浅析档案信息资源的合理开发

摘要：从档案管理的发展历程来看，档案管理是逐步由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展着的。本文根据档案信息资源对经济社会发展的作用，对档案资源的合理开发进行了详细的论述。

关键词：档案信息 管理 合理开发

一、积极推进人事档案管理的信息化建设

积极完善人事档案的现代化管理，作为试点先后采用了两个版本的国家质检总局开发的干部人事信息系统，引进江苏省委组织部研制的人事档案管理系统进行档案管理。目前所有人员均拥有一份“电子档案”。同时坚持做好信息库的日常维护，定期修改、录入人员信息变化情况，确保人员信息的实时更新和准确无误，使人事档案工作实现了信息化管理。着力加强人事档案的基础性管理 为了提高人事档案工作的科学化水平，提高人事档案内在质量，经常组织档案管理、整理人员学习干部人事档案管理的有关规定和文件，邀请专家给予指导，对出现的疑难问题，主动向地方组织部门请教。在平时工作中对照国家质检总局《检验检疫系统干部人事档案目标管理检查验收细则》的要求，围绕“全、细、好、严”四个字，重点做好档案的收集、整理、装订和归档，取得明显成效。

二、档案信息资源开发利用存在的问题与成因

尽管开发档案信息资源的重要性得到了普遍认可，但我国目前在档案信息资源开发利用方面仍然存在着不可忽视的问题，主要表现在：

1.基础工作薄弱，影响了档案信息资源的质量。（1）档案馆服务功能不完善。档案现代化管理水平低，服务设施设备简陋，保管条件恶劣，加上主动宣传不够，社会认知程度不高，档案馆自然难以成为社会利用档案资料的中心。（2）馆藏档案结构单一。据有关资料介绍，现在许多档案馆馆藏结构单调，门类不全，文书档案所占比例偏大，科技、专业、声像档案所占比例偏小；建国后建立的档案占大多数，历史档案数量较少。这样的馆藏结构，使档案内容相对贫乏，对利用者缺乏吸引力，开发利用的范围变窄。（3）档案特色不明显。与当前中心任务相关的科学技术、经济建设方面的档案资料欠缺，反映地方历史、文化、风土人情的档案资料稀少，致使服务缺乏针对性。（4）案卷质量不高。长期以来，档案利用服务以提供原件为主，本身就损坏了档案。档案库房达不到“九防”标准，档案受潮霉变、虫蛀损坏等现象在所难免，严重威胁着档案资料的安全。

2.利用工作水平低下，制约了档案信息资源价值的发挥。（1）提供利用方式单调。现有的服务方式落后，提供档案信息的手段被动，按时开馆、等客上门等陈旧的利用方法，限制了利用者接触并获取利用档案信息的时间和空间，挫伤了利用者主动利用档案信息的积极性。（2）档案利用率下降。有些档案馆对馆藏档案资料宣传不够，人们不了解档案馆究竟保存了哪些方面的档案，致使相当一部分接收的档案至今无人问津，其结果必然导致档案馆门庭冷落，档案资源闲置浪费，当然也就创造不出更多更好的效益。

三、档案信息资源的合理开发

鉴于档案信息资源开发利用面临的种种困难，我们不能怨天尤人，更不能坐以待毙，而要正视现实，积极进取，采取有力措施，彻底加以解决。

（一）更新思想观念，确立档案信息资源开发利用工作的地位。档案信息资源开发利用是档案工作的最终目的，是档案工作其他环节的落脚点。

（二）加强基础建设，努力提高档案管理水平。一要抓馆库建设。档案馆基础设施的建设和配置，是档案安全保管和有效利用的物质基础。各级档案部门要加强对档案信息资源开发利用工作的组织协调、统筹规划和监督管理，制定档案信息资源开发利用的计划，争取将其纳入各级地方政府信息化规划之中。进一步推进档案资源建设，提高对档案基础业务建设重要性和紧迫性的认识，不断丰富馆藏，优化结构，更好地为党和政府的中心工作服务，为人民群众服务。

（三）建立档案信息资源利用制度，健全档案信息资源服务体系。为提高档案信息资源利用率，应适时建立档案信息利用制度。档案部门要加强档案接收和征集工作，扩大档案的接收范围和征集门类，力争建成档案数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源服务体系。

（四）搞好档案宣传工作，为档案信息资源开发利用创造良好的社会环境。档案部门在宣传《档案法》等法律、法规的同时，还应采取灵活多样的形式，广泛开展档案信息系列宣传活动。首先，要开展有关档案价值、作用及利用效果的宣传，使人们知道什么是档案，档案有何用处，从而激发人们利用档案的热情，引导更多的人利用档案。其次，要开展有关档案利用程序的宣传，让社会知道如何利用档案，利用档案的益处，从而引导人们用好、用活档案。再次，要开展档案开放目录的宣传，使人们了解馆藏档案信息的具体内容，从而引导人们有针对性的利用档案。