电子文件与电子档案管理论文

一、电子文件管理的的主要目标保证

电子文件的真实性、完整性、可读性和可用性是电子文件管理的主要目标。在电子文件管理系统运行下的一份电子文件包含内容、结构和背景三个要素。内容是指文件中所包含的表达作者意图的信息。结构是指文件内容信息的组织表达方式，分为物理结构和逻辑结构。物理结构是文件信息存储于载体上的位置及分布情况，如正文、批示、附件等各部分信息在载体上的存储位置。逻辑结构是文件信息的内在关系，如文字排列、章节构成、页码顺序等信息。背景是指能够证明文件形成环境、形成过程、存在状态以及文件之间相互关系的信息。其中，保证文件的内容、逻辑结构和背景信息经过传输、转移等处理工作后仍然保持不变，和形成时的原始状态一致，就保证了电子文件的真实性和相当程度的完整性。以上描述文件的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据称作元数据，在文件形成时产生，它全面描述文件的本来面貌和生命历程，文件管理系统在源头一次性捕获元数据，就可为不同的管理活动所调用，每一项管理活动都是记录、调用相关元数据的过程。根据完整的元数据记录，可以回溯电子文件的原貌和变化过程，从而确认电子文件的真实性；利用元数据可以维护文件内容、结构和背景之间以及文件之间的关联，从而保护文件的完整性。保证电子文件的真实性和完整性，也就要求维护元数据的真实完整不丢失并始终与文件保持关联。保持电子文件的可读性，是指文件经存储、传输、压缩/解压、加密/解密、系统迁移等处理后，仍然能够以人可以识读的方式输出，这就要求电子文件以开放的格式保存。可用性主要体现在对检索系统的要求上。

二、做好电子文件管理的策略

（一）统筹安排合理规划

电子文件管理是一个系统工程，最终是为数字档案信息资源建设服务，以达到便于开发利用、造福社会的目的。具体实施起来涉及面广，投资可观，因此必须注重效益，在领导层面对各阶段的目标、任务、措施进行科学、合理地规划部署，如：在工作实施之前展开深入调研、广泛论证、集中讨论，投资大的项目要形成可研报告；形成科学合理的电子文件利用体制机制，优化软硬件系统配置，处理好软件系统服务器的兼容关系，建立方便高效的查询体系等。

（二）严格制度统一标准

电子文件管理工作是一项长期开展的持续性工作，应落实领导责任，组织相关数量的人力，明确责任分工，加强管理，扎实推进工作有序进行。具体工作中要制定相应标准，严格贯彻实施，一定阶段即以标准验收成果，不断改进以保证后续工作的质量。如：组建专门负责电子档文件管理工作的工作机构，主要负责电子文件管理工作、系统设备升级维护、网站建设维护等；制定电子文件管理中著录项目统一标准，数字化技术参数标准等。

（三）多方参与争取合作

电子文件管理涉及社会的各行各业，应千方百计争取社会力量共同参与和支持，引导建立社会大众积极充分利用电子文件这一社会资源的普遍意识，积极回应获得的利用反馈信息，以促进自身工作的不断改进。如：宣传网络利用优势；发挥档案学会等社会组织的作用；非重复性技术工作可以通过合同、委托等方式外包给企业。

（四）加强安全保密工作

与传统载体文件材料相比，电子文件在利于保管的同时也面临着高风险的集中。因此，应建立电子文件备份中心，对电子文件实行异质异地备份，配备防盗设施及配套的安全防护设备，同时还应对电子文件的存储介质进行定期检验，防止载体老化等原因导致的数字信息的丢失、失真和不可用。

作者：文一博单位：鹤岗市档案局