浅析档案资源的开发利用

[摘 要]档案工作是对历史发生的事件进行的记录，通过对相关资料的收集整理，最终进行汇总。档案管理工作不仅是对各项资料的收集整理，还应该发挥更大的功能，提高档案的利用价值，为各种决策的制定提供有利的依据，从而实现信息共享。但是现阶段我国的档案资源开发利用率较低，没有发挥出档案资源的重要优势，影响到档案管理工作的进一步发展。文章对于档案资源开发利用中的相关问题进行了分析，对于提高档案资源的开发利用效率具有重要的意义。

[关键词]档案；开发利用；服务；管理方法

档案是历史的真实记录，是国家机构、社会组织和个人在社会生活中形成的供保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，它对于人们在社会活动中的行为以及改造世界的过程进行了记录，具有很高的文化价值。档案资源管理是重要的文化工作，其中包含了众多的信息，通过信息的共享，可以为人们的生产活动提供有利的参考借鉴。所以档案资源的开发利用是档案资源的重要功能，需要得到高度的重视。

一、档案的作用

档案可以为政治和经济服务，党的十报告提出要以科学发展观为指导进行全面的经济建设，大力开发利用档案为各方面工作提供信息、资料有着重要的现实意义。档案是科技工作的载体，是知识形态的生产力，有的档案可以直接进入市场进行交流，为社会服务。档案在企业史上和现代化建设上有着重大的作用。首先档案利用是目前社会体制改革的需要。无论是经济体制改革还是科技体制改革都需要档案的提供利用，只有这样才能有助于生产力创新与提高。其次档案利用是档案事业发展的需要。因为社会的发展离不开档案信息，只有进行档案信息的开发利用，档案才能发挥它应有的价值，才能创造经济价值和社会效益。总之，开发利用档案是档案自身价值的重要体现，是增强档案生命力的一项重要工作。

二、档案开发与利用程度不高的原因

档案利用的作用人所众知，应用的实例不枚胜举，但总体而言档案开发与利用程度还不够高，其主要原因如下：

（一）档案的利用重心没有进行及时的转移

档案的利用重心没有做到与时俱进，没有从过去单纯的为党政机关服务及时转移到为经济建设服务。

（二）宣传档案开发与利用工作没有跟上

随着社会发展向以经济建设中心方向转移，要求档案资料应在企业全系统内开放，服务于经济建设。但档案工作者并未加大这方面的宣传力度，许多人并不了解有哪些档案。

（三）档案管理人员思想封闭

目前，我国档案管理人员素质不高，业务水平参差不齐，对档案“重保不重用”，许多珍贵的资料长锁文件柜，造成了信息资源的浪费。

（四）缺乏必要的先进设备和手段

在财力、物力上的投资较少，造成档案设备的落后，因此只能搞文件档案，很少有图片、音像、微缩档案，更谈不上使用信息化手段管理。

三、提高档案资源开发利用的措施

（一）健全完善的档案管理机构

要想发挥档案资源的开发利用功能，就需要做好档案的管理工作，从基础设施的建设，到档案管理体系的完善，都需要形成完整的机制。提高档案资源的宣传工作，加强人们对档案资源的认识程度。对于现有的档案工作进行科学的评估，从而重新确定服务价值体系。配备专业的档案管理人员，运用专业的知识，对档案资源进行管理，为档案资源的开发利用奠定坚实的基础。

（二）运用信息化手段进行管理

传统的档案管理方式，在使用效率方面已经无法满足时展的需求，不仅影响到工作效率，而且不利于档案资源的开发利用。在信息化高度发展的社会形势下，在档案管理工作中需要合理的运用信息化技术。将档案中的各项资料输入到电脑中，在管理的过程中，依靠通信网络进行信息数据的传输，可有效的提高工作效率，并且搭建了一个信息共享的平台。通过信息化管理方式，促进了档案管理的规范性和系统性，对于档案资源的开发利用提供了有利的条件。

（三）建设科学的档案检索体系

要想实现对档案资源的开发利用，需要建立一套科学合理的检索体系，便于信息使用者能够快速的查阅到自己想要的信息。档案检索是查阅档案的重要工具，高效的检索体系能够有效的提高档案资源的开发利用效率。在档案信息化管理的时代背景下，信息资料的利用不再受到时间和空间的限制，而在网络平台对档案信息的查阅需要建立便捷的检索方式，才能够提高档案资源的利用效率。所以应该建立科学的、规范的档案检索体系，从而提高档案资源的开发利用效率。

（四）积极开展档案的编研工作

档案的编研工作是指档案部门以馆藏档案为主要对象，以满足社会利用和需要为主要目的，在研究的基础上，按照一定结构和体例对选择出来并经过核实、加工的文书、科技、声像等材料整理编辑出来的，如：汇编、摘要、文摘、大事记、年鉴等。档案编研工作是档案馆主动的、系统的提供利用的方式，同时也是保护档案原件的有效措施。利用档案中潜在的信息资源，可以产生巨大的经济效益和社会效益。

（五）改变服务态度，拓展服务方式，方便用户利用档案

长期以来我国档案工作以保为主，以用为辅，由此带来了服务方式的被动单一，工作局限在“你用我查”，“坐等上门”的状态上，随着社会的发展，这种服务方式越发不利于档案的利用，档案的利用服务要做到变被动为主动，积极主动地开发利用档案信息来源，从封闭、半封闭的服务向开放式服务转化。

四、结束语

档案管理工作具有非常重要的意义，是开展其他各项工作的重要基础。在时代快速发展的时代背景下，档案资源具有非常重要的利用价值，通过档案资源的开发利用，能够为各项决策的制定提供有利的参考依据。为了提高档案资源的开发利用率，需要建立完善的档案管理体系，并且培养优秀的档案管理人员，为档案资源的高效利用创造有利的条件。

参考文献：

[1]骆铁华，浅谈档案信息资源开发利用工作《办公室业务》2011年8期

[2]朱海菲，浅谈国有企业如何实现档案资料规范化管理《科技探索》2012年第11期