高校二级学院办公室工作效率的研究与探讨

摘要：高校二级学院办公室是高校行政、教学、科研工作的中心，办公室工作效率和服务水平的高低，直接影响着行政工作的正常运作。本文通过对影响二级学院办公室工作效率的主要因素进行分析，得出提高高校二级学院办公室工作效率的对策和建议。

Abstract: The secondary school office is the center of the administration, teaching and scientific research work in the university. The office work efficiency and service level directly affects the normal operation of the administrative work. Through analysis of the main factors influencing the secondary school office work efficiency, countermeasures and suggestions to improve the efficiency of the secondary school office work are concluded in this paper.

关键词： 二级学院；办公室；效率

Key words: secondary school；office；efficiency

中图分类号：G647 文献标识码：A文章编号：1006-4311（2014）23-0246-02

0引言

受大学扩招影响，各高校招生规模不断扩大，在校生人数日益增长，各高校逐渐将原有的系的建制，改为学院或二级学院。学校管理重心下移，实行校院两级管理制度，使得原本较为单一的教学执行单位，渐渐转变为具有一定行政职权的、教学与行政并行的综合管理实体。二级学院在获取了部分办学自、提升了办学活力的同时，也不得不承担了部分学校的、且自身并不十分擅长的行政管理职能。为履行好这部分行政管理职能，二级学院行政办公室（或称“学院办公室”）应运而生，一般负责学院的行政、党务、教务等一系列重要而又十分繁琐的日常管理事务。二级学院行政办公室工作效率和服务水平的高低，不仅关系到二级学院行政工作的正常运作，而且还间接影响到二级学院教学工作的办学水平。因此，对高校二级学院办公室工作效率的研究是及时而必要的。

1高校二级学院管理模式概况

在校院两级管理模式下，二级学院是作为教学活动与管理的主体，其管理职能将由现在单纯教学活动的执行者向具有综合管理职能的相对独立办学实体转变。[1]因此，高校二级学院一般同时具备行政与教学的职能，并设立相应的组织机构来实现对行政和教学的全面管理。

2二级学院办公室架构与职责

二级学院一般实行院长负责制，由院长负责学院的全面管理。按照职能划分，二级学院的机构设置一般由学院行政办公室、学生工作办公室、教研室组成。二级学院的组织架构大致如下：

2.1 由二级学院院长直属领导的学院行政办公室的人事架构大致如图1所示。

2.2 二级学院行政办公室的岗位职责（图2）高校二级学院行政办公室是学院行政综合办事机构，负责统筹协调、信息枢纽、公文处理、对外联络等工作。其主要负责学院的人事、教务管理、学生就业、科研项目管理、财务、固定资产管理等工作，有的还附带负责二级学院的计生、工会工作等。

3制约二级学院办公室提高工作效率的因素

从高校、二级学院的两级管理的现状来看，存在着诸如职能不清、权责不明的情况，这样就容易造成二级学院行政综合办事机构的作用不能得到充分的发挥，二级学院的办学自也遭到了很大的限制；同时，在一定程度上也造成了学校整体资源的浪费并且使得办事流程更繁琐。究其原因，可以从以下两个大方面进行分析：

3.1 外因影响和制约二级学院行政办公室提高工作效率的外在因素主要有：制度、办公管理系统、福利待遇、领导力和办公条件。

3.1.1 学校的规章制度学校的规章制度就像是一种文化，传承并影响着一代又一代人。高校的制度与文化是影响二级学院行政办公室工作效率的根本所在。由于二级学院与学校工作的差异，导致学校的一些制度不能完全涵盖二级学院的工作，因此，在制度上会存在缺失或不足。

3.1.2 办公管理系统要想提高办公室工作水平，提高工作效率，自动化、信息化的办公平台是先决条件。办公室一方面要加强硬件设施的配置，运用先进的办公设备，改进办公手段，改善办公条件;另一方面办公室人员要自觉树立现代管理意识，熟练掌握办公自动化技能，推进无纸化办公，提高校园网应用水平，最大限度地提高管理的效能，实现效率与效益的有机统一。[2]

3.1.3 福利待遇高校的工资及福利待遇关乎办公室工作人员的幸福指数，所以在一定程度上影响着办公室人员的工作态度以及效率。通常收入与工作激情与态度密不可分，二者相互影响。

3.1.4 职业前景二级学院办公室工作人员属于基层办事人员。往往其职业前景不受重视容易被忽视。当一个人日复一日地做同一份工作又看不到职业前景的情况下，往往会产生极其严重的怠工情绪，这样就影响了学院办公室的工作效率。

3.2 内因影响和制约二级学院行政办公室提高工作效率的内在因素主要是办公室人员素质。作为二级学院行政办公室工作人员，应具备较高的思想政治觉悟，谦虚敏锐、善于学习、业务熟悉、基本功扎实、有良好的服务意识和团队合作精神等等。提高效率，人才是关键。提高行政办公室工作人员自身素质，是有效提高其工作效率的根本。

4提高二级学院行政办公室工作效率的途径

4.1 构建一支高素质、专业化办公室队伍，对工作人员进行必备的业务培训。二级学院办公室工作效率与工作人员业务水平息息相关。要想在保证工作质量的同时提高工作效率，就必须构建一支高水平的办公室队伍。考虑到办公室人员的工作性质，进行有针对性的培训。培训的内容主要有：公文写作技巧、人际交往与接待礼仪、办公室行政人员心理健康培训、团队建设等等。通过定期的培训考核，来保证培训质量，做到有奖有惩，以促进工作人员主动参加培训，积极要求提高自身素质和业务水平。

4.2 逐步实行数字化校园、办公自动化。提高二级学院行政办公室工作水平与效率，离不开数字化、信息化的智能平台。学校一方面要加强硬件的投入，根据高校自身情况，制定一套适合本校的办公平台。另一方面，二级学院的办公室工作人员要增强信息化意识，积极主动学习现代化办公技能，主动自我学习与培训，跟上信息化发展需要。

4.3 优化高校管理体制，明确岗位职责，精简办事程序。高校管理体制建设是实在高校规范化、制度化、科学化建设的根本。通过优化高校管理体制，精简办事程序，做到遇事有章可循、流程清晰，这样就可以在一定程度上提高办公效率和准确性。另一方面，二级学院行政办公室必须明确其岗位职责，并对其工作人员进行职责明确与区分。

参考文献：

[1]白帆.高校二级学院职权运行机制的合理化构建[J].青年文学家，2012（06）：217.

[2]段曹钢，郑国军.如何提高高校办公室的工作效率[J].秘书之友，2014（04）：23.

[3]刘爱华.加强高校二级学院教学管理机制的思考[J].读与写（教育教学刊），2009（08）.