电子政务下档案信息化建立

电子政务是政府在其管理和服务职能中运用现代信息和通信技术，实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间、空间和部门分隔的制约，全方位地向社会提供优质、规范、透明的服务，是政府管理手段的变革和政府管理方式的创新。信息技术的突飞猛进，电子政务的迅速发展，给档案工作带来了压力和挑战，也带来了新的发展机遇。在当今以信息技术为主要特征的知识经济时代，信息资源已成为人类经济活动、社会活动的战略资源，加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展需要，是发展先进生产力和先进文化的必然要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路。

一、电子政务发展给档案信息化建设带来的机遇

1.运用电子政务网，实现档案管理模式现代化。档案管理的信息化、网络化可将档案管理人员从繁重的手工操作中解放出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集工作和档案的编研工作，促进档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，进而彻底改变传统档案工作模式，实现文档一体化管理，充分发挥档案信息资源的价值。

2.运用电子政务网，实现档案信息检索便捷化。运用电子政务网以后，档案的检索与查询只需要通过网络就可实现即时查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便、简洁。更重要的是，还可以提供多种查询手段：即可从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。另外，还可提供网上查询，单位内部的工作人员可根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大地减轻了档案工作人员的负担。

3.运用电子政务网，实现档案阅调可控化。传统的档案调阅多以手工为主，费时费力、容易出错。档案管理实现信息化后，档案的调阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。

二、电子政务环境下档案信息化建设的主要任务

1.以各级档案部门的内部局域网和联接各机关的外部网建设为基础，以与党政机关联网和互联网站建设为重点，加强档案管理现代化软硬件基础设施建设。信息化档案管理基础设施是指馆藏信息的数字化程度（数据库）和建立在互联网上的网络应用系统（网站），即建设符合馆藏信息特点的高水平的档案数据库和功能齐全的网站。档案信息化基础设施建设是档案信息化建设必需的物质保障，关系着档案信息化建设的成败和整体水平。其整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件水平和网络平台，一旦设计不当或者没有进行整体规划，后果不堪设想，必将造成档案管理平台和网络的运行不正常，甚至系统崩溃。

2.以加快档案数字化进程为基础，以电子文件归档和管理为重点，加强档案信息资源建设。档案信息资源建设就是建设数字化的档案信息资源库，信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心。以目前的技术条件，档案信息化的重点应在电子文件管理上，纸质档案数字化可以缓行，把数字档案信息资源建设前移至文件形成部门。这样有利于档案工作与电子政务快速接轨，使档案工作既能立竿见影地为社会、机关提供有效服务，又能利用电子政务平台推进档案信息化的进程；有利于借鉴吸收电子政务的信息管理标准，在现阶段接轨中先期制定电子文件接收、管理标准再制定档案数字化标准，由近及远地建立档案信息标准。

3.以档案管理软件优化和推广应用为基础，以数字化档案馆试点与电子文件归档系统研制为重点，加强档案应用系统建设。档案应用系统是信息获取、存储、加工、提供利用等所必须的平台。基础设施建设和档案信息资源建设，在全国推广应用相对统一、符合规范的软件，为档案信息交换、档案信息资源共享创造条件；档案局（馆）参与当地政府上网工程和电子政务建设，争取纳入当地电子政务建设总体格局，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件；档案行政管理部门应建立链接各地区各级档案网站的门户网站，为最终构建中国档案工作信息网做好准备。

三、依托电子政务建设，加快档案信息化建设步伐之策略

1.依托电子政务建设，建立档案信息化建设的组织保障机构。电子政务是“一把手”工程，只有各单位的主要领导把电子政务建设放在重要的位置上，才能保障该项工程的全面启动。同样，档案信息化建设也需建立一个在“一把手”直接领导下，具体负责档案信息化建设的规划、组织、指导及监督其实施的强有力的组织机构，并由既了解档案信息化专业知识，又熟悉档案业务工作的人员组成，这是确保档案信息化建设持续、稳定、快速发展的组织保障。

2.纳入当地电子政务发展规划，保证信息资源共享。在电子政务环境下，档案行政管理部门依法履行职责的首要任务是在广泛调研的基础上，制定出切实可行的规划。各地方档案行政管理部门应根据本地区电子政务建设和档案事业发展的实际情况，争取将档案信息化建设纳入当地电子政务发展规划之中，实现两者协调发展，遵守电子政务的相关标准，集中开发，统一使用，保证档案信息资源的共享。

3.依托电子政务平台，主动与相关部门沟通，促进协调发展。各地方档案行政管理部门应主动和有关部门沟通，如应与政府法制部门沟通，要求介入政务信息公开和共享相关法规的制定；与信息化工作主管部门沟通，争取将档案信息化建设规划纳入本地区信息化建设的整体规划；与国家保密部门沟通，共同提出加强网络环境下档案信息安全工作等，从而使档案信息化建设与电子政务建设同步协调发展。