浅谈监理信息资料管理

【摘　要】监理信息资料是工程建设过程中的原始记录，反映工程建设的全过程，是追溯工程项目建设过程中的主要证据。

【关键词】监理资料；重要性；如何开展监理工作的优劣与否一般反映在两个方面：（1）工程实体的质量。（2）监理资料的质量。监理信息资料管理是监理工作的一项重要内容，监理过程实质上是监理资料形成的过程，监理资料应当真实、及时、全面、准确的反映监理工作。根据从事监理信息管理工作的经历，我谈一下对于监理信息资料管理的一些认识。

1.监理信息资料管理的内容

监理信息管理是监理信息的收集、加工整理、储存、传递与应用等一系列工作的总称，目的是让监理人员真实、及时、全面、准确的获取信息，掌握工程进展，做出决策，指导工程建设，并在工程建设中留下第一手原始记录。信息资料具体内容包括监理规范中要求归档的档案资料、建设过程中各单位之间的来往文件、施工资料、设计文件以及有关部门下发的文件等。

2.监理信息资料的特点

2.1信息来源多

工程建设中，建设主体间的来往文件、关于质量、进度、安全、投资合同管理的文件、施工资料、政府有关部门下发的各类文件均属于监理资料的收集范畴。

2.2信息量大

监理工作涉及工程建设中建设各方，需要协调、沟通的问题多而复杂，故监理需要掌握的信息量大。

2.3及时性

监理信息资料管理的过程是一个动态的过程，这就需要及时的收集和处理，确保管理人员得到最新的信息。

2.4系统性

由于监理资料形成的过程反映监理过程，监理过程是对有序、系统的工程建设行为的监督过程，所以监理信息管理具有明显的系统性。

3.监理信息资料的重要性

（1）监理信息资料是工程建设过程中的原始记录，反映工程建设的全过程，是追溯工程项目建设过程中的主要证据。有助于监理工程师掌握工程总体建设情况，是工程评估验收、解决纠纷的依据。

例如在工程建设过程中，往往会出现签证滞后办理、签证办理依据不充分等争议性问题。此时监理资料中监理日志、监理通知、监理旁站记录等记载可以较准确的提供依据，作出合理的审核结果。对一些工程质量问题也可通过查询监理资料作出较全面准确的评价。

（2）监理资料是检查监理工作质量的重要依据：

监理过程实质上是监理资料的形成过程，监理的任何工作都能够在监理资料上反映出来。这些监理资料体现了监理人员劳动的成果，认真、及时、准确的收集、整理、分类归档并妥善保管极为重要。监理资料集中反映了监理工作的质量和水平，各级部门对监理企业的考核以及监理企业内部的自查自纠都会把对监理资料的考核作为考核的重点。

（3）监理资料是工程保养、维修、改扩建的依据，并为周边工程建设提供有关地下管线、地上、下建（构）筑物的准确信息。

工程竣工验收交付使用后，若在保修期内出现质量问题，可以通过查找分析监理资料准确找出原因，从而为维修处理提供可靠的依据。工程的改、扩建以及周边工程的新建，必须首先掌握影响范围内的地下管线、地上、下建（构）筑物位置、标高、尺寸、用途、使用年限、施工状况等。这些情况都会如实反映在监理资料内，并会集中反映在监理工程师审核、总监理工程师签认的竣工图上。

4.如何开展好监理信息资料管理工作

4.1加强教育，提高意识，重视信息资料管理

目前，有些监理人员甚至是总监理工程师仍然没有认识到监理资料的重要性，在监理过程中没有很好地重视监理信息资料的管理，存在信息管理不及时、不系统、不规范、不专业的情况，使监理资料失去了其应有的作用。例如资料收集不及时，无法第一时间反映现场情况；整理不系统、不规范、分类不明确，需要查询某一方面信息时，无法准确提供；整理归档不专业，对于不符合要求的资料也进行了归档等等。针对这种情况，监理企业内部要加强培训教育，强调监理信息资料管理的重要性和必要性，加强监理从业人员的业务水平，从根本上提高监理信息资料管理的质量。

4.2全员管理，明确责任

《建设工程监理规范》在7.4.2条中指出“监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施”。这就明确了总监理工程师是监理资料管理的责任主体，同时指定专人具体实施。

总监理工程师在监理信息资料管理中，起着掌握全局、提出目标和指导性意见的作用，同时在监理过程中检查、督促、指导资料的收集、整理及归档、传递，定期抽查资料的质量，如检查监理日志的编写等。

信息资料员是监理资料管理的具体实施者。监理资料的动态管理就要求资料员要及时督促施工资料的上报，及时收集、整理监理资料，要杜绝工程竣工时突击整理资料或者阶段性整理资料的情况。同时要求资料员要起到上传下达的作用，及时向总监理工程师汇报资料的管理情况，对于拿不准、不理解的信息要及时向总监理工程师请求指导帮助。对于总监理工程师的指令要吃透，传达指令、文件时做到及时、准确、无误。针对监理资料信息量大、来源多的特点就要求资料员能够思路清晰、分类系统。在收集整理阶段能够筛分信息的种类，确定各类信息的重要性；在传递时能够正确找到相关管理人员；在归档阶段能够按照一定的规律组卷。

监理过程中往往存在一种误区，认为监理信息资料的管理是资料员的事情，其实恰恰相反。监理信息资料质量的好坏，与现场监理人员息息相关。监理资料中，监理细则、监理日志、旁站记录、监理工程师通知单等均由监理工程师编写完成，现场的各种检查记录、原材料的验收记录、检验批、隐蔽验收记录等均由现场监理人员完成审核，这些资料的质量直接影响监理资料在工程建设中起到的作用。现场监理人员对现场施工情况最为清楚的人，对于哪些资料需要进行收集整理最为明确，所以在资料收集阶段，现场监理人员起到至关重要的作用。

4.3提高信息资料员的业务水平和管理能力

随着对监理资料管理要求的不断提高，对信息资料员业务水平和管理能力也有了更高的要求，不仅限于简单的收集，及时的整理、归档和转送，还应该能够结合工程实际，提醒现场监理人员什么时候应该要求施工单位提交什么资料，能够判断资料的质量，并能对资料中存在的问题进行指出。目前监理资料在管理中，往往存在以下问题：

（1）施工检验批资料、隐蔽验收资料滞后且存在问题多。

（2）原材料进场所附带合格证不规范或不符合要求，原材检验批数量不符合要求。

（3）试验资料缺漏，不及时。

（4）各类文件签字人员资格不符合要求。

（5）旁站记录、监理日志书写不规范。

（6）监理通知单回复不及时。

（7）各种文件，如工作联系单、工程签证单的报验程序不规范。

现场监理人员由于分工不同、岗位不同，不能够统筹的掌握资料是否齐全；由于业务水平参差不齐，对于施工资料的审核有时无法做到准确无误；由于文字功底不同，编写的指令性文件质量不一，旁站记录、监理日志书写内容不齐全等。而资料员是这些书面文件流转过程中的必经渠道，如果能够在归档或转送前把好最后一关，将大大提高监理资料的质量和统一性。这就要求监理信息资料员能够定期巡视现场，掌握现场实际进展；熟知监理工作流程，提醒现场监理人员资料先行，对于不符合报验程序的文件，予以退回；提高业务水平，对于各种报验资料中出现的错误能够正确指出。通过提高信息资料员的业务水平和管理能力，不仅有利于监理信息资料管理的水平，还有利于提升信息资料员的自身素质。

监理信息资料管理是监理工作的一项重要内容，抓好信息资料管理，能够促进监理工作有效、高效的开展，进而推进各项建设目标的实现。