浅谈文书档案的管理

摘要：文书档案是文书档案是指单位在各项管理活动中形成的，具有查考使用价值的，集中保管起来的文书材料，是单位基本情况和历史面貌的真实记录。

关键词：档案 收集 整理 鉴定 保管 利用

Abstract: archives archives units in various management activities, examine the value in use, the Central Depository instrument materials, is a true record of units and historical features.

Keywords: File collected identification custody of use

中图分类号：G275.2文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)

首先要对文书档案进行收集

文书档案的收集工作就是按照党和国家的有关规定，将分散在各机关、部门、个人手中的散失在其它地方的档案，有组织、有计划地分别集中到各有关档案室和各级各类档案馆，实现统一管理。

文书档案的收集工作的内容有以下三个方面。1、档案室对本单位需要归档案卷或文件的接收工作。各机关、单位的文书部门的文书办理、处理完毕，经过整理，移交给机关各综合档案室，从文书部门或业务部门向档案室移交的角度称为“归档”，从档案室接收的角度称为“收集”。2、各级国家档案馆对各现行机关、撤销机关档案的收集和接收。现行机关所形成的档案，不仅有现实作用，还有历史作用，不仅要为本机关当前工作服务，而且要为社会各方面服务。因此，档案在机关档案室保存一定时期后，各级国家档案馆应按照有关法律、法规的规定，及时接收各单位的档案进馆，这是档案馆馆藏档案的主要来源，也是档案馆收集档案最重要的途径。3、历史档案的接收和征集工作，历史档案是指中华人民共和国成立前，各机关、团体、部队、企业、事业单位以及著名人物在社会活动中形成的档案，这些档案由于历史的原因，留存不全了，所以我们要采取多种手段，利用各种途径广泛深入征集。收集工作意义重大，档案室管理的档案，不是档案室自己产生的，而是历史上形成的和现实生活中不断产生的文件，是经过长期民间文艺和积累起来的。对进馆的档案要齐全完整，进馆的档案要标准化，保持全宗的不可分割性。注意系统性、完整性，能反映本单位的历史面貌和工作特色。加强与各部门联系，掌握机关活动情况。

二、对文书档案进行整理

保存文书档案的主要目的就是为了利用，处于零乱状态未经系统整理的文书档案，大大地束缚和影响提供利用。不进行系统整理，就不能完整地反映出各项活动的历史联系和本来面貌，当然也就损害以至失去它的利用价值。只有化零乱为系统，才能为文书档案的提供利用创造良好的条件。应该明确文书档案工作整理的基本任务，是所档案组成一个体系，并通过编目使之固定下来，为利用档案提供方便条件。档案系统整理是有原则的，要按照档案形成的特点和规律，保持档案文件之间的历史联系，使整理出来的文书档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。档案的系统整理应按照档案形成的特点和规律来进行，要考虑以下二点：1、文书档案是由文件转化而来的，而文件的形成又是一个机关工作活动的客观反映，文件产生和形成时的特点，也会很自然的成为文书档案形成的特点。2、文书档案也是历史活动的产物，具有鲜明的时间特点。

对文书档案进行鉴定

档案室的档案日益增多，就要把有保存价值的档案留存，对已经失去继续保存价值的档案通过鉴定进行淘汰。文书档案的鉴定工作是指档案室按照一定的原则、标准和方法来判定档案价值，确定档案的保管期限，对失去保存价值的档案进行销毁。用全面、历史、发展的观点对档案进行鉴定，分析内容，来源、时间和形成，经过鉴定过的永久文件是对反映本机关，单位的主要职能的基本历史面貌的具有重要参考或查考作用的就应做为永久档案进行保管。

对文书档案进行保管

档案的保管工作就是根据档案不同的制成材料，分别采取相应科学存放和安全防护等措施，尽量延长其寿命的一项工作。档案寿命的长短与档案存藏环境与保护条件有极为密切的关系。凡是档案保管条件较好，贮藏环境符合标准的，档案由量变到质变的过程就会慢一些，档案的寿命就会长一些，反之，凡是档案保管条件较差，周围环境污染严重的，档案由量变到质变的过程就会/快一些，因而档案的生命就会短一些。只有将档案保管好，才有可能进行整理、鉴定、统计、检索、编研和利用工作，只有档案保管工作井然有序，档案的编目、鉴定、统计、利用工作才能顺利进行。

以便于提供利用

档案工作总的目的，就是开发档案信息资源，提供档案为社会主义各项事业服务，充分发挥档案的作用。档案提供利用工作是档案工作的中心任务，是服务于社会的重要环节。档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计等一系列环节，都是不提供利用工作所作的准备工作，是基础工作，提供利用是档案工作的出发点和归宿。档案提供利用是档案工作的根本目的和中心任务，保存档案的目的是为了用，档案的作用只有通过利用工作，才能够很好地发挥出来。