，同时也不仅仅是组织政策的一种延伸，它还是一种控制机制，起着一种比较标准的作用。

制定采购预算是在具体实施项目采购行为之前对项目采购成本的一种估计和预测，是对整个项目资金的一种理性的规划。它不单对项目采购资金进行了合理的配置和分发，还同时建立了一个资金的使用标准，以便对采购实施行为中的资金使用进行随时的检测与控制，确保项目资金的使用在一定的合理范围内浮动。有了采购预算的约束，能提高项目资金的使用效率，优化项目采购管理中资源的调配，查找资金使用过程中的一些例外情况，有效的控制项目资金的流向和流量，从而达到控制项目采购成本的目的。

2.搞好项目采购招标、评标，选择供应商

供应商是项目采购管理中的一个重要组成部分，项目采购时应该本着“公平竞争”的原则，给所有符合条件的承包商提供均等的机会，一方面体现市场经济运行的规则，另一方面也能对采购成本有所控制，提高项目实施的质量。

2.1招标文件的编制

招标文件编制质量的好坏直接影响到招标工作能否正常进行，甚至影响授标后能否顺利完成合同。因此是一项复杂而细致的基础工作。其内容必须力求完整、详尽，用词准确严谨，避免招标双方对文件的理解和解释产生分歧，增加评标工作量，影响招标工作的顺利进行。

2.2注重标底的编制和保密

标底是采购方对设备的预期价格，又是衡量投标单位标价的标准；是采购方财务准备的依据，也是评标的准备工作，因此标底在开标前应严加保密，不得泄露。能否正确选择供货单位，形成合理的合同价格，都依赖于能否正确设置标底，并保证标底安全。投标单位根据投标文件和初步设计的要求，了解市场价格及供求关系，分类分次认真核算，作出相对准确的标底作为评标依据。如果标底泄露，则无法正确的对投标单位进行综合评比和优选。给评标工作造成被动，也就意味着评标工作的失败。

2.3评标的原则

俗话说“一分钱一分货”，在满足投标文件要求的前提下，投标单位的投标价并非越低越好，合理的价格才能得到合适的产品。在市场经济的形势下，决定了投标单位必然注重经济效益。作为供货单位不能无利可图，绝不会做赔本买卖。有些投标单位为了中标，尽量压低标价。一旦中标后，则在制造过程中想方设法追加设备款或在其他方面想办法得到补偿，形成钓鱼工程。即使采购方寄希望与自身加强监管来保证产品质量，也会造成项目延期。这表面上节约了采购成本的行为，实际上得不偿失。因此应以标底作为基准价，中标价应以接近基准价为宜。

3.结论

在探讨项目采购管理中降低成本的问题时，应该确立采购全流程成本的概念，我们所应该关注的是整个项目采购流程中的成本降低，是对总成本的控制，而不是单一的针对采购货物或服务的价格。获得了低价的采购物品固然是成本的降低，但获得优质的服务、及时快速的供货、可靠的货源保证等也无疑是获得了成本上的利益。同时，降低采购成本不仅指降低采购项目本身的成本，还要考虑相关方面的利益，成本就像在U形管中的水银，压缩这边的成本，那边的成本就增加。单独降低某项成本而不顾及其它方面的反应，这种成本降低是不会体现在项目采购管理的利润之中的。所以，需要建立这种全流程成本的概念，来达到对整个项目采购管理总成本的控制和降低。我们不应该仅仅只看到最直接的成本降低，还应该从项目采购的全过程来衡量成本上的收效，从项目采购的全过程来探求降低总成本的有效措施。只有这样，我们才能在采购过程中发掘无处不在的降低成本的机会。

【参考文献】

［１］陈文晖.项目管理的理论与实践.北京：机械工业出版社，2008:145-146.

［２］胡文发.项目采购管理.上海：同济出版社，2007:81-87.