档案实施按件归档的思考与探讨

摘 要: 中华人民共和国档案行业《归档文件整理规则》的制定,既降低了对档案人员的专业知识要求,又简化了工程程序和操作方法,方便了档案保管、查找和利用,是档案史上的一次重大变革。作者于实际工作中,在贯彻和实施好《规则》的同时,也发现了一些新问题,重点对《规则》适用范围与“组件”问题进行了思考和探索。

关键词: 《归档文件整理规则》 实施过程 问题 探讨

为适应办公自动化与档案管理现代化的需要,更好地开发利用档案信息资源,中华人民共和国档案行业《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)(以下简称《规则》)于2000年出台,推行文书档案以件为单位进行归档整理,在计算机和档案管理软件的辅助下,可以直接管理到文件级。《规则》容易理解,操作简便,既降低了对档案人员的专业知识要求,又简化了工作程序和操作方法,也方便了保管、查找和利用,还能减轻档案人员的工作强度,提高工作效率,是档案工作方式上的一大进步。

从实际出发,结合自身的特点,合理、准确地贯彻和实施好《规则》,是档案部门和全体档案人员必须做好的一项重大工作。通过实践,发现问题、研究问题、解决问题、总结问题,探索工作方法、丰富档案理论,是档案人员应尽的责任。本文旨在对《规则》实施过程中出现的一些新问题进行探索。

一、对《归档文件整理规则》适用范围进行扩展的探讨

《规则》将归档文件定义为:“立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。”适用于机关、团体、企事业单位,主要针对文书档案,暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理工作。由此也带来了一个新问题:同一单位同一年的档案有立件和立卷两种归档整理方式并存,给档案的整理、利用、统计等带来不便。此外,在档案管理工作中,文书之外的其他类型档案,即科技、声像等门类及其它载体档案是否也可以执行按件归档,让件的优点在更多的领域得以发挥其优越性呢?经过理论考证和类比实验,我认为将改革推广到更大的范围在理论上和实际操作中是能够实现的。

(一)立足原则,转变思维,勇于开拓,善于创新,是实现《规则》适用范围扩展的思想前提。

《规则》推行文书档案“卷改件”,是档案史上的一次重大突破性改革,宗旨是“强化收集、简化整理,细化检索、深化利用”。在此基础上,凡有利于提高工作效率、简化工作程序、保证整理质量、优化检索效果、方便用户利用、减轻工作负担、符合立档精神与原则的,就应该得到鼓励,进而对完善档案理论体系、促进档案数字化和信息化建设、推进档案管理的创新与创优起到积极的推动作用。实践中的各种举措,应该是档案改革的继续,也是档案工作跟上信息时展的必要动力和实践手段。实践之后才能出理论,理论之后才有规范,规范之后才有创新,创新之后才是飞跃。因此,原则要遵守,思想也要解放;标准要执行,探索也要进行。

(二)认识“件”与“卷”的本质,是实现《规则》适用范围扩展的理论前提。

案卷,无论哪一类、哪一种载体的,都是由相互关联的件组合而成的。只不过文书类的“件”内涵界定比较容易,而科技等类的“件”内涵界定比较复杂些,要因为档案不同的个性特点而灵活进行处理;而非纸质的档案,与纸质之间的差异其实主要是载体类型的不同,在立卷时代或是相互关联的件组成一卷,或一件就是一卷。所以,卷的实质其实就是:件+件(或卷=件)。文书档案如此,科技档案亦如此;纸质档案这样,特殊载体也是这样。件是组卷的基础,也是最小的被组合单位,件还是最小的独立单位。改立卷为立件,以件为单位对档案进行整理和保存,只不过改变了一些思维习惯,调整了一下整理方法,变换了一种著录方式,改变了既定的存放习惯,档案本身内涵是不会受这些外在因素影响而发生质的变化的。不同种类的档案,有的类型可以卷改件,有的不能卷改件之说理论根据难令人信服。

(三)良好的计算机基础,完善的档案管理系统,是实现《规则》适用范围扩展的物质前提。

《规则》是2000年出台的,那时计算机数量还很少,功能也不强,档案管理软件处于初级开发阶段,经过进十年的发展,计算机早已成为一般办公用具,档案管理系统功能更加完善和规范,档案人工检索完全可被计算机检索替代,而计算机不仅可以直接检索到单个的件,而且可以利用软件进行批量检索,这个功能可以检索出有成套性特点的科技档案,当然,文件级科技档案成套检索的实现,是要借助于档案整理阶段有目有性的整理,使科技档案既符合文件级整理的宗旨,又能便于成套检索。

(四)根据科技档案等类型档案自身特点,进行个性整理,是实现《规则》适用范围扩展的技术前提。

科技档案由于形成规律与自身的特点,一般具有专业性、成套性、多样性、渐全性等特点,长期在手工检索下的科技档案强调成套归档,按卷整理,集中存放,以保证其完整性,方便日常的查找和利用。改用件的方式去整理科技档案,由于科技档案的收集范围和收集方式不变,将档案按原卷的方式进行排序和确定保管期限,按件各自装订,必要时进行便于计算机检索的预处理(如统一名称等)后,直接录入档案管理软件进行文件级管理,查档时不仅可以成批查找,而且可以直接查找到单个的件,管理和利用上都很方便、快捷、准确。档案实体可按原卷的内容分段进行装盒,也可按文书档案的大流水方法进行存放,这样既不破坏科技档案的成套性,又不违反集中管理的原则,保证科技档案的完整性,还照顾到原来卷的习惯。其他载体的档案可结合文书和科技档案立件的优点灵活进行。

由上可知,科技等其他类型档案上进行“卷改件”理论上并不违反档案整理原则和立档精神,技术上无不可逾越的障碍,全部执行,反而能使工作思路统一,档案整齐划一,方法简便易行。那么问题的关键在哪里呢?关键是对“件”的深化理解和活用。

二、“件”的扩展与“组件”问题的探讨

中国矿业大学的李真在《实施〈归档文件整理规则〉若干问题的思考》一文中提出了对成套或专业性、同类型的文件采用“组件”的形式归档,这与我在实践操作中的需求和总结得出的经验是一致的。“组件”,将其理解为将有特定内在联系的一定数量的文件进行有机的整合,使其成为一件档案的过程。有了这个关键性的理解,在操作层面就可以实现所有种类档案的“卷改件”。

(一)成套或专业性、同类型的文件完全按照《规则》的要求进行立件的缺点。

1.整理繁琐,工作量大:成套或专业性、同类型的文件,如会议文件、介绍信、简报、办公会议记录等,如果严格按照《规则》的要求来确定和整理,操作上很繁琐,整理上的工作量不仅没能得到简化,反而增加了,工作环节增加,在保管和利用方面也造成诸多的不便,档案还易散失。

2.破坏文件间的有机联系,档案实体分散保存,利用不便:档案是要保持文件之间的有机联系的,而档案随归的实现,使得更多有内在联系的文件实体,或在不同的时间,或由不同的机构归入档案部门,档案实体很可能因此而存放在不同的物理位置,其文件间的有机联系被破坏,不符合档案的归档精神,实体即使能通过档案管理软件查找到准确的存放地点,人工存取工作量还是加大了。

3.计算机检索时不易查找:档案管理软件多设计有计算机模糊化条件检索功能,模糊检索虽然可以准确检索出每一件单体文件,但却不一定能一次检索出有内在联系的所有关联件,这些关联件在计算机检索中只有在题名栏、责任者栏等少数几个栏目才有可能有检索条件上的联系性或共性,而实际上档案中有内在联系的文件题名不统一、责任者不同情况是大量存在的,使用计算机即使多条件、多次检索仍可能出现漏检,查全率低,费时费力;如果在立件时完全依靠题名方面的预处理,那无疑给档案人员增加了太多工作量。

4.科技档案和其它载体形式的档案不能实现按件归档:主要如照片、财会帐本、光盘等,由于这些档案的组成十分锁碎,纯粹单件式的归档带来的不便显而易见。

(二)“件”的理论基础和操作上的可行性。

1.《规则》及《释义》中规定有“一般以每份文件为一件”,下述几种形式,归纳起“件”来实际上就有两种形式:(1)自然件为一件的;(2)两件或以上自然件组合成一件(如“来文与复文可为一件”,“未装订的式样同一的表格以一定的单位组合,可装订在一起作为一件”等)。这实际上就是“组件”形式了,只是比较简单。如果根据这个精神,在工作中将这个范围进行适度的扩展,将一些相互关联件进行有机的组合,模仿“卷”的一些外在形式,将原“卷”的优点嫁接到“件”中,化繁为简,实现所有载体形式和类型的档案以件的形式归档,会更符合各基层单位的操作模式。

2.“组件”的原则。内容简单、数量少的有内在联系的关联件,如小型会议材料、办公会议记录、同一类图纸等。“组件”是较为主观的理解性条件,无法用硬性规则进行具体规定,其尺度掌握有一定的难度,需要在进一步的实践和探讨中寻找适合各单位的规范。

3.手工整理和计算机检索方面。给“组件”进行一定的预处理是十分必要的,其手工整理方面必要时可以给组好的“件”添加一个封面,在封面上拟定适合的题名,并填写“件”内目录,标明页码,与正式文件一同装订。在档案管理软件中录入的是“组件”名,当计算机进行模糊条件检索时,可以保证调出的是与之有关的所有关联件,档案管理软件可以实现全文检索的,可直接链接数字化文档,查找到全部内容;档案管理软件只能实现目录管理的,一般可以利用软件中类似“二级目录”管理功能,录入“件”内目录,实现“组件”内具体件在计算机下的检索。

引入“组件”的概念后,在《规则》精神允许的范围内,更便于档案人员结合各自单位实际,简便、高效地进行档案的整理、保管和利用。

档案实现以“件”为单位、随时归档的方式,是中国档案史上的一次重大改革,无论在思维上、操作上都完全有别于传统的方式,极易在实践中出现偏差,给档案工作带来损失。在实践中思考、思考中探索、探索中总结,减少工作上的偏差,寻找出最佳方案,优化档案工作的方法,丰富档案工作的理论,更好地做好档案工作,是档案人员应该有的工作态度。

参考文献:

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[2]任樟祥.扩大《规则》使用范围及其有关问题的思考.浙江档案,2003.2:27-28.

[3]葛志媛.《规则》也适用于科技档案管理.兰台世界,2004.2:20-21.