电子档案网络管理论文

近些年，我国科学技术发展迅速，逐步实现了办公自动化、档案管理信息化。其中，电子档案的逐渐普及，一方面使得信息的获取更加快捷、方便、准确；但另一方面也导致了信息的不安全性以及受到载体的制约等。因此，如何实现信息社会中电子档案科学、合理的网络管理具有重要意义。

1电子档案使用途径

目前，电子档案已经得到了十分广泛的应用，相比于传统的纸质档案而言，具有快捷、方便的特点，其主要的利用途径为以下几种：拷贝、传输以及查询。

1.1拷贝

拷贝是利用电子档案的第一途径，其主要是向使用者提供档案原始状态。保证其使用过程中的权威性。当向使用者提供载体拷贝时，必须将文件转换成为通用标准文档存储格式，由使用者自行解决恢复与显示的软、硬件平台；若是使用者不具有利用电子文件的软、硬件平台，也可向其提供打印件或是缩微品。

1.2传输

传输主要是用于解决使用者无法到达档案所在地的这一难题，其能够大幅度地节省时间与财力。所谓通信传输，也就是利用网络传输电子档案，实现档案资源的互相交流，或是向相对固定的查档单位提供档案资料，可通过点对点转换数字通信或是互联网络实现。

1.3查询

查询即为利用档案部门或是另一检索机构的电脑，在档案部门网络上直接进行查询，其特点是能够为使用者提供技术支持，也可以使更多的使用者同时使用同一份电子档案。这一方法的可能性，主要是取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

2电子档案网络管理利弊分析

2.1电子档案管理的优势

2.1.1实现部门立卷部门的立卷是常见的问题，但是到了今天为止档案室替代部门立卷的现象依然很普遍，由于档案管理员对于该部门工作的不完全了解，所以没有办法断定材料的完整性，而在变换为电子档案网络化管理之后，档案部的工作人员能将文件材料输入于网络系统，由电子档案管理员负责统一卷编码进行保存，从根本上保证了档案的收齐和完整性。

2.1.2提高办公效率在传统的管理模式下，无论从管理还是利用都只是能安排在上班的时间内来进行，而工作环境是由管理人员、利用者以及办公用具在特定场合构成。而在实现电子档案的管理后，传统办公用具消失了，取而代之的是计算机系统、电脑工作台成为办公的主要用具。在企业部门中，大量的电子文件通过编码及解码的过程以存储在电子档案的硬盘里，还可以复制和存储不同的介质当中。而档案管理的效率也有了很大提高，立卷部门只要将文件材料输入于计算机中，然后送至档案室，档案的管理员则通过网络能够自动立卷，整个的过程既简单又快捷。

2.1.3促进档案管理的发展在传统管理模式中，只能对档案来进行分类的顺序整理及保证档案完整安全的保管和利用。而在进行电子档案管理之后，能将各类的档案中的电子文件都集中于计算机硬盘里，还能搜索同一问题的若干联系的电子文件，来帮助使用者深入的了解，并进行深层次的查询，能够有效提高档案管理的发展。

2.2电子档案管理的弊端

2.2.1电子档案具有不安全性档案是每个单位的宝贵财富，档案的真实性和保密性是档案管理工作的重中之重。由于办公自动化采用的都是统一的字体和标记，字迹不再因人而异，人们从字迹上已经无法分辨档案的原始性。同时，由于电子文件采用的是电子编码的技术，可编辑和不留痕迹，而鉴别文件原始凭证的重要信息也能更改，这就使电子文件原始凭证的辨别性变得困难起来。还有一些电子文件在传输的过程中会带来病毒，这就严重破坏了计算机的操作系统，也会文件残留不全。

2.2.2电子档案存储受载体制约档案的电子化管理主要依靠计算机来操作完成，从硬件方面来讲，计算机需要较高的配置；从网络方面来讲，需要网线、交换机、服务器等来支撑；从软件方面来讲要经过对档案工作进行深入细致的调研，开发出档案电子化管理软件系统，按照档案管理的要求完成档案的录入、生成、上传、查看、注销等一系列工作。这一工作只有非常专业的计算机软件开发人员才能完成。同时，我国对档案电子化管理还没有制定统一规则，无章可循。

2.2.3电子档案不具有法律效力众所周知，我们的纸质档案是经过单位领导签字、单位盖章的，从而具有合法的法律效力。而电子档案在签署技术尚未普及的情况下，不具有法律效力，不被人们认可。

3做好电子档案网络管理的措施

3.1完善电子档案管理体系

①建立健全电子档案管理体制。从电子文件的形成到电子档案的归档和管理，由专门的档案管理部门或档案管理人员负责，明确工作职责和工作权限。②建立电子档案管理业务系统。建立集中或集中与分布相结合的电子档案业务管理系统，对电子档案进行统一管理，确保其不散失、不损毁、不失真、不失密，从而保证电子档案的完整性、真实性和有效性。③建立档案管理人员培训制度。定期对档案管理人员进行培训，使之熟练地使用计算机系统和各种检索工具，遵守职业道德，积极主动提供服务。

3.2规范电子档案管理流程

①在电子档案的收集过程中，明确电子档案收集的范围和要求。例如在收集各部门年度工作总结时，要求在上报纸质文件签字确认的同时上报电子文档，格式统一先WORD文档。在传递过程中，采取安全措施，以防非正常改动，在收集过程中要及时制作电子文件备份，建立电子文件索引目录。②在电子档案的整理过程时，要对收集上来的各种电子文档进行整理、分类和检索。a.可先按照电子档案的种类进行分类，即按文本文件、图片文件、影音文件等进行一级分类，在文本文件里按照文种进行二级分类；b.按照本部门事件进行一级分类，再按照文本文件、图片文件、影音文件等进行二级分类；c.按照部门业务分类，如财务、生产等；d.综合运用以上多种分类方式。图1即为电子档案的存储结构示意图。（3）在电子档案的归档工作中，对收集、整理好的文档进行有效性和完整性鉴定。由电子档案形成部门进行审核签字，参照纸质档案保管期限，确定电子档案的保管期限。在归档时，填写登记表，将文件复制到耐久性的载体上，一式三份，一份用来查阅，一份用来封存，另一份异地备份，在载体的包装盒上贴标签，填写编号、保管期限、硬件及软件环境等。

3.3加强电子档案的安全维护

①保证电子档案载体物理上的安全。建立一个适合磁、光介质保存的环境，温度控制要适当，存放载体的柜、架及库房达到有关标准的要求，载体直立排放，满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。②要做到电子文件和纸质文件双套归档，因为目前电子档案的存储无法再高温、潮湿的环境下永久保存，而且在证据性、管理技术、网络安全控制等方面存在的问题还尚未解决的情况下，应把纸质档案和电子档案结合起来并存保管，在电子档案丢失或损毁的情况下可以进行电子档案的修复。③要保持计算机专机专用，通过设置指纹识别、身份认证、数字签名等方式来加以防范和控制档案存储设备，防止电子档案被更改、盗用，保证核心文件的安全。④要定期安全维护，充分运用可靠、先进的安全技术对计算机、网络进行维护，保障计算机及网络安全运行。坚持定期更新杀毒软件，进行全面病毒检测，有效阻止非法用户入侵、病毒破坏、黑客攻击，同时要对所有数据进行有效备份，确保信息安全。

3.4确认电子档案法律地位

各行各业要加强对对电子技术的认识，改变对电子档案的认识，立法部门要参考国外先进的经验，对我国电子档案的法律性给予明确，促进人们对电子档案的认可，最终实现档案管理的信息化、技术化、便利化。

4结语

总而言之，电子档案是信息条件下时代的产物，广泛利用网络技术会出现越来越多的电子档案，这是现代档案管理必须面对的。所以，电子档案的管理和利用必须安全、高效，必须与档案事业发展需要相适应，与单位的客观实际要求相符合，实行科学化管理，在安全可靠的条件下更全面地、更广泛地发挥电子档案的作用。

作者:廖立坚 单位:国网湖南省电力公司岳阳供电分公司