人事档案信息化管理之对策

[摘　要]本文就人事档案信息化管理的发展、作用和建设进行了一定的论述。提出了人事档案信息化管理较为复杂多样的特点，且目前对人事档案信息化管理还缺乏相关技术标准和工作规范。本文在调查分析人事档案信息化管理现实状况的基础上，对人事档案信息化管理进行初步探讨。

[关键词]人事档案；信息化；管理

随着科技进步，信息化已成为新形势下人事档案事业发展的重要方向，人事档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化也已势在必行。在以知识和信息为主要特征的信息化时代，人事档案作为重要的信息资源，如何适应新形势发展的需要，早日实现人事档案信息化管理，已成为重要而又紧迫的时代话题。

人事档案的信息化就是在人事档案管理活动中全面应用现代信息技术，对人事档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。人事档案信息化建设的目标是，通过对人事档案信息化建设所需的计算机、网络等硬件设施和相关软件的合理配置，达到人事档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，实现人事档案接收、传输、利用一体化，达到人事档案资源共享，促进人事档案事业持续快速发展。

一、加快人事档案信息化基础设施的投入

基础设施建设是信息化建设的首要任务。建立人事档案信息网络，保证计算机硬件及软件系统的更新换代，全面推进办公自动化，进而实现政务公开，为最终实现无纸化办公的电子政府和人事档案管理全面彻底的信息化打好基础。

二、加快人事档案信息资源建设

信息资源建设是信息化建设的核心。一方面，抓紧人事档案的鉴定销毁工作，玉石分开，把真正有价值的人事档案鉴定出来，轻装上阵，加快馆藏人事档案数字化进程。人事档案信息数字化是衡量信息化的重要标志，是信息化建设中的一项艰巨而重要的任务。要积极推进重要人事档案全文数据库和多媒体数据库的建设，逐步实现人事档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。另一方面，规范电子档案归档管理，加强对电子档案的积累、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，积极探索和研究电子档案接收、保管、利用的技术问题，确保有价值的电子文件真实、完整、有效，加强信息资源的安全保密工作。

三、加快由实体管理转向信息管理的步伐

由手工管理转向计算机管理，由人工检索转向网上查询，实行计算机管理，上级主管部门要统一推出一个通用数据库软件，并设立严格的管理制度，根据使用权限分类加密，使一部分基础数据只能在内部局域网上发行，在相关单位实现资源共享，以满足单位和个人对人事档案利用的需要，提高人事档案查阅的效率。人才市场的建立，社会各方面对人事档案利用的需要越来越迫切。经济建设信息灵敏，瞬息万变，要求人事档案能迅速准确地提供服务，只有应用现代管理手段，才能较好地解决繁琐的手工劳动和低效率之间的矛盾。应用计算机管理技术是时展的必然，也是提高工作效率的最有效方法。人们预测，新的世纪是全面实现办公自动化的社会，是信息化的社会，是计算机进行社会管理、提供社会服务的时代。把计算机应用到人事档案管理工作，将使人事档案管理工作发生质的飞跃，是信息时展的客观要求。目前，在人事档案管理工作中，计算机管理程度不是很高，大多还是手工操作，我们要逐步进行一些必要的调整，使人事档案的检索、编目、统计、借阅、库房管理、人事档案材料的收集、登记等便于计算机操作，为下一步应用计算机编目和开发人事档案信息资源打下良好的基础。

四、加快人事档案人员信息素质的提高

人事档案人员是从事人事档案工作的主体，起主导和支配作用，提高档案人员的思想政治素质、业务技能素质和职业道德修养，是提高人事档案工作水平的基础。先进的管理手段，要有优秀的专业人才。在科学技术飞速发展并广泛得到应用的今天，人事档案人员要加强科学文化知识的学习，拓宽知识面，更新知识结构，提高业务素质；要培养勇于改革创新的精神，更新观念，大胆探索现代人事档案管理新技术；要及时掌握党和国家最新的人事政策、人事制度和当前人才流动规律；要培养一丝不苟、认真细致的敬业精神，以适应人事档案管理日益复杂、逐步现代化的发展趋势。

跨世纪的事业需要跨世纪的人才。专门人才的培养与储备是事业发展、学术繁荣的重要基础和必备条件。首先，科技进步日新月异，时代挑战迫在眉睫，高素质人事档案人才的培养应加快步伐，加大力度，采取行之有效的举措，快出人才，多出人才。其次，适当调整与改革人才培养的理念与模式。在学校教育中应本着“厚基础”、“宽口径”的原则，强调素质教育；而在在职培训中则应强调提高技能、补充知识、更新知识的继续教育。一句话，强调能力的培养，即工作的能力，研究的能力，表达的能力等。

综上所述，人事档案部门目前正面临着市场经济、信息社会、特别是知识经济的大潮与挑战，以及高新技术的应用与渗透，我国建立在过去计划经济基础上的和长期经验式管理、手工操作和科技含量不高等一系列体制、模式、理论与实践方面有许多不相适应之处。人事档案学研究作为科技知识的体现，作为活跃的生产力因素，自然应勇于承担知识先行的职责。应采取吸收、引进、消化、渗透、移植等手段，充实与强化档案学科自身的内涵，如合理运用科学学、创造学、成功学、协同学、运筹学以及控制论、系统论等学科成果，解决档案学科的自身建设，解决档案学理论的热点、难点与焦点等新课题。又如引进先进的科技理论与手段，解决新型人事档案载体材料的收集、整理、保管、鉴定与利用等问题；解决办公室自动化条件下文书、档案一体化问题；解决电子文件的收集、管理与利用问题；解决档案信息的计算机管理、联网、进入信息高速公路等问题；同时也将解决电子文件条件下的档案定义、全宗理论、原始凭证、法律凭证诸性质等基本理论问题。

人才流动是市场经济对资源优化配置的客观要求。人事档案管理只有实行信息化，建立专用人才流动档案数据库，人事档案专用网络，用人单位经过一定手续就能方便利用所需的引进人才的档案信息，才能真正实现档案信息资源共享的目标，也使得社会上那些“假档案”、 “假证书”没有市场，这样才能真正提高人事档案的利用价值，适应改革开放和信息时代的要求。