企业信息系统内部控制缺陷及原因分析研究

【摘要】 信息技术的发展颠覆了传统的企业管理方式，企业管理信息系统的开发与应用大大提高了企业的信息收集与处理能力，可以使繁杂的企业日常管理工作变得简单有序。施工企业在其日常经营过程中往往要处理大量的人、财、物等资源，也开始进行信息化管理。本文在对TJHD企业信息系统内部控制现在研究的基础上，分析了存在的设计和实施层面的缺陷，并给出了原因分析。

【关键词】 信息系统；内部控制；施工企业

TJHD公司为了适应信息化社会发展需求，公司结合自身各生产经营环节的实际情况，通过与第三方合作的方式，先后构建了不同环节的信息系统。包括与浪潮合作开发应用的TJHFD财务管理系统、物资管理系统，以及与用友合作开发应用的TJHD人力资源管理系统。近期，TJHD又在企业内部积极推进“数字TJHD”主要指其推进的综合项目管理系统，综合项目管理系统是“数字TJHD”集约管理平台建设开发任务的核心，是TJHD公司建立科学项目管理体系、搭建高效项目管理平台的重要举措。该系统以实现“协同应用、高效管理、科学决策”为系统建设目标，坚持以合同为主线、成本为中心、进度为基准、物资和船机设备为重点的方针，通过产研结合，成功开发完成了包含招投标、合同、综合、进度、成本、物资、船舶设备、质量、安全、技术、风险、竣工等12个领域管理的信息系统架构，贯穿项目启动、项目计划、项目执行、项目控制、项目结束等项目全生命周期，并设计实现与资金、财务、费用等管理系统协同应用，从而建立起了公司完整的项目信息化内部控制体系。

一、TJHD施工公司信息系统内部控制存在的缺陷

（一）TJHD施工公司信息系统内部控制存在的设计缺陷

随着信息技术的发展以及管理信息系统在企业中的逐渐普及，TJHD公司也越来越意识到信息化的重要性，开始逐渐加强公司的信息化建设。但其在信息化建设过程中也出现了不少的问题。

首先，TJHD公司的信息化战略不够完善。主要体现在TJHD公司的信息化建设是一个逐步实现的过程，是把公司的活动分为几个模块，逐一进行了信息化、应用信息化管理系统。本来按照公司发展的实际需求，分模块逐步实现信息化，是进行信息化建设的基本路径之一，这样做既具有灵活性又可以减轻公司的资金压力，同时也更容易被公司内部员工所接受。但TJHD公司在进行信息化的初期没有针对公司整体的信息化建立一个全面的信息化战略，从而导致公司各信息化建设过程显得缺乏整体性与重要性，没有清晰的规划与流程。

其次，信息化战略的缺乏直接导致了TJHD公司在进行信息化建设的过程中，各模块在进行设计时只考虑到了当前独立的单一模块的需求而忽略了其与其他模块之间的系统性。比如，财务管理系统中关于各部门与岗位的编码可能与物资管理系统中的编码完全不同，从而不利于顺利实现两个系统之间的联通。

此外，公司的信息系统建设基本上都是采取与软件服务公司合作开发的方式来完成的，在这种合作过程中，TJHD负责提供相关的公司基本信息与需求，软件服务公司负责根据公司提供的需求给出具体的解决方案。这就意味着公司最终使用的信息系统，其开发方式、操作方式等都是由软件服务公司给出的。而TJHD公司在进行信息化建设的过程中选选择了不同的软件服务商为之提供服务，比如其人力资源管理系统是与A公司合作完成的，而其他信息管理系统则是与B公司合作完成的，不同的服务商其风格不同，这又进一步加剧了在各模块之间实现统一的难度。

（二）TJHD施工公司信息系统内部控制存在的执行缺陷

TJHD公司的信息管理系统不仅在设计时存在上述的一些缺陷，而且在具体的执行过程中也存在着一些缺陷。这进一步地阻碍了公司的信息化进程，同时也减弱到了信息化所能带来的优势，这可能会使部分人怀疑信息化的效益，从而对信息化采取各种方式的抵制行为，并由此形成恶性循环。TJHD信息化过程中的执行缺陷具体体现在以下方面。

首先，员工信息化观念的缺乏。由于TJHD公司所处行业的特殊性，其员工的知识、教育背景具有很大的层次性，而且教育程度较低的员工占有很大的比例。这导致大多数员工都不能理解与认识到信息化的重要性及其所能带来的效益，甚至于部分员工认为信息化完全是一种形式化的、浪费精力的行为。观念的缺乏自然会导致其缺乏认真执行信息系统的动力，执行效果自然也不会很好。

其次，信息系统执行制度的不完善。TJHD公司虽然在内部建立了各种信息系统，但却没有制定与此相对应的制度来进行规定。员工自身内部动力的缺乏与外部制度缺失相结合加剧了信息系统执行力度的不足。

第三，与信息系统相关的考核与奖励制度的不完善。根据动机理论，物质性的外部激励因素是激发人类行为的主要因素之一。因此如果把员工信息系统的执行情况与其考核与激励相挂钩，肯定会在一定程度上激发员工的行为，尤其是当其缺乏内部动机时。虽然TJHD公司建立了一定的关于信息系统建设的考核方案，但其考核方式并不是十分具体，甚至都不能落实到具体的部门，也没有与此相关的完善的奖励制度。这些都会导致信息系统执行的不到位。

二、TJHD施工公司信息系统内部控制缺陷的原因

在对公司的现状进行仔细分析的基础上，我们总结出了造成THJD公司信息系统内部控制缺陷的主要原因。

首先，信息系统内部控制设计不适用。关于信息系统的设计应该在综合考虑公司整体发展战略的基础上进行，这样才能使开发出的信息系统更加符合公司的实际发展情况。目前，公司的信息系统都是基于公司在开发系统时已经产生的需求进行设计的，完全忽略了公司未来的发展需求，这导致公司开发出的信息系统可能在使用很短的一段时间之后就存在与公司实际需求不符的情况，更有甚至在公司快速发展的时期，可能还未全面投入使用就存在不适用的情况。

其次，信息系统内部控制职责不明确。在公司的规模达到一定程度的时候，随着公司内部员工数量的增加，必须建立完善的制度对每位员工的职责都进行精准的规定，才能保证公司的各项任务可以有序的顺利完成。如果存在某件事情是没有具体落实到某个部门或者具体的员工的，那么按照一般情况下人们普遍存在的“搭便车”心理，将会没有任何人会认真地执行该事件。而TJHD公司的信息化建设就处于这种没有部门或员工认真执行与负责的状态之中，因为缺乏明确的关于信息系统内部控制的职责规定。

第三，信息系统内部控制流程不完整。当企业员工的流动性较大或者是要推行新的制度或做法时，必须要依靠完整的流程或者是经历过很长一段时间才能在公司真正的推行起来。因为完整的流程可以起到一种指导作用，根据流程的规定，人们可以迅速知道自己应该做什么及怎么做。而TJHD公司则没有针对信息系统的运用制定专门的操作流程，因而影响到了其在公司被接受、被执行的速度与准确度。

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