学校档案管理工作的几点思考

摘 要 针对目前学校档案管理工作中存在的档案有效管理理念淡薄、学校档案制度规范缺乏针对性，档案管理人员缺乏综合职业素养以及档案主动开发利用工作被忽视等主要瓶颈，本文提出加强学校档案管理工作的四点策略：一是依托学校教育氛围加强档案知识的传播；二是出台反映学校特色和规模的档案管理办法；三是提高档案人员综合素质；四是积极拓宽档案的利用渠道。

关键词 学校档案 档案管理 思考

中图分类号：G47 文献标识码：A

1 学校档案管理工作的特点及其重要性

学校档案管理工作，是指用科学的原则和方法管理档案，为学校服务的工作，它直接记载与反映校园活动。学校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的信息资源。它涉及面广，包括党政、教学、科研、基本建设、仪器设备、会计、特殊载体、学籍档案等，涉及学校的各项日常工作，同时还关系到每个教职工、每个学生，直接记载和反映了真实的校园活动，真实客观地记录了学校的发展历程，并承载着重要的意义。2005年，时任主席连战先生来大陆开展“和平之旅”，北京大学向他赠送了他母亲75年前在燕京大学的学籍档案和照片的复制品。他接受赠品时已经闪动着盈盈泪光。可以说，这份学籍档案加速了两岸同胞和政治家的心理融合。可见，学校档案及其完善的管理为真实、完整地呈现历史提供了保障，并在关键时刻发挥了不可估量的作用。

2 制约当前学校档案工作的主要瓶颈

随着改革开放的不断深化，经济社会的快速发展，我国的档案管理事业遵循着科学发展观的思路，得到了蓬勃的发展，学校档案工作也应顺势而为，向着更高的台阶迈进。然而，在以提高教育教学质量为重点目标的学校中，档案管理工作常常被忽视，处于尴尬的一隅。

2.1 档案有效管理的理念淡薄

这是各层级、各领域档案工作的共性问题。档案的性质特点在很大程度上抑制了档案工作的显性化。一是档案是事情发生之后的记录，档案工作通常属于“事后之事”，属于社会管理活动的末端环节。二是档案通常由公共组织实施管理，档案工作与个人的直接联系不密切，与个人日常生活的直接联系更少。三是档案一般是非商品性的文档，档案工作不从事物质生产，虽然在关键时刻起作用，但在平常时期静悄悄。加之学校中档案机构地位不明确，档案归档不完整等，均导致档案缺乏有效的管理，广大师生对档案工作的重要性也缺乏足够认识。

2.2 学校档案制度规范缺乏针对性

目前，国家专门针对学校档案工作制定的法规文件很少，各学校档案室虽按照《档案法》及《实施办法》等相关规定制定了各项规章制度，如《档案工作人员岗位责任制》、《档案查阅利用制度》等，但没有突出学校特色的档案工作制度，比如没有专门的针对师生的档案管理规定，没有单独的学校管理法规，致使制度流于形式。加之制度的落实必须依靠执行，由于学校领导重视不够，缺失强有力的行政力量，导致各种材料收集不够，档案材料遗漏严重，完整性受到很大影响，而档案的不完整又进一步制约着制度的实施。因此，如何规范学校档案管理并把档案管理工作纳入学校建设范畴是档案专项法规的应有之义。

2.3 档案管理人员缺乏综合的职业素养

学校档案管理人员大多是兼职的，或是教职工家属，或是全职的非专业人士，加之人员变动频繁，导致档案人员业务不熟，在档案归档过程中，档案保管期限的划分、档案整理、档案编研等做得不够规范。

3 加强学校档案管理工作的应对之策

3.1 依托学校教育氛围加强档案知识的传播

学校档案管理工作在已往长期的封闭、半封闭传统中，形成了与广大师生相对隔绝的状态，广大师生也并不了解档案工作，缺乏档案是一种历史文化财富、是一种宝贵的信息资源的档案意识。档案管理要改变已往的工作传统、促进档案在社会生活中真正发挥作用、实现价值，就必须积极主动地加强档案宣传，向广大师生及社会传播档案利用的情况、作用、价值等档案知识，比如通过学校板报、学校广播、职工集中学习、编发宣传册等，进行档案利用工作的大力宣传，树立全新的档案工作形象，提高广大师生的档案意识。

3.2 出台反映学校特色和规模的档案管理办法

学校领导应该牵头负责，并结合本校特色和规模，制定符合本校的各种综合性的实施办法、细则和规定，制定各种门类和载体的档案归档范围，归档时间和归档要求制度，档案保管、保密、统计、利用、鉴定制度以及岗位责任制，以实现档案管理规范化、标准化。此外，学校应逐步将档案工作纳入学校工作计划和规划、纳入管理制度、纳入各部门的职责范围和有关人员岗位责任制；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时考虑做好档案工作，以提高档案工作在学校各项工作中的地位。

3.3 档案人员综合素质亟待提高

建立一支政治素养高、理论知识广、业务能力强、工作作风正的高素质的档案管理队伍是提高档案管理工作水平的关键。首先，学校综合档案室应配备至少一名专职档案管理人员（有条件的学校最好能配备一名档案专业人员），各处室指定一名兼职文件资料收集员，综合档案室档案员指导督促各处室的档案收集工作，保证学校档案资料收集的齐全、完整。其次，加强档案管理人员的业务培训。

3.4 积极拓宽档案利用渠道

学校档案管理工作的出发点和归宿是它的服务价值。在学校档案中，有很大一部分记录和保存着学校教育教学经验和成果，以及学生的学习生活情况资料等等，积极促进档案的利用，是为学校发展大局服务，为广大师生及校友服务。首先，健全档案检索工具。编制各类检索工具对学校所有馆藏档案进行计算机著录，实现计算机检索，提高检索效率。其次，丰富档案服务利用方式。除传统的提供档案阅览、档案外借、档案复制本、档案展览等方式外，可以通过计算机网络、手机网络、有线电视网络等现成的先进手段，借助其网络平台，上载档案内容，开发档案信息，为广大师生乃至社会提供档案信息。最后，优化档案编研，打造利用精品。在档案利用工作中，编研是一种深层次的档案利用工作，做得好、挖掘得深，不仅可以为本校提供服务，还可以促进经济和社会的发展。然而，当前学校档案利用中大多提供一次性编研资料，深度编研微乎其微，我们可将校园文化建设与学校档案价值开发紧密结合，多编写一些与教学活动密切相关、与师生校园生活贴近的图文并茂的深度编研，加大档案资源开发力度，方便广大师生利用。