学习共享空间构建过程中的协同机制研究

[摘要]针对高校图书馆学习共享空间构建过程中对提高资源配置效率、实现资源无缝集成的需求,在分析学习共享空间内部出现的资源整合壁垒、管理协同障碍以及技术协同困难等建设现状的基础上,有针对性地提出打破传统观念,建立彼此间的协同机制是确保无缝集成得以实现的关键所在,并探讨学习共享空间协同机制的构建策略和未来发展方向。

[关键词]高校图书馆　学习共享空间　协同机制　协同效应

[分类号]G251

学习共享空间(Learning Commons,Lc)是一个借助于网络技术实现的、以支持协同式学习和创新式学习为目的的资源集合。它由学生管理、教务管理、学习支持、网络中心、图书馆以及部分院系参与,借助方便快捷的互联网络、功能完善的计算机软硬件设施和内容丰富的知识库,将分布在不同地点的资源、功能进行集成,建立信息共享服务平台;并以此为依托,在技能熟练的学科馆员、计算机专家以及专业教师等的共同支持下,为读者的学习、讨论和研究活动提供一站式服务…,培育读者的信息素养,促进读者学习、交流、协作和研究,推动群体/团队交互式学习、协同式发展。

近几年来,国内许多高校图书馆都在积极尝试建立以支持学生自主式/交互式学习为主要目的的学习共享空间,希望借此资源平台整合校园内各学习支持部门的资源、服务和技术,为学生提供“全程式”服务,提高学习效率。然而,由于学习共享空间的构建需要诸多部门参与,更需要通过部门间在资源、组织、技术等方面协同合作,才能使分散于校园各处的资源结构逐渐朝优化的方向发展,因而建立协同机制是学习共享空间发展的必然趋势。但目前学习共享空间构建过程中,各高校对在LC内多个异构系统之间建立内在协作机制的必要性认识不够,对资源分布存储与管理、高度共享与协同制作等方面缺乏系统的研究、设计和实践,导致出现教育、教学资源过度消费和消费不足并存的现象,资源过度配置和消费者的过度消费行为造成了资源的极大损失和浪费,其结果必然造成宏观效率低下,LC缺乏活力和效率。为此,本文将对学习共享空间的建设现状进行研究和分析,在此基础上进一步探讨学习共享空间协同机制的建设策略和发展方向。

1　学习共享空间建设中存在的主要问题

1.1　共享空间的组织架构流于形式,部门问协调配合能力低下

从LC的建设实践来看,各参建部门在管理理念、管理机制和组织机构方面未达成有效统一,部门间合作流于组织架构形式,协调配合效率低下,主要表现在:①各合作机构间的人员、资源、机构等诸多优势要素仅局限于单纯叠加汇聚,仅搭建了一个简单的组织架构,表面实现了管理统一,然而各部门间认同度低,并未能从管理理念上达成共识,未将创新思想融入其中,未使系统产生整体作用大于各要素作用力之和的力量;②共享平台缺乏知识管理的制度安排。目前来看,学习共享空间只是将所有信息进行集中管理,缺乏深入的管理经验与信息共享的闭环管理系统,缺乏知识管理的制度安排,难以真正实现“管理”同步。

1.2　各类信息资源整合困难、未能实现有效“共享”

在完全竞争市场中,资源应按照边际效率最高的原则在市场主体之间进行配置,即生产要素总是流向经营效益最好的企业和行业。在高校专业建设过程中亦是如此,重点学科或特色专业总是能够获得学校优势资源的支持,得到大量专业数据库、重点实验室及优秀师资的配置。但是,拥有优势资源的二级院系和科研部门并不愿意把本部门的教学、科研信息资源提供给以图书馆为载体的资源共享平台,更难摒弃以学科为基本单元管理资源的传统封闭观念,无法集成管理校内各机构、部门的全部信息资源,更无法推动信息的交流与互动及各学科之间的相互了解和相互支持,导致资源闲置、利用效率低下和资源紧缺、无资源可用矛盾同时存在。大量优质资源难以发挥最大化效用,资源配置效率低下。又由于教育体制和传统观念的影响,LC的物理核心――图书馆的地位和作用并未得到应有的重视,图书馆与学校各院系之间的联系松散,鲜有长效的沟通和协调,教师、科研人员对图书馆的认同度很低,而数字图书的问世和互联网络的发展更加剧了这种局面,共享仅存于书面或者口头。

1.3　技术上的“多口径”导致学习共享空间信息系统异构

高校图书馆学习共享空间包括教务/教学信息系统、学生管理系统、科研管理系统以及数字图书馆等。由于各子系统开发建设时间不同,所采用的技术路径和业务平台各异,数据标准也大相径庭。因此,将这些分散/异构的资源整合至Lc体系之内集中呈现时,可能遇到的最大问题是:由于标准不统一而造成的信息资源内容、软硬件设施和相关支持系统的低水平重复建设以及标准不一、多头管理,导致系统异构的弊端。版本不同、互不兼容、形式各异的数据库、信息系统、服务器导致信息富足的高校内却频频出现“部门壁垒”乃至“信息孤岛”,数据产生与流向混乱,增加了管理难度,严重削减了学习共享空间资源信息平台的效率。

1.4　利益平衡困难,难以调动各方积极性

由于LC各参建部门间确实存在着资源实力、服务能力、技术水平等方面的差距,导致在建立LC支持平台时,综合实力较弱的部门表现出的积极性高于实力较强的部门;同时,又由于LC中尚未建立起基于平衡原则的利益分配或补偿制度,导致资源供给者与使用者间无法均等享受发展带来的利益,无法实现合作共赢,因而双方利益冲突凸显,积极性受挫。如何协调共享空间内各要素之间的利益,建立互利、互惠、双赢与共同发展的利益机制,是LC协同机制能否稳定运行的关键。但是,如何寻找利益平衡的平衡点,如何确定利益分配或补偿的合理模型,是目前LC协同机制建立的最大困难。

2　学习共享空间协同机制的构建

通过上面的分析不难发现,只有对LC内各个部门、各类信息资源、多个技术系统、各种利益进行集成管理、有效配置、建立起学习共享空间协同机制,才能更好地克服LC构建过程中的各种网难。

2.1　学习共享空间协同机制内涵

协同机制是一个管理学的概念。简单地讲,协同机制即是促使各异构系统共同利用同一资源而产生的整体效应大于分别利用每一资源所获得的效应的运行机制,也就是通常所说的1+1>2。学习共享空间的协同机制主要是指:围绕本校学生学习指导、能力培养以及学校各部门共同发展中的重大问题而建立的,以协同思想为指导,综合运用管理方法和手段,促使校园内各信息子系统或要素按照协同方式进行整合,相互作用、相互协调而实现资源的优化组合与配置,使系统产生整体作用大于各要素作用力之和的效能,推动在学习技能培养、专业教育、对外交流与合作、人才培养和流动等方面打破藩篱,谋求校园内各部门间携手合作、优势互补和成果互通,最终实现资源共享、共同发展的良性运行系统。

总结目前国内学习共享空间建设经验,协同机制

应包含管理协同、资源协同、技术协同等方面。

2.1.1　管理协同　以协同思想为指导,综合运用管理方法和管理手段,促使LC系统内部各子系统或要素按照协同方式进行整合,并相互作用、相互合作和协调而实现一致性和互补性,进而产生支配整个系统发展的序参量,使LC系统产生整体作用大于各要素作用力之和,最大限度地发挥资源效用的管理方法,就是学习共享空间的管理协同。管理协同使系统实现自组织,并从一种序状态走向另一种新的序状态,是LC协同机制的基础。

2.1.2　资源协同　资源是高校教学创新赖以生存和发展的基础,学习共享空间的资源包含分布于各部门的人力资源、财力资源、物力资源和信息资源。资源协同即是通过统一技术路径和数据标准,将不同来源的各类教学信息整合并集中呈现在一个统一的网络平台之上,实现本地资源以及外地资源的一站式检索和信息资源的无缝整合。资源协同是对各类信息资源的优先选择与合理、高效配置的过程,实现资源协同是协同机制建立的根本目的。

2.1.3　技术协同　技术协同是指在LC建设过程中,采用统一的信息技术路径、统一的技术标准和统一的数据格式,建立LC各异构系统的统一资源、信息平台,实现协同服务和创新式学习。即在构建学习共享空间协同机制时,应遵循通用的网络技术标准和数据标准,通过建立起异构信息的技术协同机制,实现各自独立的数据格式、元数据的统一协同,构建分布式、异构型、跨平台的资源节点群。管理的协同、资源的协同、服务的协同都需要借助技术的协同来最终体现,没有技术协同就没有LC的协同机制,技术协同是LC协同机制得以建立的保障。

2.2　学习共享空间协同机制的实现策略

在上述几个协同机制中,笔者认为,通过建立管理协同机制,统一集成管理,可以加强各部门/学科间的信息交流和互动,促进部门/学科间的横向协作和资源的优化配置及有效整合,从而实现资源协同;而资源协同则又必须借助技术协同所架构的统一服务平台来最终实现;即三者之间可以概括为管理协同-资源协同-技术协同的关系。具体来讲,各协同机制的建设策略如下:

2.2.1　管理协同的实现策略为避免学习共享空间构建中出现政出多门、权力分散、组织架构流于形式而导致各部门协调配合效率低下的现象,LC各参建主体之间对校园资源系统所处环境和目前运行状况、价值等进行全面评估,找出现有学习共享空间与数字化校园建设和自主性学习能力培养目标之间的差距,统一管理思路、整合管理团队、凝练管理渠道,通过建立彼此间的沟通机制、要素整合机制和支配机制,实现溢出效应。具体策略如下:

・识别协同环境,建立管理协同的实现模型。学习共享空间的管理协同机制应该体现在:在LC系统处于变革临界状态之下,各子系统应根据预期目标和目前所处环境、状况,认真考察现有服务体系、设施、资源及人力等条件,结合自身特点、学校组织环境及发展战略,对协同机会和协同价值进行预评估,通过对学习共享空间系统内各管理子系统或要素(人员、资源、技术)进行协同,实现他们之间的优化组合与配置,进而产生一个在结构、功能等方面远远超越原有各个组织系统的、具有新的生命体的系统,达到协同效应的目的,即所谓1+1>2的溢出效应。

・打破原有组织格局,建立新型组织结构。不同部门原有组织结构各有差异,欲达到彼此间的管理协同,从运作上往往需要建立一种新型扁平化组织结构,即突破原有部门任何单一组织的结构特征,形成新的复合型有序结构。这种新型组织结构应能够明确合作部门之间的分工与权限、内容及流程,理顺其职责关系及职责范围,最终促进部门间密切配合、各负其责,形成合力,实现闭环管理和高效运行,成为拥有统一的调控机制或综合监督协调机制的新型组织结构。

・建立科学完善的制度体系。LC各组成部门间为实现资源整合、服务集成以及功能融合,还需要一整套科学完善的规章制度做保障。这些制度要求必须坚持整体利益消解部门利益的指导原则,着力健全各部门间沟通与协调的制度内容。此外,完善的监督机制、管理手段、报告流程、畅通的读者信息反馈渠道等也是应该予以健全的制度内容。这些制度应该内容全、拟订精、执行力强、考核严、延伸度强,是审时度势、源于原有制度却又高于原制度的科学整合的产物,是保证新型复合组织协同运行机制建立的基础。

2.2.2　资源协同的实现策略建立资源协同机制可以有效避免LC构建过程中出现的各类信息资源整合困难、难以有效“共享”的困境。具体说来,实现资源协同的策略如下:

・管理集成。在高校实现资源协同,首先要加强集成管理,摒弃以学科为基本管理单元的传统观念,打破学科、部门间资源封闭的管理思想,将学校各机构、部门视为一个密不可分的资源整体,集成管理学校全部资源,创造一个更加开放的全方位、立体式的管理空间。通过集成管理,加强各部门、各学科间的信息交流和互动,促进部门、学科间的横向协作和资源的优化配置及有效整合,为开展协同学习、创新发展营造良好的信息环境,推动学科间的优势互补,凸显信息资源的整体优势,从而提高资源的使用效率。

・资源集成。LC协同机制的绩效取决于其全部成员资源整合、信息共享的程度。充分的资源整合和信息共享,能够使成员及时沟通交流各自的显性知识和隐性知识,实现个人知识与集体智慧的有机结合和成员间的默契配合、相互激励,提高资源配置效率,进而推动LC内各成员共同受益,具体举措如下:①整合各部门数字资源。在集成管理基础之上,整合现有各类数字资源及异构数据库,建立索引库,包括相关合作机构提供的电子资源,电子图书等。②筛选网络信息资源。收集、组织网络信息资源,建立网络资源指引库。③传统文献的数字化。对纸型、光盘、磁盘等多载体传统文献信息资源进行数字化改造,并建立数据库,如建立数字化特藏等。

・统一平台。采取上述形式整合各部门资源后,还需建立一个公共的学习共享空间网络平台,进行共享空间的主页、功能模块以及服务栏目的设计,供下载学习软件、教学课件等专业学习资料;支持专家导航、网上参考咨询等实时在线信息咨询服务,实现对数据及时更新和实时维护,实现人机互动和协作/互助式学习,推动知识、信息共享及创新式学习。

2.2.3　技术协同的实现策略解决资源、信息的统一和开放式获取等技术上的“多口径”困境与系统异构及信息孤岛现象,需要借助技术协同手段来实现。同时,技术协同也是管理协同、资源协同最终得以实现的技术保障。在构建学习共享空间技术协同机制时,应遵循以下步骤:

・应该明确学校信息资源的总体规划和部署,在规划指导下对现有的各种信息资源和既有业务系统所依赖的各个技术支持系统进行清理、盘点、分析、整合,寻找通用的技术路径,为实现共享打下基础。

・在盘存、集成既有信息资源和业务系统的基础

之上,对既有业务子系统与新开发系统进行数据整合、无缝集成,完成新旧整合后在新的信息交换和共享平台上开发新应用,以保证信息资源的最大增值。

・应遵循通用的网络技术标准和数据标准,实现各自独立的数据格式、元数据的统一协同,构建分布式、异构型、跨平台的资源节点群。

2.2.4　利益补偿机制的建立正如前文所言,由于参建各方利益难以平衡,因而难以调动各方积极性,并且管理协同、资源协同能否最终实现,完全取决于各参建部门能否通过协同获得均衡利益。为了调动各参建部门的积极性,应根据各部门提供的服务总量、资源总量或硬件支持程度大小,酌情刘成员以适当方式进行合适的补偿,以平衡彼此间的利益。补偿方式可以以成员分摊、平衡服务总量以及特色资源的拥有量和访问量等方式进行,以建立互利、互惠、双赢与共同发展的利益机制。当然这些利益补偿机制的建立,应充分考虑其可行性,根据每个高校不同的情况具体分析与摸索,不可能有一个统一的补偿模式。

3　结语

学习共享空间建设过程中面临着一系列的问题,譬如整合服务功能、资源无缝集成、确定合理的管理组织机构、争取多向合作等,种种困难惟有通过建立协同机制才可得以解决。但构建高校图书馆学习共享空间协同机制最大的挑战还在于如何改变资源分别建设、各自享用的传统观念和如何针对不同层次利益主体建立合理补偿机制、谋求利益平衡、激发共建共享积极性的问题。教育教学改革的深化和信息化社会的到来愈发推动高校学习共享空间的建设步伐,要求不断加强学习共享空间主体及要素间的协同。如何研究化解协同机制建立过程中出现的新问题、新矛盾,不断完善学习共享空间协同机制的技术和框架,促进协同机制中人员相互协作,营造开放式学习环境,让不同文化背景的专家、教师、馆员协作起来,加大知识的共享和交流,为用户提供更加快捷和准确的信息资源等问题,将是研究的永恒主题。

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