浅析企业档案服务能力的开发

【摘要】档案是“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”。本文所指档案，是在本单位活动直接形成的对本企业、国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案管理工作，是本单位重要的基础性工作，能够反应单位真实历史面貌、业绩与管理水平等。集团公司2015年《档案工作要点》中进一步指出，要深化档案开发利用工作，加强档案信息分类管理，提供多样化、个性化、常态化档案服务。本文通过本单位档案管理工作实际，尝试性从创新梳理档案工作体制机制着手，对提升档案服务功能进行研究，为企业档案资源更好地“服务领导决策和企业发展”探索一条新的道路。

【关键词】企业档案 档案服务

从经济学角度看，档案工作的本质是服务性工作。档案工作并不直接体现一个单位的职能，而是为单位职能活动进行的服务。企业档案归根结底要为企业服务，为企业员工服务，提供电子、实物材料，用于生产建设、科学研究、经营管理等各项工作。而企业档案终端服务能力强弱又与档案管理整体工作密不可分。尤其是成立较晚的企业，档案管理面临着馆藏不丰富、档案管理机制不完善、硬件设施跟不上现代化信息档案阅览需求等种种弊端。

针对这种现象，首先，需要在完善的制度管理下继续配套相应的档案管理机构与专业化档案管理人员，把好档案收集、鉴定、整理、保管等环节关，及时做好信息归档及系统上线，为终端服务做好库存准备；其次，终端服务借阅、取用程序应与信息化档案管理相适应，满足企业各类人员的多方面需求，突出企业档案的服务功能；最后，在信息化档案管理的趋势下，强调保留企业文化特色，以科学研究的方式丰富及建设企业综合档案馆（室），使地方单位档案管理在具有科学性、统一性、标准化基础上独具地方单位特色，使馆藏档案能够更好地行使其服务职能。

一、配备专业机构及队伍，完善馆藏及基础设施建设

加强档案机构和队伍建设是推动档案服务机制的有效途径，是解决管理层、基层工作人员更好地使用档案的现实需要，是建立更完善的档案管理机制的一项重要内容，档案机构、队伍建设决定了馆藏、基础设施建设的水准，决定了档案管理整体质量。结合实际工作经验，分为以下两点进行讨论：

一是要建立完善的档案工作制度。《档案法》、《关于加强和改进新形势下改进工作的意见》及相关档案工作制度等颁布、印发及实施使档案管理工作有据可依，在相关法律法规、工作制度约束和管理下，档案机构的设置及运转更应该将制度贯彻到底，建设更加适合本单位的较为完备的档案工作制度，并将其纳入有关部门和人员的岗位职责中监督实施。

二是要在规范化管理前提下注重与时俱进。随着信息化时代的到来，档案本身从内容和流转程序上已经逐步发生了转变，这就需要对档案进行及时更新与上线：从内容来看，电子档案（多媒体视频、电子文档等）越来越多地成为企业青睐使用的媒介，光碟刻录、优盘等实体及依赖计算及识别的代码，因此要在电子档案的丰富完善过程中应建立保护、保管，研究是否加密等使用方式及渠道，改变手工档案的管理流程。

三是夯实档案管理基础，保障档案管理连续性。不同阶段的档案与服务对象，管理方式、场所等均有各自特点。这为档案管理的一体化、连续性提出了更高的要求，比如经过短时期内整合、重组的单位，不仅需要及时办理变更档案管理人员信息，更需要将管理制度，机构名称及相关文书、合同、工程建设相关材料及时纳入档案管理范围，并做出档案史志。

四是加强队伍建设。档案管理人员是保护、利用档案的关键。专业化的定期培训及相关法律法规掌握、政治素养过关等必然成为评价档案管理者的硬性指标。在档案管理机构完善的同时，要关注档案管理人员的专业素质培养，做好档案安全应急预案演练等，并作为档案机构专属管理材料记录在册。

二、突出档案服务功能，满足企业管理者及职工多方面需求

新时期的档案管理工作要不断走向开放，注重服务，建立起互联机制。

首先，要做好档案开放范围确认。文书档案，施工建设档案、会计凭证等主要类别需对应相关联账套，满足不同人群的不同需求。

其次，专业模块区间开放。对口业务纵向管理，明确相关档案链接的其他背景，并尽可能提供可查资料。

最后，在硬件设施方面质量达标。具有相应规模的单位应设立专门阅档室及档案馆管理人员借阅档案手续统一规范，使档案使用得当，管理有序。

三、保留企业文化特色，为树立、弘扬企业正面形象奠定基础

企业文化是每个企业应有的特质，在销售企业，地市级公司呈现出的地域特点、销售特点都构成了企业独特的形象品质。企业档案馆将向社会开放将成为趋势，而加强地方单位档案馆特色建设的意义在于：

一是可以丰富和优化馆藏档案，弥补馆藏档案内容中的空白和不足，更加全面地反映本地区历史的真实面貌，满足企业内部及社会各方面对档案资源的不同需要。

二是有利于本地区经济建设的发展。每个地区的经济发展、每一个企业的发展都有其自己的客观规律，建立并开发利用企业特色档案，便于人们全面准确地了解和认识一个企业的过去，以利于科学地规划、指导现在和将来。

档案服务能力的提升是档案管理的最终目标，是更好地为企业提供真实史料、为社会提供学术研究价值的一项长效工作，除过以上几种讨论档案管理的需要改进的事项，在进行档案管理的过程中还须要积极转变思想，加强内部建设，积极有效地培养档案建设的人才队伍。